辦事處管理制度

　　隨著社會一步步向前發(fā)展，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？下面是小編幫大家整理的辦事處管理制度，歡迎閱讀與收藏。

　　為貫徹本公司的營銷計劃，進一步開拓市場，加大市場占有率，公司經研究后決定建立辦事處制度，以使辦事處的各項管理規(guī)范化和合理化，保證公司各項業(yè)務規(guī)范而有序地進行，特制定本辦法。

　　一、辦事處的工作職能

　　1、負責當地市場的開拓、客戶資源的開發(fā)和管理；

　　2、承擔公司下達的銷售任務；

　　3、代表公司與當地客戶進行業(yè)務上的聯絡與協(xié)調；

　　4、負責收集、整理、反饋當地市場信息及同類競爭產品的動態(tài)；

　　5、確定區(qū)域的銷售目標及銷售策略，并報營銷部批準后實施；

　　6、在營銷部的指導下，制定具體的實施計劃，并報營銷部批準后實施；

　　7、負責本區(qū)域的營銷管理工作；

　　8、負責本區(qū)域項目信息的收集、整理、分析和公關工作；

　　9、負責本區(qū)域內代理商的維護；

　　10、公司臨時指派的任務。

　　11、根據公司的有關規(guī)定，執(zhí)行和負責應收貨款的催收和費用結算工作，防止客戶拖欠貨款，每月按時完成與客戶合作的往來帳目核對工作；

　　12、嚴格執(zhí)行公司有關財務制度，如實填寫各項報表，嚴禁弄虛作假，嚴禁做有損公司利益的事。

　　13、積極與公司溝通匯報，提出有利于開拓市場的建議和意見；

　　14、合理計劃、開支辦事處的各項費用；

　　15、負責辦事處各項財產的管理和保護，確保公司財產安全。

　　二、辦事處人員配置及與公司間的協(xié)調

　　1、辦事處的設立、組織機構設置、人員編制有公司核定。

　　2、辦事處是銷售部分支機構，歸屬銷售部門直接管理。

　　3、辦事處人員要與公司各部門密切配合，確保工作的順利開展。

　　4、辦事處協(xié)助公司對貨物的移送進行監(jiān)督和保管。

　　三、辦事處的業(yè)務管理及產品價格規(guī)定

　　1、辦事處對外的產品價格及相關價格政策應參照公司相關規(guī)定執(zhí)行。

　　2、產品以低于公司規(guī)定最低價格出售的，由辦事處提出申請，報公司審批，未經審批程序，不得以任何形式變相降低產品價格。

　　四、客戶管理

　　1、客戶選擇：辦事處應選擇資信狀況優(yōu)良的客戶。

　　2、資信調查：辦事處對于新客戶，在供貨或簽訂合同前，應進行必要時的資信調查，審查。

　　3、實地調查：對新客戶的注冊地點（辦公或經營場所）進行實地調查，確保客戶提供的資信真實可靠。

　　4、建立客戶檔案：

　　（1）當新客戶資信經審查合格并計劃建立業(yè)務關系，業(yè)務員按公司要求建立客戶檔案，辦事處、公司各留一份備案。公司指定專人管理客戶檔案。

　�。�2）客戶檔案要根據客戶情況變化和公司業(yè)務人員變化進行更新。

　　五、應收帳款處理程序

　　1、月底對帳：每月底，辦事處與客戶進行對帳，并將相關數據限期交回公司財務部，確保公司的應收帳款與相應客戶的帳面記錄一致。

　　2、回收帳款：所有客戶的付款，統(tǒng)一通過銀行結算，由客戶直接匯到公司。

　　3、應收帳款的責任

　　（1）辦事處業(yè)務人員對所在區(qū)域內全部應收帳款負責。

　　（2）公司業(yè)務部和財務部負責監(jiān)督管理貨款的收回。

　　六、辦事處人員管理規(guī)定

　　1、駐辦事處業(yè)務人員必須應本著“團結協(xié)作、實事求是”的態(tài)度，積極拓展業(yè)務，努力進取。

　　2、自覺遵守公司的各項規(guī)章制度，維護公司利益和形象，規(guī)范操作，不得有違法亂紀的行為

　　3、按要求建立客戶檔案，保持良好的客情關系。定期檢查和整理文件和資料，確保公司資料、文件的完整和有序性，保證資料查詢的快捷、方便、及時和準確，并對文件資料進行分類管理。

　　4、駐外辦事處的財產列入《辦事處財產登記表》傳真至公司存檔。辦事處人員對公司財產負有保管和愛護的義務。

　　5、駐外辦事處的業(yè)務人員應保持良好的精神狀態(tài)、得體的言談舉止。辦公人員在上班時間內，要衣冠整齊、儀表端莊，不能穿拖鞋、睡衣或接待與工作無關的人等。

　　6、辦事處辦公區(qū)域要突出，要有明顯的辦公氣氛，工作場所應保持整潔。

　　7、駐外辦事處人員手機號碼或駐外機構電話號碼更換時必須提前向企業(yè)本部申請，未獲得批準而更改電話號碼導致公司無法聯系者，要予以重罰。駐外辦事處更換地址必須事先得到公司相關部門審核，未獲批準不準私自搬遷等。

　　8、辦事處人員所負責的業(yè)務，在管理期間內出現呆帳、壞帳的，辦事處業(yè)務人員有責任和義務進行清理，或由公司協(xié)調解決。業(yè)務人員不能正確陳述理由的，界定責任后，按實際情況由責任人承擔相應責任。

　　9、嚴禁駐辦事處人員私自直接向客戶結款或借支現金。

　　七、辦事處會議制度：

　　1、辦事處及其下各地業(yè)務人員每月底開區(qū)域銷售會議；

　　2、辦事處所在區(qū)域的業(yè)務人員應于每周五下午召開周會；

　　3、臨時會議由通知確定；

　　4、會議內容：總結工作，交流經驗，研究問題，制訂計劃，落實任務。

　　5、會議總結應及時傳至公司。

　　6、辦事處應按要求及時向公司報送如下資料：

　　（1）周報表：下周工作計劃表、本周工作總結表、客戶資料卡、銷售周報表、本周總結；

　�。�2）月報表：下月工作計劃表、本月工作總結表、月度廣告計劃申報表及月度銷售促進工作表、銷售月報表，月度財務報表；

　　（3）年報表：年度銷售統(tǒng)計表、本年度工作總結、下年度工作目標與計劃，年度財務報表。

　　八、辦事處人員工資及其獎勵、補助標準，按公司現有制度。

　　辦事處年銷售目標額度為1000萬元，超額銷售部分公司給予物質及實物獎勵。未完成銷售提成及工資按照實際銷售比例發(fā)放。

　　九、相關費用的報結制度

　　辦事處基本配置：房屋的租賃，房屋內用品的添置，送貨車輛，物業(yè)費，水電費，辦公用品的添置，傳真，打印，電腦，桌椅，等。由辦事處申請，銷售部審核簽字，予以報銷。業(yè)務人員的差旅費用按照公司業(yè)務部規(guī)定執(zhí)行。

　　以上內容為辦事處工作管理的指導原則。辦事處負責人必須嚴格執(zhí)行，對職務工作不嚴謹給公司造成損失的，辦事處負責人應承擔責任。

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