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Word編寫論文十大技巧 -文秘文書
現(xiàn)在正是大學(xué)畢業(yè)生完成畢業(yè)設(shè)計、撰寫畢業(yè)論文的時候，大家往往要苦熬一個多月才能完成自己的畢業(yè)論文�，F(xiàn)在大家主要都是用Microsoft Word來編輯論文(不論各位用哪個版本，基本功能都是一致的，以下簡稱Word)。如果不能充分Word的一些強大功能，大家在撰寫和編輯較長篇幅的科技論文的時候，可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。在這里我把自己以前使用Word的經(jīng)驗和教訓(xùn)總結(jié)一下，以求拋磚引玉。一篇論文應(yīng)該包括兩個層次的含義：內(nèi)容與表現(xiàn)，內(nèi)容是指文章作者用來表達自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等，表現(xiàn)則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn)，例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現(xiàn)；而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn)，例如一個期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。筆者認為，論文“表現(xiàn)”的編輯，是一個非常費時費力的工作。如果在寫論文之前，做了各方面的準備，并按照一定的規(guī)律來編寫和排列，會起到事半功倍的效果；否則，會給你帶來無窮無盡的痛苦。筆者根據(jù)自己寫碩士論文的體驗，向各位提供如下建議，供大家參考。 1、用好樣式 編寫論文，一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。 如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來設(shè)定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個樣式。對于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅持使用統(tǒng)一的樣式，這樣做能大大減少工作量和出錯機會。如果要對排版格式（文檔表現(xiàn)）做調(diào)整，只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由 Word 自動生成各種目錄和索引。一般情況下，不論撰寫學(xué)術(shù)論文或者學(xué)位論文，相應(yīng)的雜志社或?qū)W位授予機構(gòu)都會根據(jù)其具體要求，給論文撰寫者一個清楚的格式要求。比如，要求宋體、小四，行間距17磅等等。這樣，論文的撰寫者就可以在撰寫論文前對樣式進行一番設(shè)定，這樣就會很方便的編寫論文了。如筆者用Microsoft Office Word 2003進行樣式設(shè)計如下圖：2、使用交叉引用設(shè)置編號一定不要自己敲編號，推薦使用交叉引用，否則手動輸入的編號極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標題的編號可以通過設(shè)置標題樣式來實現(xiàn)，表格和圖形的編號通過設(shè)置題注的編號來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等字樣時，不要自己敲編號，應(yīng)使用交叉引用。這樣做以后，當插入或刪除新的內(nèi)容時，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護。并且可以自動生成圖、表目錄。3、對齊 一定不要用手動敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中文文檔沒有空格。所有的對齊都應(yīng)該利用標尺、制表位、對齊方式和段落的縮進等來進行。如果發(fā)現(xiàn)自己手動打了空格，一定要謹慎，想想是否可以通過其他方法來避免。同理，一定不要通過敲回車來調(diào)整段落的間距。4、繪圖技巧 論文中會用到很多圖表，筆者強烈建議論文撰寫者分清論文中的圖形和表格，表格可以使用Word提供的工具進行編寫，很簡單，這里就不再贅述了�？驁D和流程圖的編輯，筆者強烈建議使用Office 2003中綁定的Microsoft Office Visio Professional 2003畫。如果不能忍受Visio對象復(fù)制到Word的速度，還可以試試SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio難，速度卻快多了。 5、編輯數(shù)學(xué)公式 在論文中編輯數(shù)學(xué)公式，個人建議使用MathType5.0，其實Word集成的公式編輯器就是它的3.0版。安裝MathType后，Word會增加一個菜單項，其功能一目了然。推薦使用 MathType 的自動編號和引用功能，這樣首先有良好的對齊效果，還可以自動更新編號。Word 正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以通過固定行距來修正。但是要提醒論文撰寫者，如果你計算機上安裝了MathType5.0后，撰寫公式的速度非�？欤加蒙倭康腃PU。但是，當你準備打印論文的時候，要記得找個按照了MathType5.0的計算機打印，不然，我們的公式就“不翼而飛”了。6、參考文獻的編輯和管理 如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻，就已經(jīng)太遲了，但總比論文寫到參考文獻那一頁時才去整理要好。應(yīng)該養(yǎng)成看文章的同時就整理參考文獻的習(xí)慣。手工整理參考文獻是很痛苦的，而且很容易出錯。Word沒有提供管理參考文獻的功能，用插入尾注的方法也很不地道。 我建議使用Reference Manager，它與Word集成得非常好，提供即寫即引用（Cite while you write，簡稱Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關(guān)信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻的的方插入標記，它會為你生成非常美觀和專業(yè)的參考文獻列表，并且對參考文獻的引用編號也是自動生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規(guī)范，減少出錯機會外，更可以避免正文中對參考文獻的引用和參考文獻列表之間的不匹配。并且從長遠來說，本次輸入的參考文獻信息可以在今后重復(fù)利用，從而一勞永逸。7、使用分節(jié)符 如果希望在一篇文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式，可以插入分節(jié)符，并給每一節(jié)設(shè)置不同的格式。 上述七點都是關(guān)于排版的建議，還是要強調(diào)一遍，作者關(guān)心的重點是文章的內(nèi)容，文章的表現(xiàn)就交給Word去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無關(guān)的繁瑣的排版工作，一定要停下來學(xué)一下Word的幫助，因為Word 早已提供了足夠強大的功能。 8、使用子文檔 學(xué)位論文至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個文件里，打開、保存、關(guān)閉都需要很長的時間，且不保險。 建議論文的每一章保存到一個子文檔，而在主控文檔中設(shè)置樣式。這樣每個文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創(chuàng)建子文檔，個人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。9、及時保存、多做備份設(shè)置自動保存，還有一有空就Ctrl+S。 不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有備份才好。Word提供了版本管理的功能，將一個文檔的各個版本保存到一個文件里，并提供比較合并等功能。不過保存幾個版本后文件就大得不得了，而且一個文件損壞后所有的版本都沒了，個人感覺不實用。還是多處備份吧。另外提醒一下，插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件里另做備份。否則，哪天打文檔時發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來不及了。10、大綱視圖與文檔結(jié)構(gòu)圖 使用大綱視圖寫文章的提綱，調(diào)整章節(jié)順序比較方便。 使用文檔結(jié)構(gòu)圖讓你方便地定位章節(jié)。 有人說，碩士寫畢業(yè)論文就像干一個月苦力搬運工一樣，累死累活，寫不了多少東西；博士寫畢業(yè)論文就像生孩子，挑燈夜戰(zhàn)也得一個春秋。上面的建議并不全面，但相信比較管用，希望各位論文撰寫者能從中有所收獲。如果還有疑問，自己花些時間研究一下Word的幫助，相信會有事半功倍的效果。
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