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體系文件管理制度（通用11篇）
在發(fā)展不斷提速的社會中，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編幫大家整理的體系文件管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
體系文件管理制度 1
1.目的
建立文件與資料管理制度，規(guī)范質量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀的管理，確保文件的有效性和適宜性。
2.依據
《中華人民共和國藥品管理法》及其實施條例、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》、《藥品經營質量管理規(guī)范（國家食品藥品監(jiān)督管理總局令第13號）》及附錄。
3.適用范圍
本制度適用于公司質量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀等。
4.職責
4.1質量管理部負責組織制訂質量管理體系文件，并指導、監(jiān)督文件的執(zhí)行；
4.2文件使用部門、人員嚴格按本制度進行文件的使用。
5.內容
5.1公司質量體系文件由質量管理制度、部門及崗位職責、操作規(guī)程、進貨評審、內審等組成；
5.2編制質量管理文件時遵循以下原則：
5.2.1合法性原則：質量管理文件應符合國家法律、法規(guī)以及部門規(guī)章和有關政策；
5.2.2實用性原則：與企業(yè)經營規(guī)模、經營范圍、經營方式相適應，與企業(yè)組織機構、人員崗位設置、設施設備、計算機系統(tǒng)的.設置相吻合，與企業(yè)經營和質量控制的實際流程一致、實用；
5.2.3高效性原則：在合法及實用原則前提下，管理要求適當高法定標準，采用先進科學的管理辦法和手段，提高工作效率，推動企業(yè)不斷改進和提高；
5.2.4強制性原則：提供必要的人力、財力、物力和措施，有必要的獎懲措施和辦法。
體系文件管理制度 2
一、體系文件的構成及分類
生產、研發(fā)
一級文件
二級文件
三級文件
四級文件
對物業(yè)管理企業(yè)而言，公司的管理體系，基本可由以下四個子系統(tǒng)構成:質量、環(huán)境管理體系;營銷管理體系;人事行政管理體系;財務管理體系。其分別對應企業(yè)的生產、研發(fā);營銷;人事;財務五種基本職能。
文件體系分四個層次，管理手冊為一級文件，程序文件為二級文件，工作手冊為三級文件，企業(yè)標準為四級文件。
二、體系文件使用指南
質量、環(huán)境管理體系文件
我司提供的質量、環(huán)境管理體系文件是將質量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的。通過認證，符合iso9001《質量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標準要求。
質量、環(huán)境手冊:iso9001《質量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標準，適用于各種行業(yè)、各種組織。因行業(yè)差別，企業(yè)、組織需根據自身特點，用行業(yè)的語言來理解、描述iso9001、iso14001標準條款的要求，從而產生了企業(yè)的《質量、環(huán)境手冊》。本企業(yè)編制的《質量、環(huán)境手冊》章節(jié)號和iso9001標準基本相同，通過把iso14001條款映射到iso9001結構中，將其進行整合。《質量、環(huán)境手冊》是企業(yè)質量、環(huán)境體系的一級文件，通過閱讀《質量、環(huán)境手冊》，可對物業(yè)管理行業(yè)的服務理念、組織結構、職責職權分配、資源配備、產品(服務)實現過程、環(huán)保節(jié)能、監(jiān)測分析和改進方法等有一個整體綜合的理解。
程序文件:《程序文件》對物業(yè)管理活動中的重要過程、重要環(huán)境因素進行了識別，并告訴每個過程應做什么、什么時間做、什么地點做、由誰來做、為什么要做，如何做，即所謂的5w1h。程序文件是質量體系中的第二級文件。
接管入伙手冊:本手冊和以下手冊均為質量體系中的第三級文件，基本按專業(yè)進行劃分。本手冊詳細地描述了房屋接管過程與業(yè)主入伙過程的5w1h(比程序文件要詳細得多)，并提供了部分工作標準、方法、流程及驗收標準索引等。
工程管理手冊:包含房屋修繕、業(yè)主裝修管理及設備管理三部分內容。介紹了土建、設備、精裝修管理模式、制度及運作程序。
支持《工程管理手冊》的文件有《房屋設備使用指南》、《房屋設備保養(yǎng)標準》、《紅旗設備檢評標準》、《計量器具檢定方法》、《節(jié)能環(huán)保指南》五個企業(yè)標準(四級文件)�！斗课菰O備使用指南》描述主要(重要)房屋設備的操作方法、使用規(guī)程、經濟性運行措施等內容，《房屋設備保養(yǎng)標準》為我司企業(yè)標準，按三級保養(yǎng)詳細敘述保養(yǎng)內容及應達到的標準�！豆�(jié)能環(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導書。
清潔綠化手冊:實施清潔綠化工作的管理手冊。包括清潔標準、綠化標準、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序、清潔檢驗標準、綠化檢驗標準。
安全護衛(wèi)手冊:由安全管理、消防管理、車輛管理三大部分構成。其中物業(yè)管理安全護衛(wèi)全方位管理、消防管理中的人防管理、車輛管理中的轄區(qū)和車場管理。包括部分應急情況的處理，如消防演習、緊急集合等方面。另對護衛(wèi)員的.職責、紀律、權限、著裝方面進行詳細說明。
應急手冊:識別了物業(yè)管理活動中可能出現的緊急情況、災害、事故，并制定了預防、反應措施及解決方案。
服務手冊:廣義上講，物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進行的全部活動均稱為服務，可分為公共服務、專項服務和特約服務。本手冊中的服務是指除基礎性的公共服務外的專項服務、特約服務及社區(qū)文化活動，客戶指業(yè)主及物業(yè)使用者等。本手冊是進行專項服務、特約服務、家政服務、社區(qū)文化活動及會所管理的指導性文件。
人事行政管理體系
行政管理手冊:按照行政管理方法編制而成的，在公司內部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規(guī)則、檔案管理、保密制度、印章管理、車輛管理、督辦辦法、公共關系、對外宣傳等。
人事手冊:文件規(guī)定了公司對人力資源的需求、識別、招聘、評估、培訓、考核、續(xù)約、解聘方面的制度。對員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細說明。
財務管理體系
財務管理手冊:財務管理手冊是在嚴格按照國家財務管理制度的基礎上編制的適合行業(yè)、企業(yè)的手冊，包括財務人員職責、財務管理、核算體制、各類費用政府標準等。
營銷管理體系
市場拓展手冊:是企業(yè)開拓市場的指導性文件。
體系文件管理制度 3
1、目的
運用科學有效的管理方法，規(guī)范上海分公司、各管理處對質量體系文件的控制，從而保證質量體系的有效運行。
2、適用范圍
適用于上海分公司、各管理處對質量體系文件的建立、使用和保存等等。
3、職責
3.1管理部質量主管負責所有質量體系文件的控制。
3.2分公司內部使用的作業(yè)指導書由部門內部人員編制;管理處內部使用的作業(yè)指導書由相關人員編制。
3.3管理者分代表和相關主管人員負責分公司內部使用的質量體系文件的審核和日常督促改進工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內部使用的質量體系文件。
3.4分公司經理負責分公司內部和管理處內部使用的質量體系文件的批準。
4、實施程序
4.1質量體系文件的建立
4.1.1質量手冊和程序文件。質量手冊和程序文件由總公司質量部統(tǒng)一編制發(fā)放，分公司管理處不得涂改。
4.1.2管理處作業(yè)指導書
4.1.2.1管理處作業(yè)指導書由管理處各部門相關人員編寫、排版、打印。
4.1.2.2相關部門主管需要對作業(yè)指導書進行會審，分管副總經理負責復審，總經理負責審批。
4.1.2.3質量主管對文件進行編號及排版檢查，并辦理《作業(yè)指導書審批單》。
a.編號方法為:
wi-sh(xxx)-xx-xxx
順序號
文件類別號
上海分公司xxx管理處代碼
作業(yè)指導書代碼
文件類別號有九類，分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設施、設備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務、
社區(qū)文化)、jy(經營、財務管理)、bm(部門工作指導)、st(食堂)。
b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。
4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部，33-02為管理部，33-03為市場部，33-04為工程部，33-05為財務部，33-06為凱迪克大廈管理處。
4.1.3物業(yè)管理方案
4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項目管理處負責編寫。
4.1.3.2管理者分代表負責《物業(yè)管理方案》的審核，總經理復審后報總公司主管領導批準。
4.1.3.3質量主管對《物業(yè)管理方案》進行編號、排版和打印。
4.2質量體系文件的修改
4.2.1在質量體系文件的建立過程中，對審核和批準不通過的.質量體系文件要進行修改或重新編寫。
4.2.2對投入使用的質量體系文件修改需經過審批，審批權限參照文件建立審批權限。
4.2.3文件修改時，由提出人填寫《體系文件修改申請單》，經原文件審批人員審批后，由質量主管將修改的內容加到正式文件中。
4.2.4文件內容修改后，對修改某頁要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁》中注明。
4.2.5當文件修改超過5次或修改內容較多時，應換版。
4.3質量體系文件的使用
4.3.1作業(yè)指導書的編制人員負責向文件執(zhí)行人員進行文件解讀和培訓，并對文件實施的情況進行檢查，質量主管負責建立《體系文件目錄》。
4.3.2所有質量體系文件在使用中要保持版面清潔。
4.4質量體系文件的發(fā)放
4.4.1質量體系文件發(fā)放方式:質量體系文件發(fā)放給相關業(yè)務部門時，質量主管先將質量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管，讓其自行選擇本部門需使用的文件，而后質量主管將其選定的文件內容復印發(fā)放給相關部門。
4.4.2質量體系文件的發(fā)放需建立相應的《受控文件發(fā)放記錄表》，由領用人簽名登記。
4.4.3除外來文件以外，發(fā)放到各部門的質量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色受控文件章。
4.5質量體系文件的借閱
4.5.1除公司領導外，其他人員借閱質量體系文件均需經過質量主管的批準，并填寫《文件借閱登記表》。
4.5.2借出和歸還文件時，必須辦理清點手續(xù)，由質量主管和借閱者當面核對清楚。
4.5.3未經批準不得對質量體系文件進行復制。
4.5.4文件如有丟失、損壞，需立即采取相應措施，并追究當事者責任。
4.6質量體系文件的保存
4.6.1管理處作業(yè)指導書保存一份原件，作業(yè)指導書的電子文檔要做備份。
4.6.2質量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導書原件存放于管理部文件架內，應排列整齊，以便查找。發(fā)放到各部門的質量體系文件由各部門自行保存，不得遺失。
4.6.3文件存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
4.6.4作廢的質量手冊、程序文件要交還總公司質量部，不得自行銷毀。
4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導書因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷毀，
但須保存一份加蓋作廢章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀，并建立《作廢文件保存清單》。
5、質量要求
所有質量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進行管理。管理處的作業(yè)指導書還需按照本文件的規(guī)定進行控制。
6、監(jiān)督檢查
總經理負責按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質量體系文件的控制進行監(jiān)督和檢查。
7、改進分析
本文件的使用過程中如發(fā)現不適用的應及時修改，以保證質量體系文件控制的有效性。
8、記錄、標識
8.1《作業(yè)指導書審批單》
8.2《文件借閱登記表》
8.3《受控文件發(fā)放記錄表》
8.4《作廢文件保存清單》
8.5《文件修改狀態(tài)頁》
8.6《體系文件目錄》
8.7《體系文件修改申請單》
體系文件管理制度 4
1.編訂依據
本公司為了規(guī)范化質量流程，提升任務運營流轉效率，以對接國際化質量管理為努力方向，為完善內部質量追溯管理，特編制此制度。
2.適用范圍
本制度適用于公司內部記錄和內外部發(fā)放文件的管理，是對公司記錄和文件編號的詮釋文件，適用于本公司現涉及的所有記錄和文件。
3.責任部門
本制度的編訂和修訂部門為公司ISO體系部。
4.制度細則
4.1記錄編號規(guī)定
4.1.1公司記錄分為內部記錄和外來記錄。
4.1.2內部記錄的設定格式為：
QR+XX+XX+X/X
記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號+版本號
4.1.3外來記錄的設定格式為：
（WL）QR+XX+XX
外來記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號
4.2公司文件編號規(guī)定
4.2.1公司文件分為內部文件和外部文件。內部文件可以有：
�。�1）標準操作指導書：SOP
�。�2）標準檢驗指導書：SIP
（3）標準管理程序：SMP
4.2.2質量手冊的編寫格式為：
TXJY+QM+X/X
公司簡稱+質量手冊縮寫+手冊版本號
4.2.3程序文件的設定格式為：
TXJY+QP+XX+X/X
公司簡稱+程序文件縮寫+文件編號+版本號
4.2.4操作/檢驗規(guī)程、管理程序的設定格式為：
SOP/SMP/SIP+XX+XX+X/X
文件類別+文件所屬部門+文件編號+版本號
4.2.5外來文件的`設定格式為：
WL+XX+XX
外來文件縮寫+隸屬部門+部門內部編號
4.3部門編號的規(guī)定
4.3.1各部門的編號以組織機構圖中的部門名稱為標準，如：
行政部AD、人力資源部HR、質量部QM、市場部MD、銷售部SD、售后服務部AS、商務部MC、采購部PD、倉庫WD。
4.4文件編寫格式的確認
4.4.1本公司所有文件和記錄分為標題和正文。
4.4.1.1公司文件和記錄的標題抬頭采用仿宋字體三號，以保證字體標頭清晰醒目。表格寬度設定為15厘米，表格內容采用單元格對齊方式為中心對齊，行間距設置為單倍行距，段前首行縮進2字符，段前段后間距設置為0，同時設定為自動調整中文與數字的間距。
4.4.1.2文件內容中的一級標題及二級標題采用統(tǒng)一字號，文字方向為從左向右，文字對齊方式為左對齊，字體為宋體（標題）四號，編號方式為多級遞進的編號方式。
4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號，行間距設置為單倍行距，段前段后間距設置為0，頁面布局設定為上下頁間距2.54厘米，左右設定為3.18厘米。正文中的數字與序號全部使用阿拉伯數字，章節(jié)序號后空一格編寫內容以保證美觀。對于正文中出現的部門、規(guī)章制度、法律法規(guī)應名稱完整，不得使用簡稱。正文編寫完成后，應通讀流暢，對于應進行斷句的內容使用中文標點符號進行斷句。
4.5文件的發(fā)放和管理
4.5.1文件發(fā)行
4.5.1.1公司所有現行文件，如：操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、崗位操作說明書等。文件全部由體系部進行統(tǒng)一發(fā)放，并對發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺賬》，在臺賬中記清發(fā)放文件數量，并由簽收人當面進行簽收。
4.5.2文件補發(fā)
4.5.2.1文件簽收人應對發(fā)放的文件妥善保存，如因文件保存不當，不慎丟失，請?zhí)顚憽段募a發(fā)申請表》并交于體系部留檔，當體系部收到文件補發(fā)申請后，將于三內日將補發(fā)的文件交于申請部門。
4.5.3文件更換
4.5.3.1本公司所執(zhí)行文件如有更新、替換情況發(fā)生，將由體系部發(fā)送郵件至相應文件隸屬部門，通知并予以更換，更換的文件將計入《文件更新換版臺賬》。請各文件執(zhí)行部門注意，換版的文件的版本號將有所發(fā)生變化，如：原文件版本號為A/0，那么修改后的版本號則為A/1，如發(fā)生換版，則版本號變化為B/0。
4.5.4文件受控
4.5.4.1下發(fā)文件應加蓋體系部的文件受控章，由部門編制的文件應統(tǒng)一交由體系部進行文件格式的確認審核，審核后的文件下發(fā)至員工手中應具有受控章，無受控章的為無效文件。
4.5.5文件編號
4.5.5.1由各部門編號的文件應統(tǒng)一編號格式，部門內編制的文件應及時進行梳理，文件編號不得重復。如部門文件編號在執(zhí)行中發(fā)現重復應及時上報體系部進行核對并處理。
體系文件管理制度 5
1.目的
對管轄區(qū)域內的危險作業(yè)進行監(jiān)控，確保人身財產安全，杜絕事故發(fā)生。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責
3.1公司總經理或相關授權人負責所轄區(qū)域內的危險作業(yè)的審批。
3.2相關主管(主辦)具體負責危險作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實。
3.3現場安全員進行監(jiān)護。
4.方法和過程控制
4.1本文件所稱的危險作業(yè)是指在小區(qū)范圍內進行的'高空作業(yè)、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運、濕滑場地作業(yè)、非水平場地作業(yè)以及重物搬運等操作。
4.2所有在管轄區(qū)域內公共場所進行的危險作業(yè)必須事先報公司總經理或相關授權人審批，批準后指定專人負責作業(yè)指揮、監(jiān)護后方可進行。
4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或對小區(qū)有較大影響的危險作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關通知，以便顧客提前準備。
4.4安全員在對危險作業(yè)進行指揮、監(jiān)控時應首先注意自身安全。
4.5在危險作業(yè)進行前，安全員應對施工人員交代安全第一、預防為主的方針。
4.6危險作業(yè)的施工現場必須用警戒帶圈出警戒區(qū)，并在明顯位置放置如高空作業(yè)，請勿靠近等字樣的標識。
4.7安全員必須維護好現場秩序，阻止無關人員進入施工區(qū)域。
4.8對于3米以上的高空作業(yè)，應至少設一名安全監(jiān)護員進行監(jiān)控。
4.9對車輛、人行通道上方的高空作業(yè)，必須在通道兩端放置警示標識，盡可能將通道臨時封閉，指揮車輛行人繞行。
4.10在危險作業(yè)現場附近停放有車輛或其他重要設施時，應盡可能移走，確實無法移走時，應采取保護措施，避免造成不必要損失。
4.11安全員應監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。
4.12安全員應監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。
4.13高空作業(yè)、吊裝以及需四人以上的搬運重物，須設專人指揮。
4.14對過重的物品搬運應使用機械設備，防止對員工造成潛在的傷害。
4.15危險作業(yè)完畢后，負責監(jiān)護的安全員應督促施工人員及時對現場進行清理，撤回警戒帶和標識，并向審批人匯報工作結果。
5.支持性文件
jsnhwy7.0-12《安全管理程序》
jsnhwy7.0-12-05《突發(fā)性緊急事件現場處理辦法》
6.質量記錄和表格
《安全員巡查記錄表》
《緊急事件處理記錄表》
體系文件管理制度 6
1.目的
防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發(fā)生。
2.適用范圍
適用于公司各部門的日常工作。
3.職責
3.1總經理或授權人負責公用設施、倉庫內物資、重要、危險部位及其他服務過程標識的監(jiān)察。
3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。
4.方法和過程控制
4.1公用設施的標識
4.1.1機電設備按各設備名稱、設備責任人標識，標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標識。
4.1.4所有設備間出入門上應有機房重地，非請勿進的標識。
4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態(tài)。
4.1.6倉庫內的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上，并在庫房門上貼嚴禁煙火的告示牌。
4.1.7樓層的標識貼于本樓層的.顯著位置。
4.1.8在進天臺的通道上應有天臺重地，非請勿進的標識。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網柜上掛高壓危險，請勿靠近告示牌。
4.1.10游泳池必須標明水的深度。
4.1.11天臺顯眼部位應掛貼高空拋物，手下留人等字樣的警示牌。
4.2服務過程的標識
4.2.1高空作業(yè)時，在危險區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域，對區(qū)域內的財產要做好防護措施，并放置有危險勿進，高空作業(yè)，注意安全等字樣的告示牌。
4.2.2配電設備維修時，必須在開關上掛有人工作，禁止合閘的告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時，應在顯眼部位放置小心地滑的告示牌。
4.2.4在公共場所刷油漆時，如果油漆未干而現場又無工作人員時，應在顯眼位置放置油漆未干告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間，在顯眼部位掛放暫停使用告示牌，清潔時掛放清潔中字樣的標識。
4.2.6維修公共衛(wèi)生間設施時，應放置維修中或停用字樣的告示牌。
4.2.7樓內保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時，應在單元防盜門或明顯位置懸掛此區(qū)域在清潔中字樣的標識。
4.2.8對于其他有追溯性要求的服務過程(如一些清潔、保安、設備維護服務)標識，應通過制定明確的服務規(guī)范和做好質量記錄予以實現。
4.3標識的管理
4.3.1各部門自行制作的標識，必須嚴格參照公司ci手冊標識所規(guī)范的樣式，所有ci手冊所規(guī)范的標識，部門必須嚴格執(zhí)行。
4.3.2各部門如需設置中英文對照標識，需將中文及譯文內容報品質主管審批。
4.3.3如發(fā)現標識已經被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標識意義，應及時更換、替補或撤消。
4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷標識時，必須經總經理或授權品質主管同意后方可執(zhí)行。
5.相關文件
《ci標識手冊》
體系文件管理制度 7
1.目的
及時糾正在服務過程中產生的不合格，防止不合格服務的再發(fā)生，識別潛在的不合格原因，防止?jié)撛诓缓细穹⻊盏漠a生，實現持續(xù)改進，為顧客提供更優(yōu)質的服務。
2.適用范圍
適用于公司所有糾正預防措施活動的實施。
3.職責
3.1管理者代表負責監(jiān)督、協(xié)調改進、糾正和預防措施的實施。
3.2質主管負責在公司質量體系(活動)出現或存在潛在的質量問題時發(fā)出相應的'通知，并跟進驗證實施效果。
3.3部門相關主管負責落實糾正和預防措施的實施。
3.4產生不合格服務的部門主辦以上管理人員負責組織調查產生不合格的原因，制定糾正措施。
3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預防措施的責任。
4.方法和過程控制
4.1糾正措施
4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析，確定不合格原因，采取糾正措施予以改善，消除不合格并防止其再次發(fā)生。
4.1.2對以下信息采用統(tǒng)計技術或試驗的方法進行識別，對不合格項進行確定。
a.顧客的投訴(建議)
b.緊急事件及重大質量事故
c.品質主管對各部門日常工作的檢查和建議
d.對分承包服務的評估
e.顧客滿意度調查的輸出
f.內、外審報告
g.管理評審的各項輸出
h.其他不符合公司質量方針、目標及質量體系要求的情況
4.1.3對于情況f，審核小組按《內部質量審核程序》的要求執(zhí)行。
4.1.4對于情況d，品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》，交責任部門通知分承包方，要求分承包方對原因進行分析，提出糾正措施反饋;品質主管對其措施審核后由責任部門跟進落實情況，相關結果在《糾正和預防措施實施記錄表》上進行記錄，并簽名確認，該表品質主管和責任部門各存一份。
4.1.5對于情況g，由管理者代表負責監(jiān)督執(zhí)行。
4.1.6對于其他不合格，品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》，對不合格事實進行描述后發(fā)往責任部門，責任部門對不合格事實進行確認后填寫原因分析項目，制定糾正措施并實施，品質主管負責對糾正措施進行評估并跟蹤驗證實施效果，表格品質主管和責任部門各留存一份。
4.1.7對日常工作中出現的不合格，按《不合格服務處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進行處理。
4.1.8因質量體系或服務規(guī)范引起的不合格，由品質主管組織相關人員進行論證，提出修改意見，呈交總經理或管理者代表審批后修改下發(fā)，并保存與此有關的文件和記錄。
4.1.9因員工素質引起的不合格，由人事行政主管會同責任部門主管采取人事調整、處罰或加強員工培訓等措施，總經理負責監(jiān)督實施。
4.1.10因服務設備或設施引起的不合格，采取的糾正措施包括增加或更換設備設施、重新選擇分承包方、內部調配及進行合理技術改造等，由總經理負責監(jiān)督實施。
4.1.11對出現的嚴重或具有代表性的不合格，由品質主管根據總經理意見組織有關部門開展專題討論，對質量問題進行綜合分析，指定措施并組織實施，并總經理負責監(jiān)督。
4.2預防措施
4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別，分析其原因并采取相應預防措施，以防止不合格的發(fā)生。
4.2.2對以下信息進行分析，識別潛在不合格
a.日常工作中反映出來的問題
b.品質主管對日常工作的檢查和有關建議
c.顧客滿意度調查結果
d.以往管理評審的情況
e.以往預防和糾正措施的實施情況
f.內、外審結果
4.2.3各部門應根據日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格，并根據其影響制定預防措施。
4.2.4各部門未能識別的潛在不合格，根據潛在問題的影響程度，由品質主管召集相關部門講明原因，制定預防措施，同時指定責任部門。品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄，責任部門分析原因后制定預防措施并付諸實施，品質主管負責跟蹤并驗證實施效果，同時對有效性進行評審。在《糾正和預防措施實施記錄表》上簽字確認，表格品質主管與責任部門各留存一份。
4.2.5品質主管負責對各部門所采取的預防措施、實施過程和結果予以記錄，整理后提交管理評審。
4.3在改進、糾正和預防措施的實施過程中，管理者代表負責配置必要的資源，協(xié)助分析原因和確定責任部門，并監(jiān)督措施實施過程。
4.4由改進、糾正和預防措施引起的對體系文件的任何更改，按《質量體系文件管理辦法》執(zhí)行。
5.質量記錄和表格
jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預防措施實施記錄表》
體系文件管理制度 8
1、目的與適用范圍
為了確保在質量體系運行中的各個場所使用的文件是有效版本，特制定本制度。
本制度適用于《質量手冊》、《程序文件》的更改，發(fā)放和回收的管理。
2、管理要求
2.1全質辦是《質量手冊》、《程序文件》的.歸口管理部門。
2.2《質量手冊》、《程序文件》在貫徹實施過程中若發(fā)現差距或不符合實際情況時，各職能部門要以書面形式反饋全質辦，全質辦向管理者代表提出更改報告，填寫文件更改通知單，經管理者代表報準后進行更改、控版和回收。
2.3全質辦指定專人負責《質量手冊》、《程序文件》按規(guī)定范圍進行發(fā)放、更改和因收，對其使用和保管進行監(jiān)控。
2.4全質辦受管理者代表委托解釋《質量手冊》和《程序文件》的有關內容。
2.5技術科負責對《質量手冊》、《程序文件》進行標準化審查。
2.6《質量手冊》、《程序文件》持有者要保證其有固定的存放位置，以便在任何情況下都能對其進行更改、回收等。
2.7《質量手冊》、《程序文件》持有者要妥善保管，不得丟失，不準外借，更不準私自提供他人轉抄或復印，若發(fā)現類似問題，應予以追究責任。
體系文件管理制度 9
1、學校各類文件旨在學校內部統(tǒng)一意見，發(fā)布通知、決定和溝通信息，向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發(fā)文有關處室應先起草文件草稿，起草完畢后交學校辦公室。
3、辦公室負責人應認真細致地做好文件草稿的核稿工作，再根據文件內容填制統(tǒng)一格式的`文件簽發(fā)單，并將文件按學校統(tǒng)一規(guī)定編號、登記，之后提交校長簽發(fā)。
4、辦公室應建立學校發(fā)文登記簿，詳細地、分門別類地登記文件的具體信息（如文件名、文件編號、發(fā)文日期及主送、抄送、抄報單位等）。學校任何發(fā)文都必須登記在冊，該登記簿作為歸檔資料應妥善保存不得遺失，并于下一年度初移交學校檔案室歸檔。
5、文件簽發(fā)或會簽完畢交付打印室打印，文件稿的首頁需用統(tǒng)一的格式（學校紅頭文件紙）。
6、文件打印完畢后加蓋學校公章。對于學校內部發(fā)文，可以采用內部電子郵件系統(tǒng)，將文件分別發(fā)送至學校領導和各處室，并作好相關的發(fā)送記錄，作為檔案保存。
7、對每一號文件辦公室須將文件原稿、文件簽發(fā)單、兩份文件原件及文件發(fā)送記錄，按照文件編號順序完整保存并定期整理（一學年）。
8、學校辦公室及學校打印室工作人員有對學校有關文件保密的義務和職責。
體系文件管理制度 10
為規(guī)范文件傳閱程序，充分發(fā)揮文件指導基建與后勤管理工作功能，切實提高工作人員政策水平，特制定本制度。
一、本部門收到各類文件后，由收發(fā)人員進行分類登記，處長根據文件精神及內容，提出擬辦意見。
二、文件由處長處理并提出批閱意見后，送主管副處長和相關工作人員傳閱。
三、領導對傳閱件有批示意見的，要按領導批示意見及時辦理，不得拖延。
四、傳閱文件不得漏傳、誤傳、延誤或擴大傳閱范圍，不得自行翻印，不得擅自借給非本部門人員或抽出、帶走自己保存。
五、文件傳閱的時間，一般不得超過二天，閱辦后退回辦公室歸檔。
六、需要借閱文件的，須向辦公室辦理借閱登記手續(xù)，并認真妥善保存，用后及時歸還。丟失追究責任。
七、閱文后須簽字，閱件人在文件上的`批示或簽字應用鋼筆，不要用鉛筆、圓珠筆或紅色、純藍色墨水筆批簽，并注意不過裝訂線，以便存檔。
八、做好文件的清退工作，每日查對，每月清點，年終清查，發(fā)現缺少及時查找。
體系文件管理制度 11
酒店文件管理制度是確保酒店日常運營有序進行的重要組成部分，它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新和銷毀等多個環(huán)節(jié)。這一制度旨在規(guī)范文件管理流程，提高工作效率，保障信息安全，同時也為決策提供準確依據。
內容概述：
1.文件分類與編碼：明確各類文件的分類標準，如財務文件、人事文件、運營文件等，并為每類文件設定獨特的編碼，方便查找。
2.文件制作與審批：規(guī)定文件的起草、審閱、批準和簽發(fā)流程，確保文件內容的準確性與合法性。
3.文件存檔與保管：設定文件的保存期限，選擇合適的物理或電子存儲方式，確保文件的安全和完整性。
4.文件使用與借閱：建立文件的使用權限，規(guī)范借閱流程，防止信息泄露。
5.文件更新與廢棄：規(guī)定文件修訂、替換和廢棄的.程序，保持信息的時效性。
6.保密制度：對于敏感信息，制定嚴格的保密措施，保護酒店商業(yè)機密。
7.訓練與監(jiān)督：定期對員工進行文件管理培訓，強化合規(guī)意識，同時設置監(jiān)督機制，確保制度執(zhí)行。
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