收發(fā)文件管理制度

　　在學(xué)習(xí)、工作、生活中，制度使用的頻率越來(lái)越高，制度是維護(hù)公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編幫大家整理的收發(fā)文件管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。

收發(fā)文件管理制度1

　　1、總經(jīng)辦設(shè)專人負(fù)責(zé)文件的管理工作，對(duì)收到的公文做到及時(shí)拆封、分類、編號(hào)登記和傳閱。一般文件收到后應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)或次日中午前送批，緊急文件或會(huì)議通知收到后立即拆封送閱。

　　2、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門辦理；其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進(jìn)行送閱，嚴(yán)禁個(gè)人、部門之間自行橫傳。

　　3、凡本公司外發(fā)的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進(jìn)行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報(bào)出；要求做到一文一事，按級(jí)上報(bào)，用詞及格式規(guī)范，嚴(yán)禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進(jìn)行登記編號(hào)。

　　4、部門或個(gè)人借閱文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關(guān)規(guī)定分類整理，裝訂成冊(cè)，歸檔。

　　5、嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)有密級(jí)的.文件應(yīng)嚴(yán)加管理，辦理完畢后應(yīng)立即退回，并核點(diǎn)份數(shù)，隨時(shí)存檔。絕密文件，僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在文件保管處閱讀。

　　6、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除及時(shí)報(bào)告組織人事部外，還須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，情況嚴(yán)重的應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)給予責(zé)任人必要的處理。

收發(fā)文件管理制度2

　　一、文件收發(fā)管理

　　單位所有的公文歸口辦公室管理，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，集中管理，以保證公文的使用效益和資料的完整性，有利于加強(qiáng)安全保密工作。

　　(一)公文的簽收呈辦

　　1、簽收：辦公室人員應(yīng)按時(shí)領(lǐng)取文件和信件。

　　2、呈辦：凡收到的文(函)件(包括領(lǐng)導(dǎo)帶回的會(huì)議文件)，應(yīng)及時(shí)登記、呈送、擬辦、傳遞。對(duì)收到的文(函)件，由分管的副主任提出擬辦意見后，再行傳遞。屬急件的`隨收隨呈，及時(shí)辦理。

　　(二)公文的保密。

　　對(duì)“三密”文件應(yīng)按規(guī)定的閱讀范圍傳遞，同時(shí)做到：不橫傳，不隨意從中抽出文件，不帶到公共場(chǎng)所和宿舍，不在保密室外過(guò)夜。并做到日清、月查、及時(shí)清退。

　　(三)公文的借閱承辦。各科室及有關(guān)人員須承辦和借閱文件時(shí)，均應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，用后及時(shí)歸還。

　　二、內(nèi)部擬文

　　(一)行文規(guī)則

　　1、行文應(yīng)當(dāng)確屬需要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精。

　　2、向上級(jí)請(qǐng)示問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)一文一事;不應(yīng)當(dāng)在非請(qǐng)示公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　3、向區(qū)直有關(guān)單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄報(bào)區(qū)委老干部局。

　　4、與我單位不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用函行文。 5、與其他同級(jí)單位間必要時(shí)可聯(lián)合行文。 (二)制發(fā)程序

　　主辦科室承辦人擬稿→科室負(fù)責(zé)人核稿→分管主任審核→主任簽發(fā)→辦公室校核公文格式并登記→編號(hào)→承辦科室校對(duì)→打愈裝訂→辦公室蓋章→封發(fā)。

　　(三)公文起草

　　1、起草公文一律用藍(lán)黑或碳素墨水書寫或在微機(jī)上直接錄入打印，不得用紅色墨水、圓珠筆和鉛筆書寫，草擬文稿首頁(yè)一律使用發(fā)文稿紙。字跡要工整，稿面要清晰。修改文字要運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)修改符號(hào)，不得書寫在裝訂線以外。

　　2、科室完稿后，一律用藍(lán)黑或碳素墨水填寫擬文稿簽，全稿按管理權(quán)限或分工逐級(jí)送領(lǐng)導(dǎo)審簽，擬稿者按審簽意見進(jìn)行修改、定稿。做到行文體式得當(dāng)，行文要素齊全，審簽程序規(guī)范，意思表達(dá)準(zhǔn)確。

　　(四)公文校核與校對(duì)

　　1、公文正式印制前，由辦公室對(duì)公文的審批手續(xù)、文件格式以及文字表達(dá)、主題詞等進(jìn)行校核，確定發(fā)文字號(hào)、印發(fā)范圍和印制份數(shù)。

　　2、公文的印制與校核由承辦科室負(fù)責(zé)，校樣要與原稿一致。公文印制好后，承辦科室要及時(shí)將文件、原稿及電子版交辦公室保存。

　　(五)公文裝訂、傳遞

　　1、公文裝訂、封發(fā)由辦公室或承辦科室負(fù)責(zé)。

　　2、需及時(shí)下發(fā)的會(huì)議通知和上報(bào)的重要報(bào)告、請(qǐng)示，經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)簽批后可通過(guò)傳真下發(fā)、上報(bào)。

　　3、公文上報(bào)下發(fā)應(yīng)發(fā)給組織，一般不發(fā)給個(gè)人。

收發(fā)文件管理制度3

　　文件管理內(nèi)容主要包括外部來(lái)函、電郵、資料和本公司內(nèi)部上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來(lái)和內(nèi)發(fā)統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口管理

　　一、收文的管理與公文的簽收

　　1.公司所有文件(除董事長(zhǎng)、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，需注意檢查封口，對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

　　2.對(duì)政府部門發(fā)來(lái)的文件要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

　　二、公文的編號(hào)保管

　　1.文件拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號(hào)、保管。

　　2.本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交總經(jīng)辦進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

　　三、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

　　2.一般性質(zhì)的函、電郵、單據(jù)等可由總經(jīng)辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)部門會(huì)辦的文件應(yīng)同各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門如關(guān)系到兩個(gè)以上部門應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過(guò)兩天特殊情況例外。

　　四、文件的傳閱與督辦。

　　1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過(guò)兩天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”總經(jīng)辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應(yīng)交收發(fā)員切忌橫傳。

　　5.總經(jīng)辦對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得總經(jīng)辦同意后，予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時(shí)歸檔保存。

　　6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件。或由總經(jīng)辦通知到單位閱文。

　　五、發(fā)文的規(guī)定

　　1.公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核�？偨�(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團(tuán)體文件由總經(jīng)辦批轉(zhuǎn)。

　　3.對(duì)公司影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

　　六、發(fā)文的范圍

　　1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

　　2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

　　(1)公布公司規(guī)章制度

　　(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件

　　(3)公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)

　　(4)公布單位重大建設(shè)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定

　　(5)發(fā)布相關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)

　　(6)其他相關(guān)重大事項(xiàng)

　　3.總經(jīng)辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

　　(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定

　　(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

　　4.日常工程、技術(shù)、管理、建設(shè)工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行一般不用發(fā)文。

　　5.各部門如會(huì)議所作的'決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

　　七、發(fā)文程序規(guī)定

　　1.總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以公司目前方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿

　　2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫

　　3.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)

　　4.總經(jīng)辦應(yīng)根據(jù)董事長(zhǎng)和總經(jīng)理有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿

　　5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)

　　6.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚

　　7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送董事長(zhǎng)、總經(jīng)理處審定批準(zhǔn)簽發(fā)

　　8.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印

　　9.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名

　　10.文件打字后，由總經(jīng)辦派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

　　八、文件的借閱和清退

　　各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。

　　借閱文件應(yīng)嚴(yán)格旅行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　總經(jīng)辦收發(fā)員對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

　　文件的立卷與歸檔范圍

　　1.凡下列文件統(tǒng)一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負(fù)責(zé)歸檔

　　(1)上級(jí)部門來(lái)文包括上級(jí)對(duì)本部門報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等

　　(3)高層會(huì)議、行政辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、全體職工大會(huì)以及各種例會(huì)記錄(4)總經(jīng)理辦公會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果

　　(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料

　　(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記

　　(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

　　九、立卷要求

　　1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

　　2.立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　十、文件的銷毀

　　1、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，總經(jīng)辦應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

　　2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在總經(jīng)辦收發(fā)員文書和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

收發(fā)文件管理制度4

　　第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我集團(tuán)的實(shí)際情況，特制訂本制度。

　　第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲(chǔ)介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類區(qū)分：行政類〈有關(guān)規(guī)章制度、事項(xiàng)決策、通知、會(huì)議紀(jì)要等〉，業(yè)務(wù)類〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶函件等經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)〉，人事類〈有關(guān)人員招聘、安排、獎(jiǎng)懲等〉，技術(shù)類〈有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程技術(shù)文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內(nèi)容主要包括上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預(yù)結(jié)算文件、財(cái)務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說(shuō)明書、保修卡等。

　　第三條 公文的簽收

　　1.公司所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，辦公室文秘需注意檢查封口,對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

　　2.對(duì)上級(jí)部門發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

　　第四條 公文的編號(hào)保管

　　辦公室文秘拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號(hào)、保管。 2.本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室文秘進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如員工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。 第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

　　2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及多個(gè)公司或部門會(huì)辦的文件，由辦公室負(fù)責(zé)與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室文秘應(yīng)在接到文件的當(dāng)天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。

　　第六條 文件的傳閱與催辦

　　1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、員工宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后，應(yīng)交辦公室文秘，切忌橫傳。

　　5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔。

　　6.按照閱文范圍，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。

　　第七條 發(fā)文的規(guī)定

　　1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在集團(tuán)辦公室、集團(tuán)人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2.部門需要向上反映匯報(bào)重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時(shí)應(yīng)分別向集團(tuán)辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。

　　3.對(duì)單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

　　第八條 發(fā)文的范圍：

　　1.凡是以集團(tuán)辦公室、集團(tuán)人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要，均屬發(fā)文范圍。

　　2.集團(tuán)或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：

　　(1)公布單位規(guī)章制度；

　　(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；

　　(3)公布單位組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)或人事任免事項(xiàng)；

　　(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的決定；

　　(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；

　　(6)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；

　　(7)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；

　　3.集團(tuán)各單位日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

　　第九條 發(fā)文程序規(guī)定：

　　1.各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向集團(tuán)或各分公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)；

　　2.集團(tuán)或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以不違反國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

　　3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。

　　4.文稿擬好后，擬搞人應(yīng)填發(fā)文申請(qǐng)單，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。

　　5.辦公室應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)制度規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；

　　6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容負(fù)責(zé))；

　　7.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；

　　8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；

　　9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

　　10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號(hào)送辦公室打��；

　　11.文件打印初稿，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，并簽名；

　　12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實(shí)情況，向辦公室主任匯報(bào)文件抵達(dá)情況。

　　第十條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十一條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十二條 辦公室主任對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

　　第十三條 文件的歸檔范圍：

　　1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負(fù)責(zé)歸檔：

　　(1)政府部門來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；

　　(2)集團(tuán)或各分公司辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；

　　(3)公司及部門各種會(huì)議記錄；

　　(4)公司組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)等；

　　(5)有保存價(jià)值的來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果；

　　(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)材料等；

　　(7)政府領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；

　　(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；

　　(9)工作日志和公司大事記；

　　(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的`文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

　　2.各部門日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。

　　第十四條 立卷要求

　　1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

　　2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完

　　第十五條 文件的時(shí)效性

　　是指文件內(nèi)容在一定時(shí)間階段是有效的，超過(guò)這個(gè)時(shí)間段，該文件上記載的信息則是無(wú)效的，只供備查使用。超過(guò)時(shí)效性且無(wú)保存價(jià)值的文件。進(jìn)入文件的銷毀管理程序。 第十六條 文件銷毀流程

　　對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件（紙張），辦公室應(yīng)定期責(zé)成相關(guān)職能部門辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)，認(rèn)真填寫文件資料銷毀申請(qǐng)表，對(duì)無(wú)價(jià)值文件進(jìn)行銷毀，并登記造冊(cè)。 第十七條 文件銷毀要求

　　經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對(duì)銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準(zhǔn)出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊(cè)”上簽字，以示負(fù)責(zé)，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。

收發(fā)文件管理制度5

　　第一章總則

　　第一條為使機(jī)關(guān)的公文處理工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定和工作需要，特制定本制度。

　　第二條辦公室文件收發(fā)、管理工作在秘書長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，由秘書科承擔(dān)，各專委會(huì)和辦公室其他科室配合。

　　第三條辦公室秘書科確定專職人員負(fù)責(zé)文件收發(fā)、管理工作。

　　第四條辦公室設(shè)立文件收發(fā)和保管的檔案室。檔案室按有關(guān)要求配置相應(yīng)設(shè)備。

　　第五條文件收發(fā)、管理工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行《國(guó)家保密法》及相關(guān)法律、法規(guī)。

　　第二章收文處理

　　第六條簽收。外單位送交的公文，統(tǒng)一由辦公室秘書科負(fù)責(zé)簽收。非緊急、特殊情況，不得直接送交市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)。簽收公文要認(rèn)真檢查包裝是否完整，核對(duì)投遞單上收文單位和編號(hào)與文件袋上的收文單位和編號(hào)是否一致，逐件清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取處理措施。

　　第七條登記。秘書科對(duì)當(dāng)日收到的公文要及時(shí)逐件進(jìn)行分類、登記。登記應(yīng)將公文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、密級(jí)、份數(shù)、收文日期及傳遞辦理情況逐項(xiàng)填寫清楚。急件隨到隨登記，立即分辦送閱。收文登記本和存入電腦的文件目錄應(yīng)視同機(jī)要件保存。

　　第八條分送。秘書科對(duì)當(dāng)日收到的公文登記后，送分管領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦意見。凡涉及到安排市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會(huì)議、重要活動(dòng)，送秘書長(zhǎng)閱批協(xié)調(diào)。

　　第九條擬辦。辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文內(nèi)容，提出公文辦理意見。需提出辦理意見的文件主要是：(1)上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)、并需要貫徹落實(shí)的文件；(2)本機(jī)關(guān)所屬部門主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示件；(3)平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件。有些重要或機(jī)密性較強(qiáng)的文件雖不需辦理，也要提出閱讀分發(fā)意見。做好擬辦工作，要認(rèn)真研究來(lái)文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，周密考慮適宜的處理方案，擬辦意見應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。

　　第十條傳閱。需主席、副主席、秘書長(zhǎng)閱批的公文及信件，由秘書科及時(shí)送交主席、副主席、秘書長(zhǎng)閱批，領(lǐng)導(dǎo)閱批后，秘書科及時(shí)取回辦理。只供閱讀的文件，一般先送主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)，再送其他領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)需要辦理的文件，則先送主管領(lǐng)導(dǎo)，再送主要領(lǐng)導(dǎo)和其他領(lǐng)導(dǎo)。特殊情況下，也可按實(shí)際需要調(diào)整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對(duì)象之間不橫傳。收回閱文夾時(shí)，要檢查閱文對(duì)象是否簽字，清點(diǎn)送閱的文件是否齊全。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)閱文時(shí)作的批示，要及時(shí)落實(shí)或交辦。

　　第十一條批辦。政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)、秘書長(zhǎng)對(duì)公文進(jìn)行批示，提出辦理意見。辦理意見應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明，并指明承辦部門或承辦人，緊急公文應(yīng)注明辦理時(shí)限。

　　第十二條承辦。凡需要市政協(xié)貫徹執(zhí)行的公文，由辦公室或?qū)Ｎ瘯?huì)承辦。

　　(一)承辦公文應(yīng)按照即來(lái)即辦的原則，正確區(qū)分輕重緩急有序辦理，不得延誤、推諉。辦理結(jié)果要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反饋。

　　(二)對(duì)需要轉(zhuǎn)發(fā)貫徹執(zhí)行的公文，辦公室要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示草擬轉(zhuǎn)發(fā)文件，并按照發(fā)文程序?qū)徟��?/p>

　　(三)對(duì)只需要知曉內(nèi)容、了解情況的公文，在公文處理單上簽名即可。

　　(四)公文承辦完畢，承辦人要在來(lái)文處理單上注明承辦結(jié)果、承辦人和完成時(shí)間。

　　第十三條催辦。辦公室秘書科對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點(diǎn)催辦、一般公文定期催辦。對(duì)逾期未辦的公文，要查明情況和責(zé)任。需要催辦的公文主要有以下幾類：一是需要答復(fù)的上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)市政協(xié)的公文；二是向政協(xié)聯(lián)系工作、商洽事務(wù)的公文；三是各縣(市)區(qū)政協(xié)向市政協(xié)的請(qǐng)示、報(bào)告類公文；四是市政協(xié)轉(zhuǎn)交辦理，需要對(duì)方回復(fù)的公文。

　　第十四條立卷。公文辦結(jié)后應(yīng)及時(shí)將公文底稿、文印件和有關(guān)材料整理立卷。

　　第十五條歸檔。公文歸檔應(yīng)根據(jù)公文的特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值進(jìn)行分類、整理、立卷，完整地反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，并便于保管、查找和利用。歸檔文件應(yīng)設(shè)立兩套案卷、及時(shí)移交檔案室。

　　第三章發(fā)文處理

　　第十六條對(duì)以辦公室名義制發(fā)的`文件，要認(rèn)真做好審核、登記、送印、施印、分裝、傳遞、歸檔工作。

　　第十七條公文簽發(fā)

　　(一)《政協(xié)株洲市委員會(huì)文件》、《中共政協(xié)株洲市委員會(huì)黨組文件》，經(jīng)秘書長(zhǎng)審核并簽署意見后，由主席、黨組書記或其授權(quán)的常務(wù)副主席、黨組副書記簽發(fā)。涉及其他副主席分管的工作，須經(jīng)分管副主席審閱后，再簽發(fā)。

　　(二)經(jīng)常委會(huì)議和主席會(huì)議通過(guò)的向市委、市政府提出的建議案，經(jīng)秘書長(zhǎng)或分管副秘書長(zhǎng)審核后，由主席或其授權(quán)的常務(wù)副主席簽發(fā)；轉(zhuǎn)送有關(guān)部門的調(diào)查、視察報(bào)告，經(jīng)分管副秘書長(zhǎng)審核，分管副主席審閱后，由秘書長(zhǎng)簽發(fā)。

　　(三)《政協(xié)株洲市委員會(huì)辦公室文件》、《政協(xié)株洲市委員會(huì)辦公室便函》、《政協(xié)株洲市委員會(huì)辦公室專報(bào)》，經(jīng)分管副秘書長(zhǎng)審核并簽署意見后，由秘書長(zhǎng)簽發(fā)。

　　(四)市政協(xié)與市委、市人大、市政府聯(lián)合發(fā)文，經(jīng)分管副主席或秘書長(zhǎng)審核并簽署意見后，由主席簽發(fā)；市政協(xié)辦公室與市委辦公室、市人大辦公室、市政府辦公室聯(lián)合行文，由分管副秘書長(zhǎng)審核并簽署意見后，由秘書長(zhǎng)簽發(fā)。

　　(五)各專委會(huì)需以辦公室名義發(fā)的文件，應(yīng)送辦公室按程序簽發(fā)。

　　(六)簽發(fā)文件或修改文稿一律使用鋼筆或毛筆，要簽署本人的姓名、意見和時(shí)間。文件起草人、核稿人、翻譯人、打字員、核對(duì)人員也要在文件底稿上簽名。

　　第十八條登記。秘書科要設(shè)立專門的發(fā)文登記本，對(duì)已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽的文稿進(jìn)行登記。登記的項(xiàng)目有：發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、秘密等級(jí)、分發(fā)范圍、印刷份數(shù)、送印日期。登記前，應(yīng)仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的手續(xù)是否完備，文件版式格式標(biāo)注的項(xiàng)目有無(wú)遺漏和差錯(cuò)，附件是否齊全，辦文程序是否正確。

　　第十九條送印。對(duì)擬印的文件作好登記后，文件起草單位要及時(shí)送文印室，付印時(shí)要履行文稿交接手續(xù)。文稿的校對(duì)工作，由文件起草單位負(fù)責(zé)。

　　第二十條施印。除會(huì)議紀(jì)要和有特定版頭的普發(fā)性文件以及鉛印的文件外；其他文件都應(yīng)加蓋相應(yīng)的印章。文件施印必須壓蓋文件署名和成文日期，印痕平正。

　　第二十一條傳遞。文件的傳遞可根據(jù)不同情況，分別采用內(nèi)送和外投的方式，發(fā)辦公室領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)部單位的文件一般采用內(nèi)送方式；受文單位較遠(yuǎn)的采用外投方式，一般通過(guò)郵政部門投遞到受文單位，也可由文件起草單位派專車、專人直接送達(dá)。

　　第二十二條歸檔。文件發(fā)出后，文件管理人員應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)批示、文件底稿和若干份數(shù)正式文件以及其他必須歸檔的資料及時(shí)收集整理，定期歸檔。

　　第四章文件管理

　　第二十三條文件的閱讀傳達(dá)。文件的閱讀傳達(dá)應(yīng)嚴(yán)格按發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行。如需擴(kuò)大閱讀傳達(dá)范圍，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

　　第二十四條文件的復(fù)制。因工作需要翻印或復(fù)制上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給的文件，須經(jīng)文件制發(fā)機(jī)關(guān)同意，并請(qǐng)示保密機(jī)關(guān)。經(jīng)批準(zhǔn)同意翻印或復(fù)制的文件，翻印件和復(fù)制件上要標(biāo)明翻印、復(fù)制機(jī)關(guān)的名稱。翻印，復(fù)印的文件按正式文件一樣管理，不得任意擴(kuò)大閱讀范圍。

　　第二十五條文件的匯編。匯編上級(jí)機(jī)關(guān)的秘密以上文件需向上級(jí)機(jī)關(guān)寫出書面請(qǐng)示，并附上匯編文件的目錄，經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批復(fù)授權(quán)后方可匯編。經(jīng)批準(zhǔn)匯編的文件，匯編本應(yīng)按編入文件的最高密級(jí)標(biāo)注密級(jí)，并按機(jī)要文件進(jìn)行管理。匯編文件只發(fā)組織，不發(fā)個(gè)人。

　　第二十六條文件的清退、銷毀。文件管理人員每年要對(duì)上年度的文件進(jìn)行清理，要按要求清退并寫出書面報(bào)告。對(duì)上交、歸檔以后余留的文件，要進(jìn)行登記整理，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到保密部門指定的地方銷毀。

收發(fā)文件管理制度6

　　一、收文處理

　　每次收文之后，首先要與發(fā)文通知單對(duì)照檢查，看所收文件是否與通知單上所印文件種類、數(shù)量相同，如有不符，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢。

　　二、發(fā)文處理

　　(一)發(fā)文范圍。文件的發(fā)放，要嚴(yán)格按文件特定的發(fā)放范圍和份數(shù)發(fā)放。主干線文件的發(fā)放范圍是市委常委、市政府、市人大、市政協(xié)、市紀(jì)檢委、市委各部辦委、各黨委。上級(jí)文件的'發(fā)放范圍，主要是市人大、市政府、市政協(xié)、市紀(jì)檢委。

　　(二)發(fā)文程序。凡經(jīng)市委辦公室下發(fā)的文件，都由通信員親自送到各單位。

　　三、文件日常管理

　　文件登記、分發(fā)、傳閱后，要實(shí)行歸類管理。要留出三份文件存檔。剩余文件存入柜內(nèi)，以備查用；領(lǐng)導(dǎo)閱后文件要通過(guò)篩選，留有批示文件，其余銷毀。

　　四、文件的清繳與銷毀

　　文件清繳一年兩次。上半年的文件在七月中旬清繳，下半年的文件在下一年的二月中旬清繳，清繳期為十至十五天。每次清繳文件時(shí)要下發(fā)文件清繳單。文件的銷毀一年兩次，上半年、下半年各一次。每次清繳文件結(jié)束后，對(duì)需銷毀的文件，用專車專人送到指定地點(diǎn)銷毀。

　　五、文件借閱

　　(一)借閱文件要認(rèn)真登記。

　　(二)絕密級(jí)文件，僅在閱文室借閱。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)將文件帶出閱文室。

　　(三)文件借閱后三日內(nèi)要追回。

收發(fā)文件管理制度7

　　1.目的

　　為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)約紙張辦公，公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺(tái)、電子郵箱等電子文件的形式進(jìn)行傳遞和管理。使文件能及時(shí)傳遞到使用場(chǎng)所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。

　　2.適用范圍

　　適用于公司、分公司、項(xiàng)目部文件管理過(guò)程。

　　3.職責(zé)

　　3.1董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊(cè)。

　　3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊(cè)。

　　3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本系統(tǒng)文件進(jìn)行審批，管理者代表負(fù)責(zé)審核各管理手冊(cè)中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容。

　　3.4公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司紅頭文件和上級(jí)來(lái)文的管理，負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。

　　3.5企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織企業(yè)管理手冊(cè)的編寫，組織文件接口討論，負(fù)責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評(píng)審各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則等管理性文件的適用性，負(fù)責(zé)山西四建網(wǎng)站及飛信平臺(tái)上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

　　3.6公司各職能部門負(fù)責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊(cè)、負(fù)責(zé)本部門出臺(tái)的各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會(huì)簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實(shí)施與管理。

　　3.7各職能部門識(shí)別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求，盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站，資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。

　　3.8公司職能部門、分公司、項(xiàng)目部設(shè)專兼職文件管理員對(duì)文件進(jìn)行接收、發(fā)放等管理；

　　3.9分公司辦公室負(fù)責(zé)收集各項(xiàng)目部郵箱地址，并及時(shí)將文件傳遞到文件的使用場(chǎng)所。

　　3.10項(xiàng)目部對(duì)接收到的公司、分公司、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關(guān)部門的通知、來(lái)往函件及文件進(jìn)行管理。并以交底、傳閱或組織學(xué)習(xí)等形式向相關(guān)人員傳達(dá)。

　　4.工作程序

　　編制→審核→審批→發(fā)放→接收→學(xué)習(xí)→執(zhí)行→修訂→換版→作廢

　　4.1文件編制、審核和審批

　　4.1.1企業(yè)管理部編制《企業(yè)綜合管理手冊(cè)》，組織討論，董事長(zhǎng)審批。

　　4.1.2公司職能部門編制本系統(tǒng)的管理手冊(cè)，企業(yè)管理部組織討論，總經(jīng)理審批。

　　4.1.3公司職能部門編制的紅頭文件、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書等管理性文件，由部門領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　4.1.4分公司編制的管理規(guī)定、制度等文件，由主管經(jīng)理審核，分公司經(jīng)理審批。

　　4.1.5項(xiàng)目部編制的施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)方案、交底等技術(shù)性文件按照有關(guān)法規(guī)和《施工組織設(shè)計(jì)及專項(xiàng)施工方案管理辦法》中的審批要求進(jìn)行管理。

　　4.1.6對(duì)內(nèi)審報(bào)告、管理評(píng)審報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等記錄性文件按照各系統(tǒng)管理手冊(cè)中要求進(jìn)行審批。

　　4.1.7電子文件起草完成后，分管領(lǐng)導(dǎo)在紙張文件原稿上審批，文件管理部門留存原稿。

　　4.2文件的接收和發(fā)放

　　4.2.1公司各部門、分公司、項(xiàng)目部均應(yīng)配置至少一臺(tái)電腦，并與互聯(lián)網(wǎng)連接，設(shè)置一個(gè)固定的郵箱地址或QQ號(hào)碼，向公司企業(yè)管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。

　　4.2.2企業(yè)管理部定期發(fā)布各部門、分公司的郵箱地址或QQ號(hào)碼，文件發(fā)放均以該郵箱地址為收件人，分公司主管文件人員建立各項(xiàng)目的郵箱地址，并以此郵箱地址為收件人進(jìn)行文件發(fā)放。

　　4.2.3公司各部門、分公司、項(xiàng)目部均明確一名文件管理員，每天必須查看郵箱，在5日內(nèi)完成文件的傳遞工作。

　　4.2.4各職能部門規(guī)章制度方面的`文件按照企業(yè)管理部確定的郵箱地址進(jìn)行發(fā)放，并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放一份紙質(zhì)文件。

　　4.2.5日常通知類文件可在山西四建網(wǎng)頁(yè)上公布，對(duì)需要在網(wǎng)上發(fā)布的文件，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由編制部門通過(guò)企業(yè)管理部在公司網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布，網(wǎng)管員以飛信平臺(tái)的形式通知各單位辦公室及各部門，防止沒(méi)有接到通知延誤工作。

　　4.2.6各職能部門及各單位收到電子文件后，要及時(shí)給發(fā)文部門回復(fù)確認(rèn)文件收悉情況。

　　4.2.7企業(yè)管理手冊(cè)、規(guī)章制度文件或需企業(yè)管理保密的電子文件，以郵件形式發(fā)放，或在山西四建網(wǎng)頁(yè)上設(shè)置公司內(nèi)部文件平臺(tái)，設(shè)置密碼，只有公司內(nèi)部人員方可登陸。

　　4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到文件后，文件管理員填寫《文件傳閱處理單》交主管領(lǐng)導(dǎo)審閱，如需傳閱或轉(zhuǎn)發(fā)，批注傳閱或發(fā)放范圍，傳閱人員簽注姓名和時(shí)間，轉(zhuǎn)發(fā)的文件填寫《文件發(fā)放記錄》。

　　4.2.9分公司主管領(lǐng)導(dǎo)在《文件傳閱處理單》上標(biāo)注電子文件的發(fā)放范圍，文件管理員以發(fā)放組群形式發(fā)放，做好《文件發(fā)放記錄》，收到電子郵件后，接收方要進(jìn)行回復(fù)確認(rèn)，發(fā)放方在《文件發(fā)放記錄》中打鉤確認(rèn)。

　　4.2.10分公司接到電子文件后，及時(shí)向項(xiàng)目部發(fā)放。對(duì)沒(méi)有連接網(wǎng)絡(luò)或無(wú)電腦的項(xiàng)目部可將文件進(jìn)行拷貝或打印成紙張文件進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放部門（科室）填寫《文件發(fā)放記錄》，接收人簽字。

　　4.2.11各有關(guān)部門、單位可將所需文件從網(wǎng)頁(yè)或郵件中下載，復(fù)制到本地電腦專項(xiàng)文件夾中，建立《文件接收記錄》方便查找。

　　文件管理員對(duì)文件修訂過(guò)程進(jìn)行跟蹤，確保使用文件處獲得有效版本。

　　4.2.12企業(yè)管理手冊(cè)分為受控和非受控，提供給認(rèn)證中心和公司內(nèi)部使用要對(duì)其修訂狀態(tài)進(jìn)行管理，提供給建設(shè)單位或社會(huì)有關(guān)部門的文件為非受控版本。

　　4.2.13凡對(duì)體系運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的崗位，都應(yīng)得到或?qū)W習(xí)適用文件。

　　4.2.14接收到文件的部門、分公司、項(xiàng)目部利用每周會(huì)議學(xué)習(xí)文件有關(guān)內(nèi)容，并做好會(huì)議紀(jì)要。

　　4.3文件的評(píng)審

　　4.3.1在管理評(píng)審輸入資料中，各職能部門對(duì)主管的文件提出評(píng)審意見。

　　4.3.2企業(yè)管理部每年對(duì)管理性文件組織評(píng)審，需修訂或更新的在企業(yè)管理手冊(cè)中進(jìn)行修改。

　　4.4文件的修訂、更新、作廢

　　4.4.1文件起草部門對(duì)電子文件進(jìn)行修訂時(shí)，重新起草文件，并用紅顏色字體標(biāo)明修改部位，經(jīng)審批后，標(biāo)明原文件作廢或修訂狀態(tài)，進(jìn)行發(fā)放。

　　4.4.2對(duì)文本文件修改時(shí)，填寫《文件更改通知單》，經(jīng)審批后按照原文件發(fā)放范圍發(fā)放。

　　4.4.3當(dāng)文件修訂或更新時(shí)，及時(shí)進(jìn)行發(fā)放管理，通知原文件管理員更換原有文件。

　　4.4.4文件作廢時(shí)，在紙張文件上注明“作廢”，作廢的電子文件及時(shí)從有效文件夾中撤出，在文件接收記錄中標(biāo)識(shí)作廢。

　　4.5文件的存檔

　　4.5.1文件起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件，人事任免文件打印5份紙質(zhì)文件，分別由人力資源部留一份，個(gè)人檔案裝一份，用人單位存一份，辦公室留存兩份。

　　4.5.2分公司辦公室對(duì)接到的電子文件輸出一份紙張文件，進(jìn)行傳閱、學(xué)習(xí)并存檔。

　　4.6網(wǎng)頁(yè)的維護(hù)

　　4.6.1企業(yè)管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司網(wǎng)站進(jìn)行維護(hù)，確保網(wǎng)絡(luò)暢通。 4.6.2企業(yè)管理部積極宣傳公司網(wǎng)站，在各種雜志、文件中體現(xiàn)公司網(wǎng)址。

　　4.7文件的編號(hào)和排版

　　4.7.1公司文件分為企業(yè)管理手冊(cè)、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會(huì)文件等類型。

　　4.7.2公司紅頭文件按照傳統(tǒng)文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)。（如晉四建×字[××××]××號(hào)）

　　4.7.3公司便函文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)。（如晉四建函[××××]××號(hào)）

　　4.7.4黨委文件、工會(huì)文件紅頭采用本系統(tǒng)的編號(hào)方法。

收發(fā)文件管理制度8

　　一、編制目的

　　為維護(hù)公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性,維護(hù)公司的利益,特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。

　　三、相關(guān)職責(zé)

　　1.公司員工必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。

　　2.綜合辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

　　四、文件收發(fā)程序

　　1.凡上級(jí)和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)開拆、登記。

　　2.收到文件要及時(shí)拆封,及時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對(duì)需送閱的.文件應(yīng)登記后及時(shí)送閱。時(shí)效性較強(qiáng)的會(huì)議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。

　　3.各類文件送閱前由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擬辦,并提出擬辦意見。

　　4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。

　　5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審稿,交辦公室負(fù)責(zé)人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

　　6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)編好文號(hào),確定印制份數(shù),并逐項(xiàng)將文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時(shí),留二份與底稿一并歸檔。

　　7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機(jī)密和掛號(hào)文件在封發(fā)時(shí)需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。

　　五、文件輪閱程序

　　1.文件輪閱由辦公室專人負(fù)責(zé)。各部門輪閱文件一般不超過(guò)兩天。因故不能及時(shí)輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補(bǔ)閱。

　　2.輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過(guò)五天,復(fù)印件應(yīng)妥善保管。

　　3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。

　　六、其他

　　1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

　　2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。

收發(fā)文件管理制度9

　　第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實(shí)際情況，特制訂本制度。

　　第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

　　第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四條 公文的簽收

　　1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

　　2.對(duì)上級(jí)部門發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

　　第五條 公文的編號(hào)保管

　　1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號(hào)、保管。

　　2.本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

　　第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

　　2.一般性質(zhì)的`函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。

　　第七條 文件的傳閱與催辦。

　　1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員(文書)，切忌橫傳。

　　5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

　　6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。

　　(三)發(fā)文的管理

　　第八條 發(fā)文的規(guī)定

　　1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。

　　3.對(duì)單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

　　第九條 發(fā)文的范圍：

　　1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

　　2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

　　(1)公布單位規(guī)章制度；

　　(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；

　　(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；

　　(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；

　　(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；

　　3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

　　(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；

　　(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

　　4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

　　5.各科室如會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

　　(四)發(fā)文程序與要求

　　第十條 發(fā)文程序規(guī)定：

　　1.各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請(qǐng)；

　　2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

　　3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；

　　5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；

　　6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))；

　　7.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；

　　8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；

　　9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

　　10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打��；

　　11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

　　12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

　　(五)文件的借閱和清退

　　第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

　　(六)文件的立卷與歸檔

　　第十五條 文件的歸檔范圍：

　　1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負(fù)責(zé)歸檔：

　　(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；

　　(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；

　　(3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄；

　　(4)支部黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

　　(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果；

　　(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；

　　(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；

　　(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；

　　(9)單位日志和大事記；

　　(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

　　2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

　　第十六條 立卷要求

　　1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

　　2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　(七)文件的銷毀

　　第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

　　第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

收發(fā)文件管理制度10

　　一、總則

　　1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。

　　2、文件管理內(nèi)容包括：上級(jí)政府部門函、電、來(lái)文，同級(jí)合作企業(yè)函、電、來(lái)文，本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。

　　3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

　　二、發(fā)文管理

　　1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。

　　2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號(hào)并保留一份原件存檔。

　　3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對(duì)方是否收到，對(duì)沒(méi)有收到的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

　　4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負(fù)責(zé)。

　　5、發(fā)文辦理工作程序：

　　（1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。

　�。�2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。

　�。�3）會(huì)簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會(huì)簽。有關(guān)部門會(huì)簽后送辦公室主任處對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種、公文格式是否正確等。

　�。�4）簽發(fā)：以公司名義報(bào)送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。

　�。�5）發(fā)文登記：此時(shí)的發(fā)文登記是指對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見成文稿的內(nèi)容，并對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào)，確定份數(shù)后印制。

　�。�6）用�。河糜∈侵皋k公室對(duì)已印制好的公文進(jìn)行蓋章。

　�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

　　三、收文管理

　　1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來(lái)文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào)，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。

　　2、接收傳真應(yīng)明確來(lái)文單位、接收人或部門，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。

　　3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室，直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級(jí)報(bào)告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。

　　4、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。

　　5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

　　6、個(gè)人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時(shí)交還給檔案管理員。

　　7、收文辦理工作程序：

　�。�1）簽收：簽收是指收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公

　　室簽收、拆封，對(duì)需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。

　�。�2）收文登記：收文登記是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè)、編寫收文號(hào)等。將收到的文件先按來(lái)文機(jī)關(guān)或部門進(jìn)行分類按收文日期、收文序號(hào)、來(lái)文單位、來(lái)文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。

　　（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的`，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請(qǐng)總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理。

　　（4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對(duì)收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。

　　（5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認(rèn)真及時(shí)辦理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門承辦的文件，主辦部門要主動(dòng)會(huì)同相關(guān)部門協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。

　�。�6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報(bào)辦理結(jié)果。

　　（7）注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡(jiǎn)要寫明辦理結(jié)果。

　�。�8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒(méi)有存檔和查存價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。

　　四、保密文件管理

　　1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。

　　2、制發(fā)保密文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級(jí)、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā)。

　　3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復(fù)印。

　　4、對(duì)保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。

　　五、文件的銷毀

　　1、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)期和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示。

　　2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。

　　六、附則

　　1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。

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