基本建設類檔案管理辦法

　　管理辦法是一種管理規(guī)定，通常用來約束和規(guī)范市場行為、特殊活動的一種規(guī)章制度。以下是小編幫大家整理的基本建設類檔案管理辦法，僅供參考，大家一起來看看吧。

　　基本建設類檔案管理辦法

　　為了提高xx師范大學附屬中學基本建設類檔案（以下簡稱基建檔案）工作的質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮基建檔案在學校建設工作中的作用，依據(jù)《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學校的實際，制定本管理方法。

　　一、基建檔案歸檔和不歸檔范圍

　　凡在基本建設管理和工程項目建設過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表等文件材料，均屬基建檔案。

　　（一）歸檔范圍

　　1.歸檔的基建管理和項目建設中形成的文件材料必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。

　　2.歸檔的基建文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，與實物完全一致并具有成套性。

　　3.歸檔的主要內(nèi)容和重點：項目工程可行性研究、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工驗收文件和全套圖紙、生產(chǎn)技術準備、試生產(chǎn)基建預算、概算、決算、器材管理等方面，具體范圍見附表。

　�。ǘ�）不歸檔的范圍

　　1.上級關于基建工作普發(fā)、不辦的文件材料。

　　2.正式施工前的草圖、未定型圖紙。

　　3.重份文件和重份圖紙。

　　4.無查考價值的臨時性、事務性文件。

　　二、基建檔案工作崗位責任制

　�。ㄒ唬┗�建管理部門領導職責

　　1.制定和健全基建檔案工作管理制度，并將其納入日常管理工作之中，監(jiān)督有關部門執(zhí)行。

　　2.加強同檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務監(jiān)督、指導、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。

　　3.負責組織基建項目形成的應歸檔的文件材料的整理歸檔工作。

　　4.指導基建檔案的鑒定工作。

　　5.指導本部門兼職檔案人員的工作，關心其工作條件的改善和工作質(zhì)量的提高。

　�。ǘ�）基建管理部門兼職檔案人員職責

　　1.負責基建文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。

　　2.接受檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，按規(guī)定時間向檔案室移交基建檔案。

　　三、基建文件材料的歸檔流程

　�。ㄒ唬┬纬膳c積累

　　1.基建部門接到基建項目后，于項目申請立項時，即應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；項目竣工驗收時，完成文件材料的歸檔和驗收工作。

　　2.所收集的工程資料必須真實有效，各種簽字、蓋章手續(xù)齊全，字跡工整，圖象清晰符合標準。

　　（二）整理方法

　　1.裝訂

　　歸檔文件材料按件裝訂，統(tǒng)一在左側(cè)裝訂，要求文件材料左、下側(cè)邊對齊。裝訂時，正本在前，附件在后；原件在前，復制件在后；批復在前，請示在后；圖紙可以一組有機聯(lián)系的圖紙為一件或單張為一件，藍圖大于檔案盒的，以手風琴式折疊成A4紙型的規(guī)格；成冊材料為自然件，使用不銹鋼釘或線裝訂。對破損的文件材料應進行修補。

　　2.分類

　　分類方案：分年度──分二級類目──分保管期限

　�。�1）分年度

　　綜合管理的文件材料歸入其形成年度；項目的全套文件材料歸入其竣工年度。

　�。�2）分二級類目（分問題）

　　在每個年度下按問題分類，一級類目是基建檔案實體分類的最高層位，標識為“JJ”�；�建檔案劃分至二級類目，即分為綜合管理和按單項工程設置類目，其分類標識規(guī)定如下：

　　二級類目名稱 標識代號

　　綜合管理 JJ11

　　單項工程 JJ12

　　單項工程從JJ12開始編制二級類目，1個單項工程為1個二級類目。在歸檔年度內(nèi)第1個單項工程設置為 “JJ12”、第2個單項工程設置為“JJ13”、 第3個單項工程設置為“JJ14”，以此類推，但10、20……等帶“0”的數(shù)字不用。

　�。�3）分保管期限

　　基建文件材料在二級類目內(nèi)劃分保管期限，分為永久、長期、短期三種。永久標識為“Y”，長期標識為“C”，短期標識為“D”，具體保管期限見附表。

　　3.排列

　　歸檔文件材料在二級類目下同一保管期限內(nèi)排列。項目中的報建圖、用地通知書、建設規(guī)劃許可證等管理性文件排列在項目材料的前面；圖紙按圖的類別序號排列（即：地質(zhì)圖、初步設計圖、建筑施工竣工圖、結(jié)構施工竣工圖、水工竣工圖、電工竣工圖、氣管竣工圖、更改圖）。

　　4.編號

　　歸檔文件材料按排列順序逐件編號。

　　5.編制歸檔文件目錄

　　歸檔文件材料應依據(jù)檔號的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下：

　　歸檔文件目錄

　　20xx-JJ11-C

　　件號 責任者 文號 題名 日期 頁數(shù) 備注

　　上述表中各項填寫要求如下：

　　件號：填寫檔案室編件號；

　　責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者；

　　文號：文件的發(fā)文字號；

　　題名：文件材料標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[ ]”號；

　　日期：文件材料形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日；

　　頁數(shù)：每一件歸檔文件材料的頁數(shù)（需在對應檔案實體件的最后一頁的右上角標注頁數(shù)），文件中有圖文的頁面為一頁；

　　備注：注釋文件材料需說明的情況。

　　6.裝盒

　　將歸檔文件材料按編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同保管期限的文件材料不得裝在同一盒內(nèi)。檔案盒統(tǒng)一使用由省檔案管理部門監(jiān)制的硬紙盒。

　　7.備考表

　　備考表置于盒內(nèi)文件材料后，并填寫表內(nèi)項目內(nèi)容：

　　（1）盒內(nèi)文件情況說明填寫盒內(nèi)文件材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；

　�。�2）整理人：負責整理歸檔文件材料的人員姓名；

　　（3）檢查人：負責檢查歸檔文件材料整理質(zhì)量的人員姓名；

　�。�4）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。

　　四、歸檔時間

　　綜合管理的文件材料于次年三月前，由文件形成和積累部門初步整理后送檔案室整理歸檔；單項工程項目在竣工驗收后兩個月內(nèi)歸檔。檔案室于六月底前全部整理歸檔和制作全引目錄。

　　基本建設類檔案管理辦法

　　一、檔案管理內(nèi)容

　　1、建設項目檔案資料是指建設項目從醞釀、決策到建成（投入使用）過程中形成的應予歸檔、保存的檔案資料。包括基本建設項目的醞釀提出、調(diào)研論證、可行性研究、評估決策、規(guī)劃勘測、設計施工、調(diào)試驗收、竣工交接各階段所形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等資料。

　　2、 建設項目的檔案資料收集、整理、審查工作要與項目建設進程同步。建設檔案范圍應包括自立項相關文件至所有工程保修期滿相關質(zhì)保證明文件的全部相關文件。

　　3、建設項目各項工作項目負責人為各自項目有關檔案資料第一責任人，負責收集、整理，整理確認后移交給基建處綜合科檔案管理人員。

　　4、建設單位、工程總承包單位（施工單位）、勘察設計單位、監(jiān)理單位應在各自的職責范圍內(nèi)做好建設項目文件材料的形成、積累、整理、保管和交接工作。各項目竣工資料整理完成后交基建處綜合科檔案管理人員清點無誤后，交學校檔案館保存。需交城市檔案館存檔資料由施工單位提交，存檔證明材料交學校保存。

　　5、工程總承包單位（施工單位）、監(jiān)理單位必須配備檔案資料管理員，統(tǒng)一管理建設項目的檔案資料。

　　6、歸檔的文件材料要格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰、圖面整潔，不得用易褪色的材料書寫、繪制。歸檔的底圖格式需按國家制圖標準繪制完成，規(guī)格必須符合國家標準，字、圖清晰，用紙優(yōu)良。

　　7、在工程承包合同簽訂時，應對竣工資料及竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗收做出規(guī)定，施工單位不按時提交合格竣工資料和竣工圖的，視為未完成施工任務并應承擔責任。

　　8、工程竣工驗收前由監(jiān)理單位主持，其它部門配合組織檢查竣工圖的質(zhì)量。

　　9、工程竣工驗收合格后一個月內(nèi)、提交竣工結(jié)算前，移交工程檔案資料（付款前移交審計報告），否則，竣工結(jié)算不予接受。工程竣工驗收合格后，監(jiān)理單位移交監(jiān)理全部資料文件，經(jīng)檔案管理員驗收簽字后，支付剩余監(jiān)理費。

　　10、 檔案管理員根據(jù)基建檔案的立卷要求和整理方法，進行立卷歸檔和整理工作，并根據(jù)有關規(guī)定，積極做好向?qū)W校檔案館移交檔案的工作。

　　11、借閱有關檔案資料必須登記，重要資料的借閱須經(jīng)分管領導的批準，注明借閱時間，按時返還。

　　12、檔案管理人員要積極熱情，有較強的責任心，工作要認真、細致，保證檔案整潔、衛(wèi)生，做好保密和消防等工作，嚴格檔案的驗收和移交手續(xù)。

　　13、前期可研、勘察、規(guī)劃施工許可、土地證明、設計等資料由相關負責人員辦理后移交至基建處綜合科檔案管理人員，由檔案管理人員負責移交學校檔案館。

　　14、專業(yè)分包隊伍檔案移交至總包單位，作為總包單位資料的一部分經(jīng)總包審核后一并進行移交。

　　二、檔案交接流程

　　基建處檔案管理由綜合科負責，施工單位（或監(jiān)理單位）將相關施工檔案按照規(guī)定整理成冊，檔案共需準備三套，如需交濟南市檔案館備案，需將備案接收證明等資料交基建處綜合科檔案管理人員備存；剩余兩套交學校檔案館和基建處綜合科備存，并由基建處開具接受證明。

　　三、所需上報檔案資料

　�。ㄒ唬┦┕�單位

　　1、合同、補充協(xié)議

　　2、招標文件、投標文件、中標通知書

　　3、施工圖紙、設計變更、簽證、竣工圖紙

　　4、工程竣工驗收報告

　　5、材料認價單

　　6、水電結(jié)清證明

　　7、施工階段質(zhì)量驗收記錄

　　8、施工試驗檢驗資料

　　9、原材料、產(chǎn)品、設備等材料進場檢驗及合格證明資料

　　10、施工過程控制資料

　　11、結(jié)算審計報告

　�。ǘ�）監(jiān)理單位

　　1、合同、補充協(xié)議

　　2、招標文件、投標文件、中標通知書

　　3、監(jiān)理工程師施工日志

　　4、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則

　　5、工地例會會議紀要、監(jiān)理通知及回復

　　6、監(jiān)理過程控制資料

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