公司文件管理辦法

為了控制公司文件發(fā)放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。

1、文件的發(fā)放：

（1）財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

（2）各部門需辦公室安排發(fā)放文件時，必須將文件打印并復印好，由部經理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

（3）任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。

（4）需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學習材料等），發(fā)放人只需發(fā)放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關個人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經理簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

（2）文件發(fā)放人根據(jù)更改字數(shù)多少和繁簡情況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

3、文件的換頁：

（1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改并打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經理簽字認可）送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。

（2）所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間，將原頁銷毀。

4、文件的回收、作廢：

（1）因公司制度匯總、部門調整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發(fā)放人予以回收。

（2）文件發(fā)放人在回收文件時，必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名后回交。

（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

5、其它規(guī)定：

（1）任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發(fā)放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進行修改，確保接口部門的相互配合。

（2）無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

（3）任何文件相關部門負責人接收后必須領學或傳達應執(zhí)行的員工，認為有必要復印下發(fā)到相關員工時，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

（4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

（5）發(fā)放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束后須按時交文件編制形成部門。

（6）文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

6、任何人未經總經理批準，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切后果負責。

7、本規(guī)定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。

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