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采購內(nèi)控管理制度

時(shí)間:2024-11-22 11:23:56 管理制度 我要投稿

采購內(nèi)控管理制度

  在充滿活力,日益開放的今天,制度在生活中的使用越來越廣泛,制度是維護(hù)公平、公正的有效手段,是我們做事的底線要求。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢?以下是小編幫大家整理的采購內(nèi)控管理制度,歡迎大家分享。

采購內(nèi)控管理制度

  第一條 為了加強(qiáng)對(duì)公司物資采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制,堵塞采購漏洞,防范采購與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊,減少采購風(fēng)險(xiǎn),根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》等相關(guān)法律法規(guī),結(jié)合本公司的實(shí)際情況,制定本制度。

  第二條 本制度所稱采購是指本公司購進(jìn)的用于生產(chǎn)經(jīng)營或提供勞務(wù)消耗的各種物資(包括原材料、半成品、成品及低值易耗品等)的行為,付款是指支付與上述物資有關(guān)的款項(xiàng)的行為。

  第三條 采購與付款內(nèi)部控制制度的基本要求是采購與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離,其中包括:

  (一)付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和洽談價(jià)格的業(yè)務(wù);

  (二)采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時(shí)擔(dān)任;

  (三)貨物的采購人員不能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收和記賬工作。

  第四條 請(qǐng)購依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分適當(dāng),請(qǐng)購事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)明確,所有采購與付款事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照本流程執(zhí)行。

  第五條 公司采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)人員職責(zé):

  (一)生產(chǎn)總監(jiān),負(fù)責(zé)以下工作:

  1、在公司總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)下,與財(cái)務(wù)總監(jiān)共同制定公司年度采購預(yù)算。

  2、在公司總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)下,與財(cái)務(wù)總監(jiān)共同審批公司大宗商品的采購工作,包括確定供應(yīng)商、洽談采購合同等。

  3、對(duì)采購部提供的合格供應(yīng)商名單進(jìn)行審批,并報(bào)總經(jīng)理審批。

  4、組織和管理公司物資采購及保管工作,確保物資采購正常進(jìn)行。

  5、制定并貫徹執(zhí)行本部門和下轄各崗位職責(zé)和規(guī)章制度,確保采購物資和原、輔材料的質(zhì)量符合公司標(biāo)準(zhǔn)。

  (二)采購部主管,負(fù)責(zé)以下工作:

  1、按照采購計(jì)劃,與財(cái)務(wù)總監(jiān)共同審批各部門的采購申請(qǐng)單。

  2、按各部門的采購申請(qǐng)單,按時(shí)、保質(zhì)、按量采購價(jià)格低、品質(zhì)好的商品。嚴(yán)格執(zhí)行公司對(duì)各種商品庫存量的規(guī)定,防止商品積壓造成不必要的損失。

  3、監(jiān)督和做好物資的驗(yàn)收工作。所有物資必須由使用部門、倉庫管理員、采購員、質(zhì)檢部進(jìn)行驗(yàn)收。不需要質(zhì)檢的物資,質(zhì)檢部可不參與。嚴(yán)格把好品種、數(shù)量、質(zhì)量和價(jià)格關(guān),督導(dǎo)及配合倉庫管理員做好簽收、進(jìn)倉及保管工作。

  4、經(jīng)常進(jìn)行市場(chǎng)物資行情調(diào)查,搜集市場(chǎng)新資料,及時(shí)了解貨源供求和價(jià)格動(dòng)向,對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、供貨的質(zhì)量保證能力進(jìn)行調(diào)查和評(píng)審,并向生產(chǎn)總監(jiān)、總經(jīng)理提供合格供應(yīng)商名單,所有采購應(yīng)在經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商中采購,在非合格供應(yīng)商中采購需事先經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

  5、嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度,及時(shí)辦好結(jié)賬報(bào)銷工作,采購物資以及有關(guān)費(fèi)用開支必須取得有效的報(bào)銷憑證,并在當(dāng)月報(bào)銷入賬。

  (三)倉庫管理員,負(fù)責(zé)以下工作:

  1、負(fù)責(zé)與采購員、質(zhì)檢員、物資使用單位指定的負(fù)責(zé)人做好入庫商品的驗(yàn)收工作,填寫驗(yàn)收單。

  2、所有庫存物資必須做好其收入、發(fā)出、盤存記錄手續(xù),建立完備的物資薄記,收、發(fā)貨憑證、單據(jù)齊全。

  3、隨時(shí)掌握庫存物資動(dòng)態(tài),對(duì)低于最低庫存量的物資及時(shí)提醒生產(chǎn)部主管等相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申購,并報(bào)知生產(chǎn)總監(jiān)。

  4、必須具備一定的商品知識(shí),正確處理物資的儲(chǔ)存保管方法,做好物資的防火、防潮、防腐、防鼠、防盜竊,以保證所保管物資的完整、完好及安全。

  5、定期進(jìn)行清倉盤點(diǎn),按時(shí)完成月度倉庫盤點(diǎn)表及其他報(bào)表。

  (四)采購員。按采購指令和操作規(guī)范的要求完成具體采購作業(yè),對(duì)供應(yīng)商實(shí)施招投標(biāo)或詢比價(jià)程序,跟蹤供應(yīng)商備貨,記錄和回饋采購業(yè)務(wù)的基本情況和異常情況,負(fù)責(zé)收集、匯總和上報(bào)供應(yīng)市場(chǎng)行業(yè)信息,提出供應(yīng)商規(guī)劃建議,合理建議付款安排并及時(shí)催收貨物和增值稅專用發(fā)票。

  (五)出納員。辦理按照經(jīng)審批后的付款申請(qǐng)單辦理貨幣資金支付業(yè)務(wù);

  (六)會(huì)計(jì)。負(fù)責(zé)稽核采購申請(qǐng)、付款申請(qǐng)與驗(yàn)收單等是否相符,審批手續(xù)是否齊全等。并依據(jù)驗(yàn)收單、發(fā)票、付款申請(qǐng)單等原始單據(jù)填制記賬憑證。可根據(jù)需要參加物資驗(yàn)收。

  (七)財(cái)務(wù)總監(jiān)。負(fù)責(zé)與生產(chǎn)總監(jiān)審批采購申請(qǐng)單、付款申請(qǐng)單。

  第六條 公司根據(jù)具體情況(一般不超過三年)對(duì)采購主管進(jìn)行崗位輪換。 采購人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德,忠于職守,廉潔奉公,遵紀(jì)守法。嚴(yán)禁收受商業(yè)賄賂行為。

  第七條 公司采購部門應(yīng)根據(jù)不同物資的具體消耗情況制定主要物資最低庫存量,對(duì)低于最低庫存量的物資應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出采購申請(qǐng)單。無采購申請(qǐng)單的物資,倉庫不得驗(yàn)收入庫,財(cái)務(wù)部不得給予報(bào)賬。

  第八條 公司物資采購權(quán)由采購部集中行使,未經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán),其他部門一律不得自行采購。

  第九條 公司物資采購原則上都要簽訂購銷合同(在所在地市場(chǎng)購買的零星物資除外),明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、運(yùn)輸方式、付款方式、違約責(zé)任等要素,合同印章要由專人保管,發(fā)現(xiàn)有越權(quán)簽訂合同的行為,印章保管人有權(quán)拒絕蓋章并向合同簽訂人的上級(jí)授權(quán)部門報(bào)告。

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