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機(jī)關(guān)單位檔案管理制度
在快速變化和不斷變革的今天，制度的使用頻率逐漸增多，制度是維護(hù)公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編精心整理的機(jī)關(guān)單位檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。
機(jī)關(guān)單位檔案管理制度 篇1
第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)本局檔案管理工作，全面提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。
第一章檔案人員崗位職責(zé)
第二條檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。
第三條嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)制度，加強(qiáng)檔案的日常管理和保護(hù)、利用工作。
第四條對本局各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第五條維護(hù)本局檔案的完整與安全，對違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止，直至拒絕提供利用，并提出處理意見，報(bào)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第六條機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。
第二章檔案歸檔制度
第七條凡是本局在各項(xiàng)活動中形成的，具有備考價(jià)值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價(jià)值的材料及外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議帶回的文件材料，均屬歸檔范圍。
第八條歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整。
第九條歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準(zhǔn)確。
第十條會計(jì)檔案歸檔必須編制移交目錄，交接雙方按移交目錄清點(diǎn)后簽字。
第三章檔案保管制度
第十一條檔案庫房實(shí)行專人負(fù)責(zé)管理，庫房鑰匙應(yīng)妥善保管。
第十二條要定時(shí)做好庫房內(nèi)溫濕度記錄，庫房溫度保持14—240c之間，濕度保持在50—65%之間。
第十三條庫房內(nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，檔案庫房內(nèi)不得堆放雜物。
第十四條綜合檔案室應(yīng)建立全宗卷，積累和存儲本局案卷的立卷說明，分類方案，鑒定報(bào)告，交接憑證，銷毀清冊，檢查記錄，全宗介紹等材料。
第十五條定期組織人員對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查。對破損褪變的檔案要進(jìn)行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。
第四章檔案保密制度
第十六條嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度，查閱、借閱遵守單位的保密制度，確保檔案的安全，嚴(yán)防丟失或泄密。
第十七條查閱檔案，原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的`，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，并辦理借閱手續(xù)，按期收回。
第十八條檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容，借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)制。
第十九條外單位來本局查閱檔案時(shí)，須憑單位介紹信、工作證或身份證，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
第二十條機(jī)密文件只能查閱，一律不得外借和復(fù)制。
第五章檔案利用制度
第二十一條利用檔案必須愛護(hù)檔案材料，嚴(yán)禁在案卷上圈點(diǎn)、勾劃、裁剪等，確保檔案的完好，如需摘抄復(fù)制，須經(jīng)檔案人員審核，確認(rèn)無誤后加蓋證明章方能有效。
第二十二條檔案借閱期限一般不超過一個(gè)星期，如果需要延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十三條檔案歸還時(shí)，檔案人員必須檢查案卷有否缺損，如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象，按有關(guān)規(guī)定予以處理。
第二十四條任何人不得把檔案占為已有。
第二十五條對不遵守檔案利用制度的借閱人員，檔案人員有權(quán)拒絕提供利用。
第二十六條利用檔案必須填寫利用效果登記表，寫明利用目的和效果。
第六章檔案安全制度
第二十七條本局檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。
第二十八條對本局規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得將檔案據(jù)為已有，也不得擅自銷毀。
第二十九條綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案，主要供本系統(tǒng)及有關(guān)單位使用，不屬于開放范圍，對外提供利用需嚴(yán)格按照本制度第四、五章執(zhí)行。
第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。
第三十一條庫房內(nèi)設(shè)密集架，配備空調(diào)、消防器材等設(shè)備，積極做好“八防”工作，杜絕事故隱患。
第三十二條工作人員離開檔案室時(shí)應(yīng)切斷電源，關(guān)好門窗。
第七章檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交和銷毀制度
第三十三條凡按規(guī)定接收進(jìn)庫的檔案、資料都必須及時(shí)登記入冊，以作統(tǒng)計(jì)入庫數(shù)據(jù)。
第三十四條建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)臺帳，做到記錄正確，帳物相符。
第三十五條在各科室檔案進(jìn)檔案室前，要對準(zhǔn)備移交的檔案進(jìn)行鑒定、審查，對保管期限、密級確定不準(zhǔn)的案卷提出升降意見。
第三十六條對本局各科室收集的零散文件材料進(jìn)行整理鑒定，剔除無保存價(jià)值的材料，確保檔案的質(zhì)量。
第三十七條銷毀文件必須慎重，對鑒定中剔除的文件要暫存一段時(shí)間，確實(shí)沒有必要保存時(shí)，才予銷毀。
第三十八條凡需銷毀的文件，要編造清冊，寫出書面報(bào)告，說明銷毀理由，經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審查后才能銷毀，銷毀文件時(shí)由兩人監(jiān)督，并在銷毀上注明銷毀日期、地點(diǎn)，銷毀人要簽名、蓋章。
第八章會計(jì)檔案管理辦法
第三十九條會計(jì)檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計(jì)憑證、會計(jì)帳冊和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。
第四十條會計(jì)檔案是本局的重要檔案之一，應(yīng)由機(jī)關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四十一條本局各部門應(yīng)指定專人收集、整理會計(jì)檔案，把歸檔工作列入本部門的職責(zé)范圍，明確專人負(fù)責(zé)。
第四十二條會計(jì)檔案當(dāng)年立卷，由所屬部門保管一年后，向綜合檔案室移交。
第四十三條檔案部門接收保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，不得自行拆封，對個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
第四十四條檔案室對會計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。
第四十五條檔案室對保存的會計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要，須報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。
第四十六條會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案室提出銷毀意見，會同檔案所屬部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計(jì)檔案銷毀清冊，經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第四十七條在銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案人員和所屬部門共同派人監(jiān)督，監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，并認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章。
機(jī)關(guān)單位檔案管理制度 篇2
一、引言
眾所周知，現(xiàn)在機(jī)關(guān)單位中的檔案種類已經(jīng)不是過去只有一些文書類的檔案，隨著近幾年科技的快速發(fā)展，現(xiàn)在檔案開始變得各式各樣，包括聲像檔案、實(shí)物的檔案、科技檔案以及專業(yè)檔案等等各種信息。檔案的種類在逐漸的增加，那么查找信息的時(shí)間也就會隨之大大的增加，這就需要機(jī)關(guān)單位的管理者與員工都應(yīng)該以一種全新的管理方式來代替過去的服務(wù)模式。目的是能夠滿足員工們可以快速便捷的查詢到自己所需要的信息。除此之外，機(jī)關(guān)單位在平日的工作中，不但會產(chǎn)生許多的紙質(zhì)版的檔案，而且還會有大量的一些電子類的檔案文件，這就會造成檔案室接收的文件變得越來越多。檔案的存儲量會大量的上升�；谝陨蠋c(diǎn)可知，擴(kuò)大其檔案資料的收藏與管理工作是勢在必行。
二、目前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中存在的不足
（一）機(jī)關(guān)檔案管理工作缺乏一定的實(shí)施力度，并不能對其進(jìn)行充分的利用。
當(dāng)前的機(jī)關(guān)單位對這些檔案的管理工作的作用以及意義基本上有了一個(gè)正確的認(rèn)識，而領(lǐng)導(dǎo)也提出了員工要加強(qiáng)對檔案工作管理。但是實(shí)際的情況卻因?yàn)椴块T不同而存在一定的差異。很多的員工知識單純的認(rèn)識到檔案管理這項(xiàng)工作的表面作用。認(rèn)為檔案的管理是為了即在單位的日�，嵤�、保管工具以及抄寫記錄。
與此同時(shí)，對于已經(jīng)建立的檔案資料，其管理者與員工并不能對其進(jìn)行充分的利用，這就使得檔案出現(xiàn)了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價(jià)值也就不能得到很好的體現(xiàn)。如何才能加強(qiáng)激光檔案的管理工作，不但是當(dāng)前形勢其發(fā)展的要求，同時(shí)也是我們檔案管理工作者必須面對和解決的問題。本篇文章的筆者對機(jī)關(guān)檔案管理這項(xiàng)工作進(jìn)行了敘述，并指出機(jī)關(guān)的檔案管理的工作中存在的一些問題，并在此基礎(chǔ)上提出了相對應(yīng)的解決措施，進(jìn)而強(qiáng)化其檔案管理服務(wù)性工作能夠高效的開展。
�。ǘn案管理人員的素質(zhì)普遍較低。
檔案管理的工作只是作為機(jī)關(guān)單位中日常工作的一部分，因此在人員的配置方面是缺乏一個(gè)專業(yè)的'檔案管來人員。幾乎所有的檔案管理的工作人員他們在專業(yè)技能和素養(yǎng)這兩方面都有很大的不足，對于檔案資料的搜集、分類與管理等等的工作是缺乏一個(gè)專業(yè)的知識與相應(yīng)的工作熱情。這就使得他們在檔案的管理隨意性相對來說大一些，會對檔案的價(jià)值產(chǎn)生一定的負(fù)面影響。
三、如何有效的做好機(jī)關(guān)檔案管理工作
（一）對現(xiàn)在的檔案資料做進(jìn)一步的深入與完善。檔案的管理人員在對檔案進(jìn)行收集與整理的過程中就應(yīng)該對文件做一個(gè)明確的分類，并進(jìn)行準(zhǔn)確的編號。同時(shí)要隊(duì)文件的資料做一個(gè)科學(xué)合理的分類與陳列，或者是可以依照不同的部門而對其進(jìn)行分類。也可以依據(jù)不同的屬性與作用而對檔案進(jìn)行分類。這樣可以在一定程度上減少了其手寫借閱信息而花費(fèi)的時(shí)間，同時(shí)還能夠避免了因?yàn)榻栝嗁Y料的損壞或者是丟失的情況。不但能夠提高服務(wù)的質(zhì)量，而且還能夠提升檔案的工作人員的一些專業(yè)技能。
�。ǘ┮M(jìn)和充分的利用信息化的技術(shù)管理與檔案保存，保證檔案能夠通過網(wǎng)絡(luò)而進(jìn)行一個(gè)在線的服務(wù)與信息資源的共享。
首先將紙質(zhì)版的檔案原件做一個(gè)掃面，將這些檔案能夠以電子圖片的形式對其做二次的保存、管理與使用。通過此種方法，不但可以對檔案進(jìn)行了備份，而且還能夠避免其紙質(zhì)版的檔案在保存的過程中因?yàn)樘鞛?zāi)或者是人為的事物而造成的文件丟失、損壞或者是被污染。除此之外，還能夠避免因?yàn)檫^多的借閱以及使用的過程中出現(xiàn)的檔案的損壞等等的一些現(xiàn)象。進(jìn)行電子檔案的保存不但可以保護(hù)了一些貴重檔案的源文件，與此同時(shí)也可以為企業(yè)減少了一些沒必要的損失。
其次，機(jī)關(guān)可以開展一個(gè)在線服務(wù)的系統(tǒng)。檔案的工作人員完全可以通過電腦將一些費(fèi)隱私的、重要性不是很強(qiáng)的檔案的電子信息，通過使用關(guān)鍵詞或者是其他的一些搜索的條件，將電子的檔案做一個(gè)科學(xué)的分類。也可以將檔案的資料做歸類，或者是直接將一些信息資料依照部門、屬性以及作用等進(jìn)行分類。
這樣可以在需要一些相關(guān)的資料做查找的時(shí)候，工作人員能夠及時(shí)有效的從大量的檔案資源中迅速的查找到正確的信息。工作人員再對檔案的資源進(jìn)行歸類與整理之后，完全可以借助網(wǎng)絡(luò)的連接，而實(shí)現(xiàn)電腦上資源的共享。同時(shí)需要對檔案做實(shí)時(shí)的更新和維護(hù)，員工們可以通過自己的計(jì)算機(jī)而查找所需要的信息與資料，這樣就能夠減少了借閱資料而需要的時(shí)間，提高了查找資料與辦理手續(xù)的效率。
（三）機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的執(zhí)行與監(jiān)督。
一般情況下，員工在工作中的重點(diǎn)與方向幾乎都是以另外的指示與態(tài)度來作為風(fēng)向標(biāo)的，領(lǐng)導(dǎo)除了要加強(qiáng)對檔案管理這項(xiàng)工作的關(guān)注與投入，更重要的是要做好對員工的監(jiān)督與執(zhí)行的工作，真正的將其進(jìn)行貫徹與落實(shí)，而不是一句口號而已。提高報(bào)關(guān)信息設(shè)備的安全可靠性。企業(yè)和事業(yè)單位的信息部一定要完善處理，保管信息的設(shè)備，提高信息管理工作需要的硬件以及軟件設(shè)備的水平。高水平的硬件，軟件設(shè)備不僅能夠提高信息利用的效率，同時(shí)還能夠提高對信息的保護(hù)層級，防治外來不法分子對信息進(jìn)行竊取。
四、結(jié)束語
檔案見證了各個(gè)機(jī)關(guān)單位的成長歷程，與此同時(shí)更是我們管理工作中必不可少的組成部分。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，面對新時(shí)代、新的挑戰(zhàn)。機(jī)關(guān)中的檔案管理者與工作人員應(yīng)該在工作的過程中不斷的提升自己的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，積極創(chuàng)新、努力進(jìn)取，提升機(jī)關(guān)檔案管理部們的綜合素質(zhì)與服務(wù)的水平，進(jìn)而為機(jī)關(guān)單位未來的發(fā)展而打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
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