物業(yè)檔案管理制度15篇[合集]

　　在日新月異的現(xiàn)代社會中，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。相信很多朋友都對擬定制度感到非常苦惱吧，以下是小編整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

物業(yè)檔案管理制度1

　　一、背景介紹

　　隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展和城市化的進程，物業(yè)管理在城市生活中扮演著重要的角色。為了更好地管理和服務(wù)物業(yè)客戶，建立一套健全的物業(yè)客戶檔案管理制度是必不可少的。

　　二、目的和意義

　　確保物業(yè)客戶信息的統(tǒng)一、完整和準確；

　　2 、提高物業(yè)服務(wù)效率和水平；

　　3 、為物業(yè)決策提供可靠的數(shù)據(jù)參考；

　　4 、加強與物業(yè)客戶的溝通和合作。

　　三、檔案建立與管理

　　1 、檔案建立

　�。�1）在客戶入住物業(yè)前，要求客戶提供個人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息，建立客戶檔案；

　�。�2）對于企事業(yè)單位客戶，還應(yīng)建立組織機構(gòu)代碼、稅務(wù)登記號等信息，并提供相關(guān)證明文件；

　　（3）對于租賃客戶，要求提供租賃合同、租金繳納證明等相關(guān)資料。

　　2 、檔案管理

　�。�1）分類管理：根據(jù)檔案類型進行分類管理，如個人住戶檔案、企事業(yè)單位客戶檔案、租賃客戶檔案等；

　�。�2）檔案編號：為每個客戶檔案分配唯一的檔案編號，并進行標識和記錄；

　�。�3）檔案整理：定期對客戶檔案進行整理和清理，確保檔案的完整和準確；

　　（4）檔案存儲：建立專門的檔案室進行存儲，對檔案進行保密、防火、防潮等處理；

　　（5）檔案查閱：保障客戶合法權(quán)益的前提下，提供方便快捷的檔案查閱服務(wù)。

　　四、檔案內(nèi)容和更新

　　1 、基本信息

　�。�1）個人住戶檔案：包括客戶姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式、住址等；

　�。�2）企事業(yè)單位客戶檔案：包括單位名稱、組織機構(gòu)代碼、稅務(wù)登記號、聯(lián)系方式、辦公地址等；

　�。�3）租賃客戶檔案：包括租賃合同、租戶姓名、聯(lián)系方式、租金繳納證明等。

　　2 、動態(tài)信息更新

　�。�1）客戶遷入、遷出信息；

　�。�2）客戶家庭成員變動信息，如婚姻狀況、子女入學(xué)等；

　　（3）客戶單位經(jīng)營情況、稅務(wù)信息等。

　　五、檔案保密與安全

　　1 、保密措施

　　（1）對客戶檔案中的個人隱私信息，如身份證號碼、聯(lián)系方式等進行嚴格保密；

　�。�2）嚴格限制檔案查閱權(quán)限，只允許授權(quán)人員進行查閱和使用；

　�。�3）加強信息系統(tǒng)的安全保護，防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取檔案信息。

　　2 、檔案安全措施

　　（1）檔案室要求嚴格控制出入口，防止非法人員進入；

　�。�2）檔案室配備專門的監(jiān)控設(shè)備，保證檔案安全；

　　（3）定期備份檔案數(shù)據(jù)，防止檔案丟失或損壞。

　　六、檔案利用與管理

　　1 、信息查詢和報表

　�。�1）客戶檔案應(yīng)提供方便快捷的查詢和統(tǒng)計功能，以滿足物業(yè)日常工作的需要；

　�。�2）定期生成客戶檔案報表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。

　　2 、客戶服務(wù)與管理

　�。�1）根據(jù)客戶檔案提供個性化的服務(wù)和管理；

　�。�2）定期與客戶進行溝通和聯(lián)系，了解客戶需求和意見；

　　（3）在重要事項變化時及時更新客戶檔案。

　　七、改進措施與建議

　　1 、不斷優(yōu)化客戶檔案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技術(shù)，實現(xiàn)客戶檔案的電子化管理；

　　3 、定期組織員工培訓(xùn)，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

　　綜上所述，物業(yè)客戶檔案管理制度的建立和實施對于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強與客戶的溝通和合作具有重要意義。只有通過完善的檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶，提升物業(yè)管理水平。八、檔案管理流程

　　為了確保物業(yè)客戶檔案管理的規(guī)范和高效，需要建立一套完整的檔案管理流程。

　　1 、檔案建立流程

　�。�1）接收客戶信息：物業(yè)管理人員應(yīng)在客戶入住物業(yè)前，要求客戶提供個人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息。

　�。�2）檔案登記：將客戶提供的信息進行歸檔，并為每個客戶分配唯一的檔案編號。

　�。�3）信息核實：核實客戶提供的信息的真實性和準確性，確保檔案信息的可靠性。

　�。�4）檔案歸類：根據(jù)檔案類型進行分類管理，如個人住戶檔案、企事業(yè)單位客戶檔案、租賃客戶檔案等。

　�。�5）檔案存儲：將客戶檔案存放在專門的檔案室中，做好防火、防潮、防盜等安全措施。

　　2 、檔案更新流程

　�。�1）定期更新：根據(jù)客戶提供的個人住戶或單位信息的變更情況，對客戶檔案進行定期更新。

　　（2）動態(tài)信息更新：包括客戶遷入、遷出信息、家庭成員變動信息等，及時更新到客戶檔案中。

　　（3）檔案查閱：對于需要查閱和使用客戶檔案的人員，需要經(jīng)過授權(quán)，并按照相關(guān)流程進行查閱，避免檔案信息泄露。

　　3 、檔案整理和清理流程

　�。�1）定期整理：定期對客戶檔案進行整理和清理，刪除過期和無效的檔案信息，保持檔案的完整和準確性。

　�。�2）檔案裝訂：對于松散的檔案文件，進行裝訂和整理，提高檔案的可讀性和保存性。

　�。�3）檔案歸檔：將整理好的客戶檔案按照規(guī)定的流程和標準進行歸檔，確保每個檔案的存放位置和狀態(tài)清晰可見。

　　4 、檔案保密和安全流程

　�。�1）保密措施：對客戶檔案中的個人隱私信息進行嚴格保密，不得泄露和濫用。

　�。�2）權(quán)限控制：對于需要查閱和使用檔案的員工，進行權(quán)限控制，確保檔案信息的安全。

　�。�3）檔案安全：加強檔案室的安全防護，限制非授權(quán)人員的進入，定期檢查檔案室的安全設(shè)施和防護措施。

　　九、檔案管理系統(tǒng)引入

　　為了提高檔案管理的效率和便利性，可以引入信息技術(shù)，實現(xiàn)客戶檔案的電子化管理。

　　1 、電子檔案建立：建立客戶檔案的電子數(shù)據(jù)庫，并將所有客戶檔案中的信息進行電子化處理，提高信息存儲和檢索的'效率。 2 、檔案管理軟件：引入專業(yè)的檔案管理軟件，實現(xiàn)對客戶檔案的全流程管理，包括檔案建立、檔案更新、檔案整理、檔案查閱等功能。

　　3 、檔案安全措施：對電子檔案進行加密和備份，確保檔案信息的安全性和完整性，防止意外丟失和損毀。

　　4 、電子檔案查詢和報表：通過電子檔案管理系統(tǒng)，可以方便快捷地進行客戶檔案的查詢和生成報表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。

　　十、員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理

　　為了提高檔案管理人員的專業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量，需要進行定期的員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理。

　　1 、培訓(xùn)內(nèi)容：包括檔案管理制度、檔案管理流程、檔案管理軟件的使用等方面的培訓(xùn)。

　　2 、質(zhì)量評估：定期評估檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行改進。

　　3 、績效考核：將檔案管理人員的檔案管理質(zhì)量和工作效率納入績效考核體系，激勵和獎勵優(yōu)秀表現(xiàn)的人員。

　　十一、總結(jié)和建議

　　物業(yè)客戶檔案管理制度的建立和實施對于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強與客戶的溝通和合作具有重要意義。通過健全的檔案管理制度，可以確保物業(yè)客戶信息的統(tǒng)一、完整和準確，提高物業(yè)服務(wù)效率和水平，提供可靠的數(shù)據(jù)參考，加強與物業(yè)客戶的溝通和合作。此外，引入信息技術(shù)，實現(xiàn)客戶檔案的電子化管理，可以進一步提高檔案管理的效率和便利性。同時，通過員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理，可以提高檔案管理人員的專業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量。在實施檔案管理制度的過程中，還應(yīng)不斷優(yōu)化流程，提高工作效率，同時保障檔案的保密和安全性。

　　綜上所述，只有通過完善的物業(yè)客戶檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶，提升物業(yè)管理水平。在未來的工作中，我們應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗，改進工作方法，進一步提高物業(yè)客戶檔案管理的水平和質(zhì)量。

物業(yè)檔案管理制度2

　　一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進行分類，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。

　　二、各類檔案資料設(shè)專柜存放保管，分類編號、編注目錄，以便查閱。

　　三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的文件，須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。

　　四、注意做好保密工作。借閱文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準。若需抄摘或復(fù)印，應(yīng)事先請示，未經(jīng)批準不提抄摘或復(fù)印。

　　五、業(yè)主檔案資料設(shè)專柜存放、保管，未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準（除本公司有關(guān)工作人員外）不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。

　　六、定時檢查、核對檔案件數(shù)，做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異�；騺G失，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，查明原因。妥善處理。

　　七、對已失去作用的.檔案資料要進行銷毀或用碎紙機處理，銷毀檔案資料要經(jīng)過認真鑒定，列出清單，送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專人監(jiān)銷，防止泄密。

物業(yè)檔案管理制度3

　　第一條總則

　　1.為規(guī)范公司檔案管理，更有效地為公司的各項工作的順利開展服務(wù)，特制定本制度。

　　2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料，包括:國家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。

　　3.公司對檔案實行集中統(tǒng)一管理。

　　第二條檔案管理架構(gòu)

　　1.公司檔案管理由辦公室主管，設(shè)立綜合檔案室。

　　2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責(zé)管理，各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。

　　3.綜合檔案室負責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。

　　第三條檔案分類:

　　1.文書類檔案

　　1)政府部門各類文件

　　2)公司對外、對內(nèi)各類正式發(fā)文

　　3)法律公文

　　4)廣告策劃文案

　　2.工程技術(shù)類

　　1)設(shè)備設(shè)施檔案

　　2)招投標檔案

　　3.財務(wù)類檔案

　　4.合同類檔案

　　5.公司各類證照

　　6.影音類文件

　　第四條歸檔工作流程

　　1.檔案工作分為八個環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、利用。

　　2.各管理處以管理項目為單位，按檔案分類要求，在第一時間將文件、證照原件整理后，負責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。

　　3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)管理處負責(zé)人審簽后，及時交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。

　　第五條歸檔要求

　　1.歸檔文件必須完整齊全。

　　2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。

　　3.檔案編目

　　1)文書類檔案:年度+(項目)部門或管理處+案卷號

　　如:20xx/市場/001

　　2)工程類檔案:年度+項目+檔案分類+案卷號

　　如:20xx/百事可樂/項目/001

　　3)財務(wù)類檔案:會計年度設(shè)置

　　4)合同類檔案:部門(項目)+合同類型+年份+案卷號

　　4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。

　　5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計算機軟盤、光盤要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):

　　1)照片、底片要求清晰完整，并附有說明文字材料，包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。

　　2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應(yīng)在盒套貼有標簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號等。

　　第六條檔案借閱、移交

　　1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準。

　　2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。

　　3.各管理處只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經(jīng)檔案主管部門負責(zé)人批準。

　　4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時，由辦公室主任負責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫清楚。

　　第七條保管和保密制度

　　1.存放檔案的`檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標識明確。

　　2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。

　　3.檔案的保密嚴格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷，防止泄密。

　　4.節(jié)假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。

　　第八條附則

　　工程檔案、財務(wù)檔案管理制度細則由部門另行制定。

物業(yè)檔案管理制度4

　　1)管理好物業(yè)工程設(shè)施時關(guān)系到物業(yè)是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業(yè)管理人員必須發(fā)掘設(shè)備潛能,做到物盡其用,充分發(fā)揮設(shè)備的使用價值。

　　2)物業(yè)工程設(shè)施須實行檔案管理制度,對設(shè)備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊,以便查考,為設(shè)備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業(yè)工程管理部建檔管理:

　　a)設(shè)備系統(tǒng)的資料,如竣工圖、構(gòu)造圖等。

　　b)設(shè)備系統(tǒng)原始發(fā)票、收據(jù)、用戶手冊以及售后服務(wù)卡等。

　　c)設(shè)備系統(tǒng)中重點部位的拍照資料及相關(guān)注釋。

　　3)建立設(shè)備管理考核制度,獎賞分明,調(diào)動員工工作積極性。

　　a)建立設(shè)備管理考核、督察制度。

　　b)對設(shè)備管理定期、不定期抽查、考核。

　　4)建立iso9001質(zhì)量管理體系:

　　a)建立機房管理制度。

　　b)建立供、配電管理制度。

　　c)建立設(shè)備維修制度。

　　d)嚴格各項管理制度,做到責(zé)任到崗、任務(wù)到人、用科學(xué)化的管理提高設(shè)備管理水平。

　　5)對于住宅小區(qū)物業(yè)工程設(shè)施管理在做到“三好、四會、五定”。

　　a)三好:即是設(shè)施要用好、修好、管理好。

　　b)四會:即是對設(shè)施使用、會保養(yǎng)、會檢查、會排除故障。

　　c)五定:即對設(shè)施進行潤滑、通風(fēng)、清潔、檢修時,做到定點、定人、定崗、定時和定責(zé)。

　　6)住宅小區(qū)工程設(shè)施在設(shè)備管理上,必須堅持安全第一,降低耗能。

　　a)遵循“安全、經(jīng)濟、;合理、實用”的原則。

　　b)盡可能采用節(jié)能、經(jīng)濟適用且品質(zhì)優(yōu)良的材料,修舊利新。

　　c)培養(yǎng)管理隊伍的創(chuàng)新精神,維護業(yè)主的`權(quán)益。

　　d)設(shè)施操作人員應(yīng)嚴格按照操作規(guī)程和制度開展工作,做好必要的防護工作。住宅小區(qū)配套設(shè)施管理最基本和最重要的要求是保證配套設(shè)施體系的安全運行,包括用戶使用安全和操作人員操作安全。

　　e)加強安全意識,防止意外發(fā)生,做好宣傳工作。

　　7)提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量。

　　a)堅持“物業(yè)管理服務(wù)第一”的意思,培養(yǎng)職業(yè)道德和責(zé)任心。

　　b)保證配套設(shè)施崗位上有專業(yè)操作人員,做到崗前培訓(xùn)、持證上崗、在崗輪訓(xùn)。

　　c)對員工做好“傳、幫、帶”工作,對設(shè)備進行現(xiàn)場操作,知道相關(guān)人員,使員工能夠適應(yīng)崗位要求。

物業(yè)檔案管理制度5

　　1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容

　　業(yè)主入伙資料

　　業(yè)戶家庭資料

　　業(yè)戶聯(lián)系電話

　　包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等。

　　業(yè)戶室內(nèi)裝修管理資料

　　包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等。

　　業(yè)戶日常維修資料

　　包括:維修、維修回訪等記錄情況。

　　業(yè)戶反饋資料

　　包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。

　　2、物業(yè)檔案管理的具體措施

　　業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

　　(1)業(yè)戶檔案的收集

　　物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對業(yè)戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內(nèi)容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行業(yè)戶一戶一檔。

　　(2)業(yè)戶權(quán)籍資料管理

　　從業(yè)戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。

　　(3)業(yè)戶檔案的'整理

　　各個業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據(jù)資料內(nèi)容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。

　　(4)業(yè)戶檔案的歸檔

　　xxx華庭住宅小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。

　　(5)檔案的利用

　　為業(yè)戶服務(wù)工作及時提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

　　(6)業(yè)戶檔案的管理

　　業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴重時追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應(yīng)防止電腦病毒侵入。

物業(yè)檔案管理制度6

　　1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。

　　2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個人人事檔案。

　　3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內(nèi)部資料要有資料登記目錄。檔案內(nèi)容必須齊全、完善。

　　4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過綜合部經(jīng)理批準,要嚴格履行借閱手續(xù),限期交回。

　　5.人事檔案內(nèi)裝材料禁止單頁借出。

物業(yè)檔案管理制度7

　　物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負責(zé)人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。

　　第一章、總則

　　檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負責(zé)檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。

　　第二章、檔案分類

　　一、綜合類

　�。ㄒ唬┕�司發(fā)起人協(xié)議書、批準公司設(shè)立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等；

　�。ǘ�）公司編文號的全部文件；

　�。ㄈ�）公司股東會、董事會、監(jiān)事會、專業(yè)委員會、總裁辦公會、業(yè)務(wù)聯(lián)席會等會議文件；

　　（四）公司大型活動策劃方案及有關(guān)資料，制訂實施的規(guī)章制度、機構(gòu)設(shè)置改變，啟用新印章的通知批復(fù)；

　�。ㄎ澹┕�司的各種請示報告及上級部門的批復(fù)；

　�。�六）集團內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件；

　�。ㄆ撸┱�府各級部門發(fā)送的文件；

　�。ò耍┕�司領(lǐng)導(dǎo)班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄；

　�。ň牛┙榻B信、信函存根、電報底稿；

　�。ㄊ�）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊；

　�。ㄊ�一）各職能部門、綜合類檔案目錄。

　　二、經(jīng)營管理類

　�。ㄒ唬└髀毮懿块T管理文件、重要資料目錄；

　�。ǘ�）公司下達的'年度考核經(jīng)濟指標及完成情況；

　�。ㄈ�）公司各部經(jīng)濟考核指標；

　�。ㄋ模┕�司和業(yè)務(wù)部門對外簽訂的協(xié)議、合同；

　�。ㄎ澹┥霞壊块T制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。

　　三、財務(wù)類

　�。ㄒ唬┠甓葘徲媹蟾妫�

　�。ǘ�）年初預(yù)算報告；

　�。ㄈ�）財務(wù)分析報告；

　�。ㄋ模┴攧�(wù)存檔資料、文件目錄。

　　四、人事類

　�。ㄒ唬┕�司領(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報及上級批復(fù)；

　�。ǘ�）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊

　�。ㄈ�）職工獎懲情況記錄；

　　（四）職工的轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料；

　　（五）勞動工資報表（年報）；

　�。�六）有關(guān)獎勵基金和福利基金的開支情況資料

　　五、行政類

　　（一）固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊報表和資料；

　�。ǘ�）基建工程的申報、批復(fù)，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內(nèi)）；

　�。ㄈ�）購買固定資產(chǎn)計劃、資料。

　　六、工程類

　　接管物業(yè)的工程資料，在退出時交還下個物業(yè)公司。

　　備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。

　　第三章、檔案保管

　　一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

　　二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

　　三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

　　四、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。

　　五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取有效措施進行處理。

　　六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統(tǒng)計。

　　第四章、檔案借閱

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負責(zé)人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。

　　三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責(zé)，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。

　　四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度，自覺辦理借閱手續(xù)，認真填寫檔案使用登記表。

　　第五章、立卷歸檔

　　一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。

　　二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務(wù)部存檔。

　　三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。

　　第六章、其他

　　一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。

　　二、檔案管理責(zé)任人必須嚴格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責(zé)任人要受到經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責(zé)任者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。

物業(yè)檔案管理制度8

　　為了加強物業(yè)檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標準化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的作用，更好地為物業(yè)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章特指定檔案管理制度。

　　1、公司應(yīng)加強對所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。

　　2、設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設(shè)備等，對物業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理。

　　3、按規(guī)定整理、保管本單位本部門形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料，并做好提供利用。

　　4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯(lián)系，并做到完整、準確、系統(tǒng)。

　　5、歸檔的文件材料應(yīng)以原件為主，復(fù)制的文件必須注明來源單位及時間，字跡工整，圖表圖像清晰。

　　6、形成物業(yè)檔案的`部門負責(zé)整理，經(jīng)檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。

　　7、物業(yè)檔案管理人員，應(yīng)建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。

　　8、物業(yè)檔案管理部門要進行物業(yè)檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。

　　9、凡需銷毀的檔案，必須經(jīng)過物業(yè)檔案所有權(quán)人，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經(jīng)相關(guān)部門批準，在指定地點銷毀。

　　10、物業(yè)管理的保管要有專用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時修復(fù)，確保物業(yè)檔案的完整與安全。

　　11、任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀物業(yè)檔案。

　　12、借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準并填寫借還檔案清單，用完后及時歸還入檔。

物業(yè)檔案管理制度9

　　1、目的

　　為了規(guī)范人事檔案管理過程，實現(xiàn)人事檔案管理統(tǒng)一標準、統(tǒng)一模式，從而提高檔案管理質(zhì)量，為人事運用提供有效參考，特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司。

　　3、原則

　　統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級保管、分級查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；

　　4、職責(zé)

　　4.1本部人力資源職能部門

　　4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經(jīng)理助理級（含）以上員工、人力資源管理人員、財務(wù)人員、（助理）秩序維護主任的人事檔案復(fù)印件。

　　4.1.2負責(zé)所保管的員工檔案的借閱、移交和銷毀工作。

　　4.1.3監(jiān)督各下屬分公司的人事檔案管理工作。

　　4.2各下屬分公司人力資源職能部門

　　4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務(wù)中心A系列員工的人事檔案。

　　4.2.2負責(zé)人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。

　　4.2.3監(jiān)督各物業(yè)服務(wù)中心的人事檔案管理工作。

　　4.3各物業(yè)服務(wù)中心

　　4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務(wù)中心B系列員工的人事檔案。

　　4.3.2負責(zé)B系列員工人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。

　　5、內(nèi)容

　　5.1人事檔案管理流程

　　5.2職位申請表、個人簡歷、員工勞動合同、勞動合同簽署聲明、體檢表、身份證、學(xué)歷和專業(yè)資質(zhì)證書、驗證證明、離職證明、規(guī)章制度培訓(xùn)確認、發(fā)放工資的銀行卡、獎懲記錄及各種簽批的人事異動、薪資、培訓(xùn)等文件。

　　5.3檔案編碼

　　5.3.1檔案編碼按服務(wù)中心、部門、員工工號進行編碼。

　　5.3.2 E—HR系統(tǒng)中的'員工工號為檔案編碼號，假如水岸新都一秩序維護員員工工號為A。00012，則此員工檔案編碼號為：“水岸新都秩序A00012”。

　　5.4檔案查閱權(quán)限

　　5.4.1物業(yè)公司總經(jīng)理、本部人力資源職能部門負責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。

　　5.4.2各分公司總經(jīng)理、人力資源部門負責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案。

　　5.4.3各服務(wù)中心負責(zé)人可查閱其下屬B系列員工的檔案。

　　5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。

　　5.5人事檔案借閱手續(xù)

　　由借閱人填寫《檔案借閱申請單》，報人力資源職能部門/分公司（服務(wù)中心）負責(zé)人核準并備案。

　　5.6檔案調(diào)動

　　跨公司調(diào)動，在接到有關(guān)通知文件后5個工作日內(nèi)，由該員工原所在公司人力資源職能部門將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調(diào)住公司人力資源職能部門簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門備存。

　　5.7離職員工檔案

　　5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開管理，按月整理統(tǒng)一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無缺，離職人員檔案不得取回。

　　5.7.2離職員工檔案滿2年后，由人事檔案管理員呈報《檔案銷毀審批表》，報人力資源職能部門負責(zé)人——人力資源職能部門分管高管——總經(jīng)理審批后，進行粉碎處理。

　　5.8嚴格人事檔案的收集、管理及保存，保持機密，檔案應(yīng)由人事管理員/主管保管。如出現(xiàn)檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負責(zé)人、分管高管的責(zé)任。

　　5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務(wù)中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進行清點再存檔。

　　5.10人事檔案的保管應(yīng)嚴格按照統(tǒng)一的歸檔標準分類，按服務(wù)中心、部門、工號分類存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規(guī)范。

　　6、附則

　　6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權(quán)歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執(zhí)行。

　　6.2附件

　　人事檔案資料封面

　　人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請表

　　人事檔案移交清單人事檔案銷毀審批表（B系列員工）

　　佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日

物業(yè)檔案管理制度10

　　美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理

　　檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分，科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對美術(shù)館的物業(yè)管理形式，做到每一項管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實記錄，計算機系統(tǒng)對原始文件資料進行管理，完善檔案管理工作，從物業(yè)管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案，配備專職檔案管理人員，建章立制，對所有檔案資料進行嚴格的、科學(xué)的、集中的.管理。

　　(一)檔案制度建立與管理

　　1、主要思路

　　檔案資料分類:依據(jù)美術(shù)館的具體情況，管理特點略有增減、各有側(cè)重。在管理過程中，注重對原有資料的整理，找到過往管理中存在的缺陷和不足，并進行重新的分類和補充，使其符合對美術(shù)館細致管理的需求。

　　檔案建立抓住重新接管這一契機，整理住戶全面的原始資料，并對陳舊部分進行及時的修正，最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況，作為分戶管理的檔案基礎(chǔ)，以方便接管后日常管理。

　　檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重，互相補充，形成美術(shù)館管理的無盲點網(wǎng)絡(luò)。

　　區(qū)內(nèi)各項管理工作必須建立檔案資料，依照'采取的管理方式'中制定的規(guī)范程序，逐一建檔，形成標準化、制度化的檔案管理體系。

　　2、建立檔案、資料的分類檢索

　　1)業(yè)主提供的資料

　　a、項目批準文件

　　b、用地批準文件

　　c、建筑執(zhí)照

　　d、拆遷安置資料

　　2)技術(shù)資料

　　a.總平面圖

　　b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

　　c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

　　d.地質(zhì)勘測報告

　　e.工程合同開

　　f.竣工報告

　　g.工程預(yù)決算

　　h.圖紙會審記錄

　　i.工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

　　j.隱蔽工程驗收簽證

　　k.沉降觀察記錄

　　l.竣工驗收證明書

　　m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

　　n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

　　o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗合格證書

　　p.砂漿、混凝土試塊試壓報告

　　q.供水的試壓報告

　　r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料

　　s.其他技術(shù)資料

　　3)管理處建立的資料

　　a.住宅區(qū)基本資料

　　b.住宅區(qū)分區(qū)資料

　　c.商業(yè)網(wǎng)點資料

　　d.娛樂設(shè)施資料

　　4)住戶資料

　　a.住戶入住資料

　　入住通知書

　　入住協(xié)議書

　　b.家庭人員檔案

　　住戶情況登記表

　　(二)管理處各項管理制度目錄

　　序號文件名稱文件編碼

　　1管理處內(nèi)部崗位設(shè)置、標準xx.00.01

　　2職業(yè)安全健康職責(zé)xx.00.02

　　3物料管理辦法xx.00.03

　　4停電停水應(yīng)急預(yù)案xx.00.04

　　5水浸應(yīng)急預(yù)案xx.00.05

　　6治安應(yīng)急預(yù)案xx.00.06

　　7文件質(zhì)量記錄管理辦法xx.00.07

　　8犬類管理辦法xx.00.08

　　9保安崗位架構(gòu)圖xx.01.01

　　10保安運作規(guī)程xx.01.02

　　11人員出入管理辦法xx.01.03

　　12監(jiān)控中心管理辦法xx.01.04

　　13車輛管理辦法xx.01.05

　　14保安崗位操作規(guī)程xx.01.06

　　15安保崗位標準xx.01.07

　　16燃放煙花爆竹管理規(guī)定xx.01.08

　　17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程xx.02.01

　　18綠化(地)養(yǎng)護監(jiān)管規(guī)程xx.03.01

　　19消防安全管理辦法xx.04.01

　　20火警應(yīng)急預(yù)案xx.04.02

　　21消防設(shè)備(設(shè)施)運行管理辦法xx.04.03

　　22消防設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.04.04

　　23消防管理制度xx.04.05

　　24消防設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.06

　　25弱電設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)定xx.04.07

　　26弱電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.04.08

　　27弱電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.09

　　28弱電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.04.10

　　29電梯設(shè)備監(jiān)管辦法xx.05.01

　　30電梯故障緊急預(yù)案xx.05.02

　　31供配電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.06.01

　　32供配電設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程xx.06.02

　　33供配電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.06.03

　　34供配電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.06.04

　　35電工安全操作守則xx.06.05

　　36給排水設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.07.01

　　37給排水設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程xx.07.02

　　38給排水設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.07.03

　　39給排水設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.07.04

　　40管道維修工作規(guī)程xx.07.05

　　41房屋設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.09.01

　　42房屋設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程xx.09.02

　　43房屋設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.09.03

　　44房屋設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.04

　　45房屋、設(shè)備設(shè)施巡視內(nèi)容與要求xx.09.05

　　46設(shè)備完好率標準xx.09.06

　　47房屋、設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.07

　　48服務(wù)供方質(zhì)量監(jiān)管規(guī)程xx.10.01

　　49雨

　　天防滑管理辦法xx.10.02

　　50業(yè)戶管理辦法xx.11.01

物業(yè)檔案管理制度11

　　一.物業(yè)管理檔案建立與管理規(guī)定:

　　1.項目的檔案資料規(guī)定由管理處總物業(yè)經(jīng)理負責(zé)監(jiān)督保管,由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關(guān)物業(yè)驗收檔案、圖則、業(yè)主及用戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理許可,他人不得動用。

　　3.物業(yè)檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4.物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5.物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經(jīng)理調(diào)職、離任時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)確認后方可離任。

　　6.物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要傳閱、復(fù)印專管部分檔案資料的.,需經(jīng)物業(yè)總物業(yè)經(jīng)理書面確認,如有違反的做泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符合要求的保管責(zé)任人將做適當處分。

　　9.物業(yè)檔案資料因保管不當而導(dǎo)致遺失、泄密的,對物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)和公司利益的,管理處將視情節(jié)輕重追究當事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

物業(yè)檔案管理制度12

　　一、檔案管理總則

　　1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經(jīng)營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。

　　2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實加強領(lǐng)導(dǎo),部門負責(zé)人為本部門檔案第一負責(zé)人。

　　3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門的檔案,以維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全有效利用。

　　二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)

　　1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門,根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):

　�、僦贫ü�司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;

　�、趯Ω鞑块T的檔案管理工作進行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強檔案管理意識;

　�、劢M織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員;

　　④負責(zé)公司級檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;

　　2、部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點,設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進行檔案管理;各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責(zé)本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點,其基本職責(zé):

　�、儇瀼貓�(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門檔案工作各項實施細則;

　　②負責(zé)收集本部門內(nèi)的檔案材料,并進行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項工作提供服務(wù);

　�、墼陧椖拷Y(jié)束或特定時期向公司檔案室移交檔案。

　　三、公司檔案歸檔范圍和要求

　　1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。

　　2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結(jié)束或特定時期向總辦移交;

　　3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務(wù)資料由財務(wù)部根據(jù)國家財政部的有關(guān)政策歸檔和保管;

　　4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;

　　5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。

　　四、檔案的管理

　　1、檔案管理員對接受的檔案應(yīng)及時進行分類、編號并進行電腦錄入;

　　2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當?shù)臏亍�濕�?并應(yīng)有防火、防蟲、防盜等措施。

　　3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對檔案進行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時報告本部門領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補救措施,以減少檔案的損失;

　　4、檔案管理部門應(yīng)建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記;

　　5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的`檔案,并及時與總辦檔案管理員對接;

　　6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;

　　7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時間;

　　8、部門撤消或變動,以及項目結(jié)束時,應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴格按類別、目錄順序?qū)μ柸胱�排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);

　　9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;

　　10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。

　　五、檔案的利用

　　1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項目開發(fā)和管理中的作用;

　　2、凡借閱檔案的人員,必須愛護檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時追查責(zé)任。

　　六、檔案的銷毀

　　1、任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。

　　2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準,一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準。

　　3、經(jīng)批準銷毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認真填寫銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。

　　七、附則

　　1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。

　　2、各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實施細則,報總辦備案;

　　3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。

　　4、對檔案管理工作每半年進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補救措施。

　　八、項目圖紙移交規(guī)定

　　1、針對地產(chǎn)公司開發(fā)的新項目,在正式出施工圖時給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負責(zé)保管。

　　2、工程竣工驗收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認。

　　3、服務(wù)中心成立后,項目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進行管理。

　　九、檔案管理流程圖:

　　1、項目資料:

　　相關(guān)部門分類整理

　　列出清單

　　部門經(jīng)理審查簽字

　　項目結(jié)束后移交公司檔案員

　　檔案管理員歸類、編目組卷

　　建立電子檔案

　　2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物:

　　3、檔案借閱

　　填借閱申請單

　　總辦審批

　　登記借閱

　　按時歸檔:

物業(yè)檔案管理制度13

　　一、檔案分類

　　1、一般文檔:

　�、偃肆�資源工作中形成的臺帳、報告，以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料，由經(jīng)辦人保存，年終根據(jù)內(nèi)容價值酌情歸檔。

　�、诳傓k正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等，除保密薪資文件外，均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔，年終按內(nèi)容類型、成文時間編號裝訂成冊。

　�、弁獠课募�包括國家和市政府有關(guān)部門(勞動人事部門)的發(fā)文、社會公開資訊等，應(yīng)作為公開業(yè)務(wù)資料共享。

　　2、人事檔案

　�、偃耸聶n案:員工進入公司后相關(guān)人事檔案材料。

　�、趩T工人事檔案:員工進入公司后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件等備查資料。

　　二、檔案管理規(guī)定

　　1、人事檔案管理

　�、倏傓k負責(zé)公司員工人事檔案的管理;

　�、诳傓k在員工入職當天建立員工人事檔案;

　�、蹎T工離職，辦理相關(guān)手續(xù)后，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;

　　④人事檔案管理應(yīng)嚴格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定，查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)總辦主任批準，并辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

　　2、人事檔案建立

　�、賳T工人事檔案是公司為每個員工建立的內(nèi)部人事檔案。凡進入公司工作的'員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等材料。

　　②員工在入職前，需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、身份證復(fù)印件、職業(yè)技能證書復(fù)印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專人負責(zé)，連同求職申請表歸檔保存。

　　③員工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。

　�、軉T工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓(xùn)、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。

　　⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含秘密內(nèi)容，總辦員工、各部門負責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。

　　三、附則

　　1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用，由總辦負責(zé)統(tǒng)一管理。

　　2、其他各部門人員應(yīng)積極配合總辦，做好檔案管理工作。

物業(yè)檔案管理制度14

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類別與形式

　　公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

　　2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等

　　3.公司管理制度:公司運營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

　　4.公司財務(wù)資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等

　　6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等

　　7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等

　　8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等

　　9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的`往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等

　　10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等

　　11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等

　　12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。

物業(yè)檔案管理制度15

　　一、總則

　　（一）為全面增強本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標準化，特擬訂本制度。

　�。ǘ�）本制度所指的檔案資料是指企業(yè)及部下客戶服務(wù)部門建立以來，在經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶資料以及音像、圖表等檔案資料。

　　（三）檔案資料工作的基來源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　　（四）企業(yè)檔案采納分級管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶服務(wù)中心詳細負責(zé)管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心均需建立獨立的檔案室。

　�。ㄎ澹┪飿I(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專責(zé)人員，部下的各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實質(zhì)狀況，可指定專人負責(zé)也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　�。�六）物業(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。

　　2.文件、公文、工作計劃、上司來文以及國家與當?shù)赜嘘P(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密

　　關(guān)系或由企業(yè)肩負有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件。

　　3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)備等方面及自然災(zāi)禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過和辦理過程記錄及有關(guān)資料。

　　4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門對企業(yè)進行檢查的書

　　面及取證資料以及企業(yè)固定財產(chǎn)有關(guān)資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實質(zhì)工作中，實物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交

　　企業(yè)檔案管理部門，自行保留時要注意保護完好性。

　　7.榮譽類檔案等其余各樣檔案資料。

　　（七）各客戶服務(wù)中心管理自己樓盤、業(yè)主和經(jīng)營有關(guān)的檔案和

　　資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.客戶服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。

　　2.小區(qū)基本狀況資料。

　�。�1）房產(chǎn)資料包含房子、設(shè)備及其附著物清單及表格等。

　　（2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿狀況、接收文件。

　�。�3）技術(shù)資料包含工程預(yù)決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設(shè)備使用技術(shù)資料。

　　3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業(yè)戶資料一定妥當保留并實時更新。

　　4.平時管理服務(wù)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　�。�1）人事管理有關(guān)資料�？蛻舴�務(wù)中心人員的招聘、培訓(xùn)、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱等文件。

　�。�2）各部門平時的值班記錄，各樣來往信函，各樣內(nèi)部通啟等文書資料。

　�。�3）設(shè)備檔案管理，包含設(shè)備的標記、設(shè)備臺賬和設(shè)備資料等。

　�。�4）物業(yè)經(jīng)營管理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件等。

　�。�5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權(quán)屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉(zhuǎn)）租文件、拜托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。

　　（6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構(gòu)造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。

　　（7）各客戶服務(wù)中心或個人參加各樣活動的資料。

　　5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　　（八）資料移交前管理。

　　1.各客戶服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員負責(zé)存檔管理。

　　2.各客戶服務(wù)中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內(nèi)，保證檔案資料的完滿。

　　3.各客戶服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻次和保密程度進行分類寄存。

　�。ň牛�檔案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。

　　2.進行移交時，物業(yè)企業(yè)須認真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。

　　3.移交清單調(diào)式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶服務(wù)中心交接人各保存一份。

　　4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調(diào)離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　�。ㄊ�）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心需依據(jù)本管理方法的.歸檔范圍、歸檔日期實時、正確、規(guī)范地進行歸檔。

　　2.將需要歸檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進行采集，歸檔模卷要進行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時復(fù)印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復(fù)印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊備完好。

　　5.實物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件資料，并保留。

　�。ㄊ�一）歸檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負責(zé)檢查、督查、指導(dǎo)并查核各客戶服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計匯總各客戶服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務(wù)中心檔案的歸檔工作進行實地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進行檔案資料借閱使用時，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復(fù)印。

　�。ㄊ�三）檔案資料借閱的有關(guān)規(guī)定。

　　1.借閱的檔案資料一定準時送還，并實時辦理清戶手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對有關(guān)責(zé)任人進行瀆職問責(zé)辦理，在借閱時期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的重要程度進行相應(yīng)的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標記等。

　　3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復(fù)制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進行審察和查對。

　　4.實物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復(fù)印件供給利用。

　�。ㄊ�四）要注意保護業(yè)主和住戶的個人信息，業(yè)主個人信息檔案在有關(guān)客戶服務(wù)中心的檔案庫中，如需調(diào)用含有業(yè)主個人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶服務(wù)中心負責(zé)人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　�。ㄊ�五）物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實質(zhì)狀況設(shè)置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫房要相對獨立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內(nèi)和庫房鄰近嚴禁擱置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標示嚴禁煙火標記。

　　2.庫房內(nèi)全力按分類設(shè)置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資

　　料寄存地點索引。

　�。ㄊ�七）檔案資料統(tǒng)計，詳細要求以下

　　1.物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進行統(tǒng)計。

　　2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計結(jié)果報物業(yè)企業(yè)負責(zé)人，部下各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計結(jié)果報給客戶服務(wù)部負責(zé)人。

　　3.統(tǒng)計工作一定做到腳踏實地，照實反應(yīng)狀況，務(wù)必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實質(zhì)。

　　（十八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)判定和贊同，任何人不得私自銷毀。

　　2.經(jīng)判定后仍沒法確立其保留價值的檔案資料，應(yīng)持續(xù)保留至次年再進行判定。

　　3.技術(shù)檔案資料鑒準時，需附帶工程技術(shù)部門的專業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷毀。

　　1.經(jīng)判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負責(zé)人妥當辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。

　　2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人應(yīng)認真復(fù)核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人在銷毀清冊上署名。

　　3.檔案資料管理員應(yīng)實時做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。

　　七、獎罰

　�。ǘ�十）企業(yè)依據(jù)每年查核結(jié)果，關(guān)于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或許進步特別突出的部門和個人賜予相應(yīng)表彰或獎賞等。

　�。ǘ�十一）關(guān)于工作不負責(zé)，未認真貫徹執(zhí)行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對檔案管理的詳細工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行處罰。

　�。ǘ�十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫、復(fù)制與轉(zhuǎn)借別人等狀況，將依據(jù)情節(jié)嚴重程度，賜予相應(yīng)的處罰。

　　八、附則

　�。ǘ�十三）本管理制度由企業(yè)客戶服務(wù)部訂正，自覺布之日起實行。

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