企業(yè)合同檔案管理辦法

企業(yè)合同檔案管理辦法

為進(jìn)一步規(guī)范合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)

公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本辦法。 三、合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以產(chǎn)品類別結(jié)合簽署日期年月份進(jìn)行分類編號(hào)。 2、合同編號(hào)規(guī)則：產(chǎn)品名稱首字母－合同簽署年、月份（六位）－順序號(hào)（三位）。示例：JYJT－201102－001（絕緣接頭2011年2月份第1號(hào)合同）

3 凡以單位名義簽訂的合同，均應(yīng)由合同管理人員依照本辦法建立合同臺(tái)賬，并向市場部部備案。

4、各相關(guān)部門和總經(jīng)理依其職能對(duì)合同訂立、履行、變更、解除全過程進(jìn)行監(jiān)察、審計(jì)。

6、 合同承辦部門和市場部應(yīng)分別建立合同臺(tái)賬，實(shí)行履行跟蹤報(bào)告責(zé)任制，合同履行及原始資料必須由市場部保管，承辦部門只留存影印件。

7、合同臺(tái)賬采用表格式，一份合同填寫一張表格，建立一份檔案。 8、 合同臺(tái)帳應(yīng)包括以下內(nèi)容： （1）合同名稱； （2）合同主體；

（2）合同內(nèi)容（含標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款或者酬金、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法及其他須注明的事項(xiàng)）；

（4）合同履行情況（有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時(shí)間）；

（5）合同所附資料；

（7）其他應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。

7、保存的合同文檔每年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任；對(duì)超過兩年以上（包含本數(shù)）的已履行完畢的合同協(xié)議，由市場部甄別并予以歸案。

8、市場部要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單，以有效開展合同文檔的查詢、利于工作。 9、各部門員工可在市場部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須進(jìn)行登記，方可在市場部辦理相關(guān)借閱手

http://www.shangyepx.com/news/55C9EF1DAEEE9199.htmL 續(xù)，以復(fù)印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

12、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

13、已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款時(shí)間，并交予財(cái)務(wù)部及時(shí)催款。

四、合同文檔的移交

1、各部門在正式簽署合同后，須在一周內(nèi)將合同正本原件移交市場部存檔。

2、 移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整，必須層次

分明，符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更，則合同編號(hào)不予改變。 3、合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清單并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方可完成交接手續(xù)。

市場部

后附：1、各產(chǎn)品合同編號(hào) 2、合同檔案移交清單 3、企業(yè)合同管理臺(tái)賬一 4、企業(yè)合同管理臺(tái)賬二

2012年05月14日

各產(chǎn)品編號(hào)（名稱首字母）

合同檔案移交清單

企 業(yè) 合 同 管 理 臺(tái) 賬（一）

企業(yè)合同管理臺(tái)賬（二）

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