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會中工作
本文講述的是日常工作會議主要流程之二：會中工作。提到了會中工作所要注意的幾個事項，詳請請閱讀本文。1．會議簽到
按會議簽到工作的基本要求完成會議的簽到工作。
為了隨時掌握報到人數(shù)，要認(rèn)真做好簽到工作。
秘書人員在會議召開前應(yīng)準(zhǔn)備好簽到所需的用品。目前，簽到的方式主要有兩種。
1)簿式簽到
簿式簽到是指與會人員到會時，在簽到簿上簽上自己的姓名、單位、職務(wù)等內(nèi)容，以表示到會。簿式簽到方式簡便易行，但容易在會場門口造成擁擠現(xiàn)象。因此，簿式簽到方式比較適合于小型會議或慶典性會議。
2)卡片式簽到
卡片式簽到又可以分為兩種：一種是將預(yù)先印制好的卡片(相當(dāng)于入場券)提前發(fā)給與會者，入場時，交出一張即可；另一種是磁卡簽到，即與會者進(jìn)入會場時，手持事先領(lǐng)取的磁卡，送進(jìn)電子簽到機(jī)里，簽到機(jī)便即時將其姓名、號碼等內(nèi)容輸入計算機(jī)，與會者入場完畢后，簽到情況便立即在計算機(jī)屏幕上顯示出來�？ㄆ胶灥椒绞竭m用于較大型會議。
2．協(xié)助正確使用會場設(shè)備并發(fā)放會議用品
會場內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。秘書人員應(yīng)當(dāng)會使用錄音、攝像等設(shè)備，秘書人員還應(yīng)提供會場用品，包括發(fā)放會議所需文具，隨時提供主席臺與會場人員飲用的茶水、飲料等。
3．協(xié)助完成與會人員的食宿安排
與會者食宿問題是會議召開期間會場外服務(wù)工作中最重要的工作，因此必須非常重視。雖然在會議召開前食宿工作都已準(zhǔn)備就緒，但與會人員到會后，仍然會對食宿問題提出一些具體的要求和意見，秘書人員應(yīng)當(dāng)虛心聽取這些意見，盡可能滿足與會者的要求，做到主動熱情服務(wù)。例如，有的與會者由于種種原因提出調(diào)整房間的要求，秘書人員應(yīng)盡量給以調(diào)換，實在做不到的，也應(yīng)耐心給予解釋，并表示歉意；有的與會者可能對飲食不習(xí)慣而提出意見，也應(yīng)盡量改進(jìn)�？傊�，應(yīng)盡量采納合理的意見要求，并給以滿足。
4．會議記錄
1)為會議記錄做好準(zhǔn)備工作
作為一個秘書，應(yīng)在會議期間做好記錄和筆記，擔(dān)任好會議的記錄員。會議記錄員應(yīng)協(xié)助主持人進(jìn)行會議的籌劃和安排工作。正式會議的記錄是會議進(jìn)程的原始記錄，是具有法律效力的檔案，因此，務(wù)必準(zhǔn)確、完整和條理清楚。
(1)準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。
(2)準(zhǔn)備好錄音機(jī)和足夠的磁帶來補(bǔ)充手工記錄。
(3)要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料文件，需要核對相關(guān)數(shù)據(jù)和事實時隨時使用。
(4)提前到達(dá)會場，了解與會人員的座位圖，便于識別會議上的發(fā)言者。
(5)在利用錄音機(jī)的同時必須手工記錄，這樣可以防止錄音機(jī)中途出故障。
2)會議記錄的內(nèi)容
(1)會議描述。包括會議類型、時間、日期、地點。
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