會議組織工作應(yīng)注意的事項

    會議組織工作是會議召開的重要環(huán)節(jié)，很多小細節(jié)都體現(xiàn)在會議組織上邊，因此在做會議組織工作時應(yīng)注意的事項有以下幾點：

     一、開會之前要深入考慮召開會議的目的，準備好會議上報告、提問、調(diào)查或討論的綱目。

     二、要根據(jù)會議內(nèi)容、性質(zhì)與需要物選定參加會議的人員名單。參加會議人數(shù)的多少，應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容和會議預(yù)期效果、場地條件而定。為深入探討一些問題而開的會議，人數(shù)可少些。調(diào)查情況、紀念及宣傳性的會議，人數(shù)可多些。

     三、為使會議開得有成效，根據(jù)會議內(nèi)容，會前應(yīng)考慮一些人重點發(fā)言，并在發(fā)言上做一些重點分工。

     四、盡可能了解與會人員情況，在會議休會期間，組織一些聯(lián)誼活動，增進了解，加深感情。會議結(jié)束后，應(yīng)繼續(xù)與會議人員保持一定的聯(lián)系，以備需要時，可以進行合作。

     五、根據(jù)會議的安排，確定會議的地址，安排好主會場和分組討論的.地點。住宿會議還應(yīng)安排好房間，落實食宿各項問題。

     六、根據(jù)會議的時間安排，發(fā)出會議通知，會議通知應(yīng)及早，內(nèi)容要明確、具體，如報到日期、地點、會議期限、日程、會議議題，需帶的票證和物品等。

     七、會議開始后，及時掌握會議的動態(tài)，對會議的進展情況進行搜集整理，還要注意安排好會議期間的記錄人員。

     八、會議結(jié)束之前，聯(lián)系好會議人員返回的車票、機票，力爭將食宿費等盡早結(jié)算清楚。

     九、會議結(jié)束后，要對會議的各類文件材料做好善后工作，需發(fā)簡報或文件的應(yīng)從速擬發(fā)。各類記錄、發(fā)言稿、原始材料等，應(yīng)立案存檔。

     十、注意合理安排會議日程，適當安排一些娛樂體育活動，以減輕與會者疲勞，活躍會議氣氛。

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