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企業(yè)如何成功召開年終總結(jié)大會(huì)
一、召開年終總結(jié)大會(huì)的目的、意義以及價(jià)值
1.深刻總結(jié)和分析一年來(lái)的得與失。平日里的我們非常忙碌，很少有時(shí)間靜下心來(lái)做出適當(dāng)?shù)淖晕曳词�，到了年底，就非常有必要進(jìn)行一些總結(jié)。
2.營(yíng)造輕松、愉悅、“快樂(lè)一家親”的氛圍。經(jīng)過(guò)一年的忙忙碌碌，大家在身心上都會(huì)有疲憊，適當(dāng)?shù)淖鰝�(gè)放松，從戰(zhàn)場(chǎng)上“槍林彈雨”的感覺轉(zhuǎn)化為家庭里“和風(fēng)細(xì)雨”的溫馨，頗有必要。
3.獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)、鞭策后進(jìn)。既然是年終會(huì)，免不了要進(jìn)行表彰，主要目的也是起到激勵(lì)的作用，促進(jìn)整個(gè)團(tuán)隊(duì)積極向上、努力進(jìn)取。
4.指明公司未來(lái)發(fā)展方向。作為公司層面，需要對(duì)即將到來(lái)的一年做出全盤規(guī)劃，并且要明確、清晰長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)和方向，讓團(tuán)隊(duì)成員看到希望，且愿意為之奮斗。
5.共同充電提高。在這樣一個(gè)重要的會(huì)議上，針對(duì)我們所需要的知識(shí)和技能再次進(jìn)行提煉、研討、培訓(xùn)，鼓舞士氣的同時(shí)強(qiáng)化態(tài)度和能力，也是必須的。
二、年終總結(jié)大會(huì)常見的形式
1.聚餐。這是較為普遍亦是比較沒有創(chuàng)意的形式，錢也不少花，但實(shí)際取得的成效并不明顯。
2.KTV。這種形式也較為常見，但是會(huì)造成參與度的打折，畢竟不是每個(gè)人的歌唱得都非常優(yōu)秀，況且還有人不會(huì)唱歌。
3.晚會(huì)。，再搞點(diǎn)抽獎(jiǎng)加強(qiáng)效果，是一種常用的方式。
4.運(yùn)動(dòng)會(huì)。如果公司人員足夠多（通常要超過(guò)100人），這種形式也是非常不錯(cuò)的選擇。
5.旅游。很多公司會(huì)在業(yè)績(jī)表現(xiàn)不錯(cuò)的前提下出點(diǎn)血本組織大家一起旅游，但這個(gè)需要在地區(qū)選擇上注意，才會(huì)讓大家都有興趣。
6.集體活動(dòng)年會(huì)。一般包括組織戶外拓展訓(xùn)練、燒烤、野炊、露營(yíng)或者純粹找個(gè)遠(yuǎn)離鬧市的地方打牌、游泳、泡溫泉等等。當(dāng)然，這些形式里面都會(huì)包含固有的內(nèi)容：年度總結(jié)、表彰、節(jié)目表演、抽獎(jiǎng)、做規(guī)劃甚至培訓(xùn)等等
三、成功組織年終總結(jié)大會(huì)的基本原則
1.要有新鮮創(chuàng)意。充分發(fā)揚(yáng)“沒創(chuàng)意、毋寧死”的精神，先明確在這個(gè)會(huì)議上必須做什么，其他的就看你的發(fā)揮了。案例：某公司年會(huì)，我們根據(jù)公司特點(diǎn)和往年的經(jīng)歷，特意在細(xì)節(jié)上做出了微創(chuàng)新，我們要求老總扮可愛在會(huì)場(chǎng)門口迎接員工；會(huì)議通知也改成電子郵件、QQ群、紙質(zhì)信函同時(shí)通知；特意在辦公室做了大幅海報(bào)營(yíng)造氣氛；要求每人準(zhǔn)備禮物互送；年會(huì)開始前就已經(jīng)送出神秘禮物。這些創(chuàng)意都是比較有意思的，也是大家愿意接納的。
2.低成本、高滿意度。這一點(diǎn)尤其重要，一定要相信年會(huì)最重要的是氛圍，而氛圍的營(yíng)造往往跟金錢的投入是不成正比的，因?yàn)榉諊怯谩靶摹睂?shí)現(xiàn)的。并不是說(shuō)不花錢，而是低成本。
3.照顧到全公司所有人。很多人往往會(huì)忽視這一點(diǎn)，只是把業(yè)績(jī)好的員工和部門領(lǐng)導(dǎo)捧得高高的，讓其他員工和部門作陪襯。照顧到所有人的意思是：首先要讓每個(gè)人都能夠參與進(jìn)來(lái)，不論業(yè)績(jī)好壞都是自己人，就像不論混的好壞都是自己家里人，決不允許任何一個(gè)員工被冷落；其次要考慮到每個(gè)人的個(gè)性和特長(zhǎng)，讓他們可以施展的更好；最后，最好把與這個(gè)人有關(guān)聯(lián)的人，比如TA的家人也請(qǐng)到這個(gè)會(huì)議上來(lái)；這樣才會(huì)真正把會(huì)開出“公司是個(gè)大家庭”的氣氛。案例：在為某公司策劃年會(huì)時(shí)，我們特意將員工資料查了個(gè)底朝天，目的是找出一些策劃點(diǎn)，其中了解到年內(nèi)有幾對(duì)喜結(jié)連理的，有幾對(duì)喜得貴子的，基于這些，我們特意安排了“溫馨家庭”的環(huán)節(jié)，偷偷的將邀請(qǐng)函發(fā)送至另一半的手中，還準(zhǔn)備了禮物相贈(zèng)，著實(shí)感動(dòng)天、感動(dòng)地、感動(dòng)全中國(guó)��！
4.特殊目的或目標(biāo)。意思是今年的年會(huì)跟往年相比是否需要達(dá)成一些特殊的目的，比如：直接把明年的目標(biāo)清晰并且分解了，或者邀請(qǐng)一些顧客參加會(huì)議并產(chǎn)生一些銷售等諸如此類。案例：某公司想在來(lái)年做一些慈善活動(dòng)，但希望在年會(huì)上有所體現(xiàn)，我們策劃的時(shí)候就把這個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)成現(xiàn)場(chǎng)播放慈善視頻、現(xiàn)場(chǎng)連線捐助對(duì)象、訴說(shuō)身邊慈善義舉等流程，讓大家都能主動(dòng)響應(yīng)公司號(hào)召而不是被動(dòng)接受。
四、成功組織年終總結(jié)大會(huì)的注意事項(xiàng)
1.會(huì)議流程和內(nèi)容要搞得神神秘秘，讓員工忍不住想要探秘。既不是完全保密，又不能全盤泄漏。要像比基尼的泳裝，“掩蓋重點(diǎn)、展現(xiàn)誘惑”，時(shí)不時(shí)透露出一點(diǎn)消息，但又絕不深談。要讓全公司員工從知道公司要開這個(gè)會(huì)開始，就對(duì)會(huì)議內(nèi)容充滿好奇心。讓大家既搞不清到底要怎么開，又有強(qiáng)烈的興趣想?yún)⑴c進(jìn)來(lái)。如果不是老板本人策劃的，策劃人甚至連老板都無(wú)需通知具體細(xì)節(jié)。
2.開場(chǎng)先聲奪人。好萊塢講究要讓觀眾“三分鐘入戲”，其實(shí)就是要先聲奪人，一開場(chǎng)就整點(diǎn)新鮮刺激的節(jié)目和環(huán)節(jié)震場(chǎng)。
3.杜絕陳詞濫調(diào)。決不允許拿日常顧客聯(lián)誼會(huì)的一套老把戲來(lái)糊弄自己人，不論流程安排，還是主持人的服飾，都要與銷售會(huì)劃清界限。尤其是主持人的語(yǔ)言，要符合年輕人特點(diǎn)，緊跟時(shí)代潮流，詼諧幽默，妙趣橫生，符合員工口味。案例：這里提供一篇比較富有創(chuàng)意的年會(huì)通知，大家來(lái)評(píng)價(jià)一下是否足夠吸引人？需要說(shuō)明的是：年會(huì)通知需要根據(jù)會(huì)議本身的風(fēng)格來(lái)定，切莫照搬。
4.組織分工一定要清晰且明確。一場(chǎng)成功的會(huì)議，除了好的點(diǎn)子和策劃之外，我認(rèn)為最重要的就是資源整合了，這個(gè)資源整合包括人員調(diào)動(dòng)和分配，費(fèi)用支出等，人員調(diào)配是重中之重，畢竟我們是團(tuán)隊(duì)工作，單靠一個(gè)人搞不定所有事，務(wù)必需要團(tuán)隊(duì)其他成員參與和支持。創(chuàng)意不需要征求所有人同意或者提一些亂七八糟的意見，知道的人越少越好；但是，你要讓他們認(rèn)可你的創(chuàng)意和想法，進(jìn)而愿意支持你的工作，并且和你一切對(duì)會(huì)議負(fù)責(zé)。
5.按部就班制訂和實(shí)施會(huì)議進(jìn)程、考核到位才能配合到位。成功的會(huì)議通常都是每一個(gè)環(huán)節(jié)僅僅相扣的，從準(zhǔn)備、策劃、分工、執(zhí)行到最后掃尾，這是個(gè)“慢工出細(xì)活”的工作，最怕“東一榔頭西一棒子”的，其實(shí)任何會(huì)議的組織都是這樣的，作為組織者，你一定要監(jiān)督、掌控好每一個(gè)環(huán)節(jié)，按部就班。具體操作時(shí)，一定要實(shí)現(xiàn)召開會(huì)議籌備會(huì)，制定會(huì)議流程節(jié)點(diǎn)控制表，責(zé)任落實(shí)到人，檢查到位，獎(jiǎng)懲到位。人們不會(huì)做你希望他去做的，只會(huì)做你檢查他去做的�？己霜�(jiǎng)懲到位，工作才不會(huì)掉鏈子，才會(huì)配合到位。會(huì)前哪怕再忙，也要把會(huì)務(wù)人員集中到一起，開一個(gè)流程梳理會(huì)，把流程簡(jiǎn)單演練、模擬一遍，預(yù)先計(jì)劃出應(yīng)對(duì)突發(fā)時(shí)間的對(duì)策，保證會(huì)議過(guò)程穩(wěn)定流暢。
五、成功組織年終總結(jié)大會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)步驟
第一步、總結(jié)過(guò)去、分析需求。畢竟是年末的內(nèi)部標(biāo)志性會(huì)議，會(huì)議本身承載著一定的份量，不能隨便搞搞，我的觀點(diǎn)是：隨便搞搞，不如不搞！所以，在籌劃之初，要把核心成員或者全體人員集中起來(lái)，先來(lái)個(gè)會(huì)前會(huì)，除了總結(jié)一
下今年的工作以外，也談?wù)剬?duì)未來(lái)的期許，不一定要談年會(huì)怎么開，大家都暢所欲言，你就心里有數(shù)了。
第二步、確定基調(diào)。如果你已經(jīng)做到心中有數(shù)了，先不要?jiǎng)庸P寫策劃，先把基調(diào)定下來(lái)，基調(diào)的意思是：會(huì)議本身需要營(yíng)造的氛圍是什么情調(diào)，是團(tuán)結(jié)緊張，還是嚴(yán)肅活潑；是自由揮灑，還是稍加拘束；是大唱高調(diào)，還是務(wù)實(shí)穩(wěn)健。只有基調(diào)定下了，你才知道往哪個(gè)方向策劃，采用什么創(chuàng)意。能夠得到什么感受，讓公司能獲取什么進(jìn)步。只有目標(biāo)明確了，你才能夠知道會(huì)議的環(huán)節(jié)應(yīng)該如何設(shè)計(jì)和搭配。
第三步、先定框架、再定流程。接下來(lái)就要?jiǎng)庸P把大概的框架和流程勾勒出來(lái)，包括年會(huì)本身要持續(xù)的時(shí)間、做不可的元素和事情有哪些、有哪些環(huán)節(jié)要在流程中體現(xiàn)。這個(gè)步驟不是讓你確定什么主持人、節(jié)目甚至舉辦地點(diǎn)什么的，只需要大概的框架和流程，就像畫畫一樣，先構(gòu)圖、勾圖、然后才是畫畫。
第四步、提前動(dòng)員、到這個(gè)階段，你需要發(fā)揮影響力去協(xié)調(diào)人員，把你想要他們參與籌備的人員請(qǐng)過(guò)來(lái)把工作大概分配一下，包括：誰(shuí)負(fù)責(zé)后勤、誰(shuí)負(fù)責(zé)物料道具、誰(shuí)負(fù)責(zé)場(chǎng)地、誰(shuí)負(fù)責(zé)節(jié)目、誰(shuí)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、誰(shuí)負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序、誰(shuí)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)、誰(shuí)負(fù)責(zé)主持等等。當(dāng)然，他們誰(shuí)也不知道具體要執(zhí)行哪些事情，但是這個(gè)步驟也是有必要的，看看大家有什么意見或想法，也好有所準(zhǔn)備，真的碰到有些人有其他事情需要處理而無(wú)暇顧及籌備年會(huì)，或者是不太情愿、不太配合，也可以做到有的放矢，便于提早安排其他人選。
第五步、開始策劃、創(chuàng)意無(wú)限。好了，你可以開始策劃了，沿著上面的步驟，找一個(gè)無(wú)人的角落，泡杯茶，抽根煙，靜下來(lái)，盡情想象和發(fā)揮，要求就是四個(gè)字：天馬行空！不怕被恥笑、就怕搞不好。每完成一個(gè)創(chuàng)意，找一個(gè)不會(huì)到處張揚(yáng)的人來(lái)測(cè)試一下，不要問(wèn)行不行這種問(wèn)題，看TA的反應(yīng)就好。
第六步、確定方案、分段執(zhí)行。策劃好了以后，就可以分別找之前分工到位的負(fù)責(zé)人來(lái)進(jìn)行具體宣講，注意：只要他明白自己的本職工作并確保能執(zhí)行到位就好。
第七步、檢查監(jiān)督、無(wú)限確認(rèn)。每一個(gè)相關(guān)負(fù)責(zé)人所承擔(dān)的職責(zé)，需要我們檢查和監(jiān)督，確保能夠落實(shí)到位，不至于到了現(xiàn)場(chǎng)再手忙腳亂，比如：關(guān)于場(chǎng)地問(wèn)題，肯定要提前去踩點(diǎn)，你清楚了布局，才知道如何最大化利用好場(chǎng)地空間。
再比如節(jié)目：每個(gè)節(jié)目的彩排你都需要參與，否則你咋知道效果如何呢？記�。好總�(gè)環(huán)節(jié)、每項(xiàng)工作，都要檢查監(jiān)督、無(wú)限確認(rèn)。細(xì)節(jié)決定成敗嘛！
第八步、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施、靈活機(jī)動(dòng)。終于可以現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施了，如果前期準(zhǔn)備工作已然到位的話，現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施其實(shí)是蠻簡(jiǎn)單的事情，不會(huì)出現(xiàn)“臨時(shí)抱佛腳”的局面，但也會(huì)偶有突發(fā)事件，比如：音響調(diào)試效果問(wèn)題、觀眾視角問(wèn)題、主持人現(xiàn)場(chǎng)表現(xiàn)不佳、參與熱情不高等等，我們?cè)诂F(xiàn)場(chǎng)就要靈活機(jī)動(dòng)，要有“主動(dòng)補(bǔ)位”的意識(shí)，確保迅速解決問(wèn)題！
第九步、及時(shí)總結(jié)、完整歸檔。會(huì)議召開完畢，第一時(shí)間把工作人員召集起來(lái)做出總結(jié)，鼓勵(lì)和批評(píng)相對(duì)應(yīng)，便于整體改進(jìn)；同時(shí)把所有涉及的文件、物料等規(guī)整到指定位置和保管人。當(dāng)然，別忘了結(jié)賬、報(bào)銷。最后，遞交總結(jié)報(bào)告，張貼文化展示墻。
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