工程檔案歸檔

　　工程檔案歸檔要求

　　一、組織案卷

　　1、組卷原則

　　組卷要遵循工程文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)工程文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用，

工程檔案歸檔

。

　　2、組卷要求

　　案卷內(nèi)工程文件材料內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映工程建設(shè)及其管理活動的真實情況。案卷內(nèi)工程文件材料要齊全、完整。存檔工程文件材料要求為原件，特殊情況下可用復(fù)印件代替。案卷內(nèi)工程文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，如用傳真熱敏紙等非耐久性材料記錄的工程文件資料和用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的文件材料需復(fù)印后用復(fù)印件存檔。

　　3、組卷方法

　　直接針對具體項目的管理性工程文件材料放入所針對的項目里組卷。要求按照招投標(biāo)文件、監(jiān)理文件、來往函件、進(jìn)度控制、安全質(zhì)量控制、造價控制、分包資質(zhì)、信息管理、施工管理、工程評優(yōu)、啟動驗收、竣工驗收、聲像資料共13 個類目組卷;每個類目下可有多個案卷，每個卷由若干文件組成，具體詳細(xì)組卷參照公司下發(fā)的工程檔案歸檔范圍執(zhí)行。

　　4、案卷的編目(編號原則按照南充公司文件要求)

　　(1)卷內(nèi)工程文件材料頁號的編寫案卷內(nèi)工程文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。單面書寫的工程文件材料在其右下角編寫頁號;雙面書寫的工程文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。印刷成冊的工程文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。工程檔案歸檔(2)案卷封面的編制

　　案卷封面可在卷盒的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。(案卷封面式樣見圖A1)案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)工程文件材料的內(nèi)容，案卷題名由立卷人擬寫。立卷單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)本工程文件材料組卷的項目監(jiān)理部。起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)工程文件材料形成的起止日期。保管期限應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限，一般情況為長期。密級應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫，一般為普通。檔號應(yīng)填寫項目代號、分類號、案卷號。項目代號由業(yè)主檔案室設(shè)定，組卷時責(zé)任立卷人向業(yè)主檔案室詢問本工程項目序號;

　　(3)案卷背脊的編制案卷背脊項目有保管期限、檔號、案卷題名。(背脊式樣見圖A2)保管期限填寫方法應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限，一般情況下為長期;案卷題名可根據(jù)各單位具體情況自行填寫，要求填寫完整、準(zhǔn)確。

　　(4)卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄式樣(見圖A3)。序號用阿拉伯?dāng)?shù)字從1 起依次標(biāo)注卷內(nèi)工程文件材料數(shù)的順序。文件編

　　號應(yīng)填寫工程文件材料的文號等。責(zé)任者應(yīng)填寫工程文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。文件材料題名應(yīng)填寫工程文件材料的全稱。日期應(yīng)填寫工程文件材料的形成日期。頁號應(yīng)填寫每件工程文件材料首尾頁上標(biāo)注的頁號。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)工程文件材料首頁之前。

　　(5)卷內(nèi)備考表的編制卷內(nèi)備考表(式樣見圖A4)。

　　說明包括：案卷內(nèi)工程文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。立卷人應(yīng)由責(zé)任立卷人(信息管理人員)簽名。立卷日期應(yīng)填寫完成立卷的日期。 檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者(項目總結(jié))簽名。檢查日期應(yīng)填寫審核的日期。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。

　　5、案卷的裝訂案卷裝訂幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型(297mm×210mm);裝訂時，正文在前，附件在后。案卷內(nèi)不允許有金屬物。如普通訂書釘?shù)�，需用不銹鋼訂書釘。不裝訂的案卷，應(yīng)在每份工程文件材料的右下角加蓋檔號章(式樣見圖A5)

　　6、卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料

　　(1)工程檔案案卷卷皮采用卷盒形式。

　　(2)卷皮規(guī)格和制成材料

　　卷盒的外表面規(guī)格為：305mm×220mm，厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm 六種，

資料共享平臺

《工程檔案歸檔》(http://www.shangyepx.com)。卷皮宜采用牛皮紙檔案盒，外裱牛皮紙。

　　(3)卷內(nèi)表格的規(guī)格和制成材料質(zhì)量卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考

　　表規(guī)格為：國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型(297mm×210mm)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考宜采用70ɡ以上白紙打印。

　　(4)案卷背脊標(biāo)簽的規(guī)格和質(zhì)量案卷背脊標(biāo)簽與卷盒的長度和厚度相同，即305mm×10(20，30，40，50，60)mm。 案卷背脊標(biāo)簽宜采用70ɡ牛皮紙制作。卷皮上和卷內(nèi)表格中內(nèi)容采用打印方式填寫。

　　二、電子檔案

　　移交工程檔案時需提交全套分類清晰、過程完整的監(jiān)理文件檔案電子版�，F(xiàn)場發(fā)出的監(jiān)理文件資料必須有完整的電子文檔，如監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、會議紀(jì)要、監(jiān)理月報、監(jiān)理工程通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、工程開工令、工程暫停令、協(xié)調(diào)會紀(jì)要、旁站監(jiān)理記錄、工程整改通知單、費用索賠審批表、工程臨時延期審批表、工程最終延期審批表、工程項目驗收匯總表，監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊、監(jiān)理總結(jié)等。監(jiān)理文件電子版要求分類清晰完整，保存格式為word 格式。 電子檔案中的工程照片按各階段形象進(jìn)度、重要會議、現(xiàn)場監(jiān)理工作照、檢查驗收、領(lǐng)導(dǎo)視察以及竣工后的工程全貌共6 類分夾存放，并且每張照片需在文件名進(jìn)行標(biāo)識說明。存儲電子檔案的光盤應(yīng)使用不可擦除型光盤，文檔資料用word 格式，圖片用JPG 格式，視頻資料用MPEG 格式保存。

　　三、歸檔審查

　　歸檔文件審查分二級進(jìn)行，即項目責(zé)任立卷人自查，監(jiān)理復(fù)

　　查。復(fù)查通過后，到業(yè)主檔案室填寫移交目錄，簽字移交。(式樣見圖A6)

　　四、歸檔時間

　　要求工程竣工投運后二個月內(nèi)，及時移交工程檔案。

　　五、檔案歸檔范圍(暫定)

　　1招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同等

　　2監(jiān)理文件：監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)及創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報、監(jiān)理工程師通知單、工程整改通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊

　　3來往函件：工程建設(shè)管理單位與參建單位有關(guān)工程項目的重要來往文件及電傳、函件

　　4進(jìn)度控制：、工程進(jìn)度計劃、工程開工/復(fù)工報審表、工程暫停/返工令、工程延期報告及審批

　　5安全質(zhì)量控制：原材料、設(shè)備等進(jìn)場報審表、安全、文明施工大檢查紀(jì)要、旁站監(jiān)理記錄、質(zhì)量檢驗記錄：⑴檢驗批質(zhì)量驗收記錄⑵分部\分項工程質(zhì)量驗收記錄⑶單位工程質(zhì)量驗收記錄⑷隱蔽工程驗收資料 (以上均為匯總表)、關(guān)鍵工序監(jiān)督、檢測、抽樣檢驗、檢查評定報告、工程項目驗收匯總表、質(zhì)量事故報告、處理意見及會議紀(jì)要

　　6造價控制：變更價格審查、索賠處理文件、工程計量單和工程款支付簽證

　　7分包資質(zhì)：、分包單位資格報審表、試驗單位資格報審表、

　　供貨單位資格報審表

　　8監(jiān)理總結(jié)：專題總結(jié)、監(jiān)理工作總結(jié)、工程總體質(zhì)量評價報告

　　9施工管理：施工組織設(shè)計、施工方案及技術(shù)措施報審表、設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要、設(shè)計變更、設(shè)備、材料、零部件代用審批、調(diào)試方案審查、施工過程資料

　　10啟動驗收：調(diào)試記錄、啟動驗收、啟動驗收交接書 11竣工資料：、驗收通知、方案、驗收報告(附整改記錄)、調(diào)試方案審查、竣工藍(lán)圖、設(shè)備圖紙、竣工資料移交清冊 12聲像資料：照片、錄像、錄音等

　　六、歸檔數(shù)量

　　1圖紙類(含變更)：4套(南充公司1套、市檔案館1套、總包1套)

　　2記錄、通知、審批類文件：2套

　　3驗收性文件：4套

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