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淺析高校文秘人員素質(zhì)現(xiàn)狀及培養(yǎng)論文
【摘要】：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，文秘工作本身以及從業(yè)人員的現(xiàn)狀存在很多詬病，而科技的不斷發(fā)展，辦公設(shè)備的不斷更新，也為文秘工作提供了嶄新的物質(zhì)條件和創(chuàng)新基礎(chǔ)，這就要求文秘工作人員的基本素質(zhì)需進(jìn)一步提高。本文就當(dāng)前高校文秘人員隊(duì)伍中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決措施。
【關(guān)鍵詞】：文秘;素質(zhì);素質(zhì)培養(yǎng)
一、引言
文秘工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其重要性是十分明顯的。它的綜合性強(qiáng)、覆蓋面廣的特性使得多項(xiàng)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)都有賴于文秘工作的良好開展。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷提升，作為一名工程類院校的文秘工作者，在新的形勢下，不僅要提高學(xué)院工作的辦事效率，加快信息的傳遞與反饋，還要對作為一名高校的文秘工作者應(yīng)具備的素質(zhì)等問題有一定的認(rèn)識。而目前秘書隊(duì)伍整體素質(zhì)存在很多問題。
二、現(xiàn)如今高校文秘人員素質(zhì)存在的問題
首先，高校文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)少。在高校所有崗位的工作人員中文秘人員的學(xué)歷遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于老師和其他工作崗位人員的學(xué)歷。由于這些文秘人員文化素質(zhì)較低，故定期對其進(jìn)行崗位培訓(xùn)或崗前培訓(xùn)即顯得尤為重要。而實(shí)際情況卻是，大多數(shù)高校對教師的培訓(xùn)連續(xù)不斷，而其文秘人員的專業(yè)培訓(xùn)因種種條件所限而相當(dāng)匱乏，不僅難以對在崗文秘人員搞定期培訓(xùn)，而且對新上崗的文秘人員也難以搞崗前培訓(xùn)，故造成這些文秘人員缺乏必要的專業(yè)知識，不懂文件的分門別類和歸檔立卷，不知信息的編發(fā)和反饋，工作效率和質(zhì)量低下，難以勝任辦公室文秘工作。
其次，高校文秘人員綜合水平低。由于高校秘書特別是民辦高校秘書整體文化水平不高，業(yè)務(wù)培訓(xùn)和外出考察、學(xué)習(xí)相對于事業(yè)單位的文秘人員來說機(jī)會(huì)少得多，故其綜合水平得到提高的機(jī)會(huì)也就較少。所謂其綜合水平，主指其工作能力和效率尺度這兩個(gè)方面。從工作能力上講，主指綜合分析、調(diào)查研究、口語表達(dá)及寫作、組織協(xié)調(diào)、公關(guān)交際、現(xiàn)代化辦公手段這6個(gè)方面的能力;從效率尺度來看，主指工作的高效率、快節(jié)奏、預(yù)見性、準(zhǔn)確性和創(chuàng)崐造性。顯然，在現(xiàn)有的大多高校秘書中，因種種條件所限，達(dá)到上述綜合水平的的確不多。
再次，辯證思維能力不強(qiáng)。就我國秘書界的現(xiàn)狀，特別是高校中工作的文秘人員現(xiàn)狀而言，由于普遍存在文秘工作重“參”輕“謀”、重“調(diào)”輕“研”這“兩重兩輕”現(xiàn)象，故其基層文秘人員的辯證思維能力普遍較差。不少高校中文秘人員因其工作中主要承擔(dān)的是事務(wù)性和文字類工作，相當(dāng)缺乏為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的參與意識，只知抄抄寫寫、照章辦事、而不善于為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，故難適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)形勢下文秘工作的發(fā)展需要。故此，提高和強(qiáng)化高校文秘人員的辯證思維能力，確系高校文秘工作的當(dāng)務(wù)之急。
第四，提拔升職的不多。雖然高校秘書把一生中最好的年華和豐富的智慧都無私地奉獻(xiàn)給了文秘事業(yè)，但有的卻幾年、甚至十幾年、二十年都難以等到提拔、升職的機(jī)會(huì)。造成這種狀況大概有兩種原因。其一，高校中有的領(lǐng)導(dǎo)對于那些干得較為出色的秘書，往往舍不得放其去擔(dān)負(fù)某一方面的領(lǐng)導(dǎo)工作，結(jié)果是干得愈好，領(lǐng)導(dǎo)愈舍不得放，而干得一般的其他機(jī)關(guān)人員提拔升職了，干得出色的秘書仍在“原地踏步”。待其韶華已逝，可以放手時(shí)，又因其年齡偏大、無領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)歷而不敢再放其到關(guān)鍵崗位上去，致使一些老秘書白首孤燈，一直爬格子到退休。其二，由于在高校中，一些關(guān)鍵工作崗位的秘書從事的工作比較復(fù)雜、重要、多變，而且這些崗位基本上只有一名秘書兼實(shí)際工作人員，所以一旦崗位出現(xiàn)調(diào)動(dòng)，很多工作難以為續(xù)，同時(shí)其他人員也無法短時(shí)間適應(yīng)該項(xiàng)工作的需要。
第五，工資福利少。高校秘書工作雖是一項(xiàng)極辛苦的工作，但其工資待遇和福利不并不高。據(jù)調(diào)查，在高校中文秘人員的月收入在同等條件下，比從事教育工作的老師低50%，而與其他單位相比，比干醫(yī)務(wù)的低45%，比效益好的企業(yè)職工收入低60%，比機(jī)關(guān)其它科室人員，還少了季度或年度一筆筆“名正言順”的創(chuàng)收獲。
三、如何培養(yǎng)高素質(zhì)的高校文秘人員
首先，高校自身要重視對文秘人員的培養(yǎng)。提高文秘人員的素質(zhì)，最基本的途徑有兩個(gè)：一是高校要組織文秘人員進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，再者就是組織文秘人員進(jìn)行深入的實(shí)踐，兩者互相促進(jìn)，缺一不可。通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)來解決書本知識的不足，用以提高理論素質(zhì)、思想素質(zhì)和文化素質(zhì)。通過深入的實(shí)踐來解決實(shí)際經(jīng)驗(yàn)不足的問題，以提高文秘人員的業(yè)務(wù)工作能力。組織文秘人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，方法可以是多種多樣的、例如選送到各類同類學(xué)校、各類專業(yè)學(xué)校進(jìn)行學(xué)校，尤其是參加文秘類高校專業(yè)的學(xué)習(xí)，這樣既可以堅(jiān)持工作，又可以提高文秘人員的素質(zhì)。既立足于在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，邊干邊學(xué)，邊總結(jié)邊提高，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候可以組織業(yè)務(wù)工作的交流會(huì)，使文秘人員相互交流經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，共同提高。
其次，高校文秘工作人員自身要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。文秘工作時(shí)一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，尤其是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得文秘工作需要建立政策水平高、運(yùn)籌能力強(qiáng)、富有成效的工作系統(tǒng)，因此停留在過去的水平上是不行的。而高校給文秘工作提出了更高的要求，要完成高校秘書工作需要多方面條件，其中最重要的兩條，一是要有好的適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作需要的方式和方法，做到“四個(gè)轉(zhuǎn)變”。即要從變種負(fù)責(zé)文件的手法、傳遞、催辦、立卷歸檔、會(huì)議通知、電話記錄、負(fù)責(zé)印信的使用與管理、承辦領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)交辦事宜等轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k事辦文又出謀獻(xiàn)策;從收發(fā)、傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理篩選信息;從單純憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理;從被動(dòng)的收收發(fā)發(fā)、抄抄寫寫的老式服務(wù)為力爭主動(dòng)的利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。只有完成這些轉(zhuǎn)變才能更好的發(fā)揮參謀助手作用，才能適應(yīng)當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)工作對文秘工作的需要。
總之，高校文秘人員只有不斷提高自身的能力素質(zhì)，增強(qiáng)改革意識、創(chuàng)新意識與服務(wù)意識，才能與校長的管理活動(dòng)相適應(yīng)，把工作做的更好，更有成效。
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