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現(xiàn)代文秘人員的素養(yǎng)與文檔工作初探論文
一般情況下，大多數(shù)的中小型企業(yè)或者行政機關(guān)一般都不獨立設(shè)置檔案館，相關(guān)的檔案工作往往是由辦公室的文秘人員進(jìn)行管理與整合，這就要求文秘人員的工作職責(zé)并不僅僅在于協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好抄、寫、收、發(fā)等日常工作，成為領(lǐng)導(dǎo)的好參謀，而且要成為文書檔案管理的行家理手。一名優(yōu)秀的文秘人員，必須在通過努力不斷地提高自身綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，做好文檔工作的每一個細(xì)節(jié)，做好現(xiàn)代文秘工作，并使之和檔案工作規(guī)范管理，促使文書檔案的價值得以更大程度的發(fā)掘和展示，更好地為單位服務(wù)。以下幾點將對此作出比較具體性的說明。
一、加強教育培訓(xùn)，提高文秘人員素質(zhì)。
文秘工作是一項協(xié)調(diào)性、政策性、實踐性以及政治性的工作，要求文秘人員具備強有力的綜合性的能力，不斷地加強教育培訓(xùn)以及引導(dǎo)他們自主進(jìn)步，為文秘工作的不斷進(jìn)步以及文檔管理的不斷創(chuàng)新提供莫大的活力。詳細(xì)一點來講，第一，由于文秘工作的特殊性，要求文秘人員在具備了一般工作人員的基本條件之外，還要擁有良好的技能修養(yǎng)、知識修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)以及品德修養(yǎng)等條件，通過盡可能多地給文秘人員提供培訓(xùn)、學(xué)習(xí)平臺的手段，讓他們在更加寬闊的空間施展自己的才能。同時適當(dāng)?shù)囊胗行У馗偁帣C制，引導(dǎo)文秘人員進(jìn)行主動學(xué)習(xí)和工作的積極性與熱情，激發(fā)他們投入到日常工作中去的責(zé)任使命感，為文檔工作的順利進(jìn)行提供扎實的基礎(chǔ)。第二，在所屬業(yè)務(wù)管理部門的指導(dǎo)下，對機關(guān)文秘人員、文檔管理人員，特別是既是文秘又監(jiān)管文檔的人員加強考核，對于在考核過程中表現(xiàn)出色的人員應(yīng)當(dāng)給予適當(dāng)?shù)难哉Z鼓勵或者物質(zhì)嘉獎，以鼓勵他們做好本職工作，也帶動其他員工的工作熱情和主動積極性。第三，要不斷地增強文秘人員的檔案意識，逐漸地讓他們意識到檔案管理是一項技術(shù)性、政治性以及機要性的工作，需要時刻保持清醒的頭腦和強烈的責(zé)任心，在做好本職工作的同時，要站在對歷史負(fù)責(zé)的高度，按照既定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)處理好每一份公文、整理好每一份檔案，為今后能夠檔案能夠發(fā)揮出更大的價值做好強而有力的鋪墊。
二、強化“文檔一體化”意識。
“文檔一體化”的內(nèi)涵在于，將文秘工作和檔案管理工作從組織制度到操作程序等都串聯(lián)起來，形成有序統(tǒng)一的整體，這樣不僅可以在減少檔案部門工作量的前提下保證檔案管理的質(zhì)量，而且在提高文秘人員素養(yǎng)的基礎(chǔ)上為企業(yè)節(jié)省了不少的人力物力，謀取更加廣闊的發(fā)展空間。具體來說，首先，各企業(yè)單位要將檔案的重要性的宣傳工作穿插于文秘人員的日常工作進(jìn)程中，要讓他們意識到，檔案是人們社會實踐的歷史記錄，文秘人員在工作中時刻將檔案的重要性牢記于心，在做好本職工作的同時整理好各類檔案，為今后工作的順利開展提供了扎實的基礎(chǔ)。其次，單位要打破傳統(tǒng)意義的意識強化方式，盡可能多地開展關(guān)于如何做好文秘工作與檔案工作的學(xué)術(shù)交流會、有獎競答知識競賽、野外拓展訓(xùn)練等活動，激發(fā)員工主動參與其中的熱情和積極性，潛移默化地讓員工在活動中了解和掌握正確處理好文秘工作和檔案工作的良好途徑和方式，不斷地開闊工作的視野和手段。再者，辦公室要加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作的整體規(guī)劃設(shè)置，強調(diào)“全過程管理”的重要性，要進(jìn)行合理的分工，建立合理高效的運作機制，如此一來“文檔一體化”自然在員工的日常工作中得到了更大程度上的強化和體現(xiàn)，而且各個部門崗位之間的配合默契也在不知不覺中得以加強，利于單位的長足發(fā)展。
三、建立完善的工作規(guī)章制度。
完善合理的規(guī)章制度是任何工作都得以順利開展的重要基礎(chǔ)保障，單位要根據(jù)國家的相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)以及單位發(fā)展情況的現(xiàn)實需求，制定包含對公文的收文、發(fā)文簽發(fā)以及立檔等每一個工作細(xì)節(jié)的制度說明，確保這些程序和規(guī)定具備操作性強、具體實用、簡潔明確的特性，方便文檔工作的需求。與此同時，要加強監(jiān)督工作，把公文處理工作列入到文秘人員的崗位責(zé)任中，并且根據(jù)文秘人員的工作業(yè)績進(jìn)行考核與獎懲，不斷地推動文檔工作沿著更加規(guī)范化、制度化以及程序化的方向發(fā)展。要著重強調(diào)文書部門立卷的制度說明，各機關(guān)辦理完畢的文件材料，都要及時地進(jìn)行分門別類的收集歸檔，由文秘人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理，切忌拖拉擠壓等不良現(xiàn)象的發(fā)生。還有，文秘人員平時要養(yǎng)成有計劃地收集整理文件的習(xí)慣，這樣既方面平時的運用和補充，也為年終立卷做好扎實的鋪墊。還有，要充分運用信息技術(shù)所帶來的益處，加強檔案管理的信息化建設(shè)，根據(jù)單位實際情況建立規(guī)范化的電子管理系統(tǒng)，在辦公自動化系統(tǒng)中將文件工作與電子政務(wù)系統(tǒng)結(jié)合成有機的系統(tǒng)，在節(jié)省更多人力物力的基礎(chǔ)上保證了檔案的安全和利用效率，也可以通過自動化系統(tǒng)掌握管理動態(tài)，及時改正和補足管理瑕疵，保證文檔工作的時效性。
結(jié)束語：
文秘工作與檔案管理工作是密不可分的有機整體，公文是檔案的基礎(chǔ)，檔案是公文的發(fā)展和延續(xù)，兩者既有著同一性又有著相對的特殊性。因此文秘工作人員要不斷地通過學(xué)習(xí)和經(jīng)驗的借鑒提高自我素養(yǎng)，并且探索更多地利于文檔工作水平得以提高的良好手段與方式，促進(jìn)文秘與檔案工作的一體化趨勢，發(fā)掘出文檔所隱含的更大的價值。
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