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如何提高辦公室文秘人員的能力創(chuàng)新論文
摘 要：各項(xiàng)事業(yè)的健康高效發(fā)展都離不開(kāi)能力創(chuàng)新，但是我國(guó)辦公室文秘人員的能力創(chuàng)新一直不被重視。在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的新時(shí)期，迫切需要辦公室文秘人員提升自身素質(zhì)，從強(qiáng)化信息收集與分析能力、強(qiáng)化協(xié)調(diào)與組織能力、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)與質(zhì)量，利用現(xiàn)代化理論與工具等多個(gè)方面開(kāi)展能力創(chuàng)新。
關(guān)鍵詞：辦公室；文秘人員；能力創(chuàng)新
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，辦公室文秘人員的角色定位不斷在企事業(yè)單位的行政組織架構(gòu)中進(jìn)行演變。從最初簡(jiǎn)單的文件起草、檔案管理、日常事務(wù)管理等逐漸演變成為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的信息提供者、領(lǐng)導(dǎo)與各部門(mén)之間溝通的紐帶、上級(jí)政策傳達(dá)和下級(jí)信息反饋的橋梁。創(chuàng)新能力也就成為新時(shí)代對(duì)辦公室文秘人員素質(zhì)的特殊要求。本文將通過(guò)對(duì)企事業(yè)單位辦公室文秘人員的日常工作入手，分析如何拓展創(chuàng)新思維，開(kāi)展多角度、全方位的能力創(chuàng)新，最終達(dá)成企事業(yè)單位內(nèi)部信息有效流通、提供科學(xué)的參謀咨詢(xún)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置等新時(shí)期辦公室文秘工作的新任務(wù)。
1 強(qiáng)化信息收集與分析能力開(kāi)展業(yè)務(wù)創(chuàng)新
在“云計(jì)算”、“大數(shù)據(jù)”等概念不斷提出的今天，通過(guò)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)決策已經(jīng)是各級(jí)企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)常用的決策手段。以往經(jīng)驗(yàn)決策時(shí)代，辦公室文秘人員只要做好事務(wù)性工作即可。但是在科學(xué)決策時(shí)代，辦公室文秘人員的主要工作則是以知識(shí)和信息協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作，服務(wù)各級(jí)員工。而這就決定了通過(guò)業(yè)務(wù)創(chuàng)新，通過(guò)擴(kuò)大信息量，優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策時(shí)提供數(shù)據(jù)支持是辦公室文秘人員的必備能力。開(kāi)展以強(qiáng)化信息收集與分析能力為主要內(nèi)容的業(yè)務(wù)創(chuàng)新，可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行：⑴收集和分析單位的內(nèi)部信息。內(nèi)部信息包括內(nèi)部基層員工、各級(jí)管理者的意見(jiàn)和建議、單位各級(jí)職工信息、職工工作態(tài)度和質(zhì)量、單位內(nèi)部存在的問(wèn)題等。通過(guò)以上信息的收集和分析，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)解決單位內(nèi)部的問(wèn)題，進(jìn)行內(nèi)部管理改善和政策調(diào)整。⑵收集和分析單位的外部信息。外部信息包括國(guó)內(nèi)外同行業(yè)的發(fā)展情況、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)及投放情況，客戶(hù)群體特征等。以各類(lèi)豐富健全的數(shù)據(jù)，對(duì)外部環(huán)境進(jìn)行清晰刻畫(huà)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策。⑶搜集和分析國(guó)家相關(guān)的政策法規(guī)。政策的導(dǎo)向作用和法律的規(guī)范作用，對(duì)各類(lèi)企事業(yè)單位都有著非常顯著的作用，如果領(lǐng)導(dǎo)的決策和國(guó)家相關(guān)的政策法規(guī)不符，最終結(jié)果必然南轅北轍。文秘人員需要有高度的嗅覺(jué)和靈敏度，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)解讀新的方針政策。
2 強(qiáng)化協(xié)調(diào)與組織能力開(kāi)展職能創(chuàng)新
協(xié)調(diào)與組織能力是辦公室文秘人員工作的重要組成部分。其中協(xié)調(diào)組織能力分為對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)組織和對(duì)外協(xié)組織協(xié)調(diào)兩個(gè)方面。對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)組織有上下關(guān)系、文秘人員與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系、職能部門(mén)之間關(guān)系等協(xié)調(diào)組織。外部協(xié)調(diào)組織包括公共關(guān)系的處理、政府部門(mén)機(jī)構(gòu)的溝通、各類(lèi)企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體的交流等。
首先在協(xié)調(diào)與組織時(shí)要既要有原則性，又要有靈活性。原則是靈活變化的度，靈活是在原則限制范圍內(nèi)的靈活，又反作用于原則。
其次在協(xié)調(diào)與組織時(shí)處理好局部與整體的關(guān)系，樹(shù)立全局觀(guān)念。只有樹(shù)立全局觀(guān)念，才能主動(dòng)將自己的工作置于全盤(pán)工作的大視野中，才能正確處理好局部與整體的關(guān)系，才能促進(jìn)全局工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。
最后在協(xié)調(diào)與組織時(shí)要注意自己的權(quán)限范圍。辦公室文秘人員在對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)組織和對(duì)外協(xié)調(diào)組織時(shí)，大部分情況下屬于受權(quán)辦事。受權(quán)辦事指領(lǐng)導(dǎo)干部依據(jù)工作的需要，將自己權(quán)限范圍內(nèi)的事務(wù)授權(quán)給辦公室文秘人員處理。在這種情況下，辦公室文秘人員要對(duì)授權(quán)的方式和任務(wù)內(nèi)容進(jìn)行清晰界定，是屬于確定授權(quán)還是彈性授權(quán)、亦或不確定授權(quán)，依據(jù)授權(quán)方式?jīng)Q定處理事務(wù)的步驟和方法。
3 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)與質(zhì)量開(kāi)展服務(wù)創(chuàng)新
辦公室文秘人員從工作內(nèi)容和職責(zé)來(lái)說(shuō)，對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)、基層員工也是服務(wù)性質(zhì)的人員。這就要求辦公室文秘人員必須開(kāi)展服務(wù)創(chuàng)新工作，擴(kuò)大自己能力創(chuàng)新的范圍。第一是轉(zhuǎn)化思維，化被動(dòng)為主動(dòng)，第二是改變態(tài)度，從死板到熱情。第三是力求務(wù)實(shí)，致力于解決實(shí)際問(wèn)題。要從服務(wù)方式的創(chuàng)新到服務(wù)質(zhì)量的提升，圍繞企事業(yè)單位的中心工作，以領(lǐng)導(dǎo)放心、員工滿(mǎn)意為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作。在服務(wù)意識(shí)方面要有主動(dòng)服務(wù)和超前服務(wù)的意識(shí)，應(yīng)用現(xiàn)代化的眼光了解工作的現(xiàn)實(shí)需求和潛在需求及其規(guī)律性，積極探索辦公室文秘工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和員工服務(wù)的動(dòng)態(tài)適應(yīng)性。
4 利用現(xiàn)代化理論與工具開(kāi)展技術(shù)創(chuàng)新
隨著辦公自動(dòng)化的不斷加強(qiáng)，信息化、自動(dòng)化作業(yè)對(duì)我國(guó)普遍的辦公環(huán)境提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。加速辦公自動(dòng)化，進(jìn)一步改進(jìn)辦公設(shè)施，改善辦公條件，提高辦公室文秘人員工作質(zhì)量和效率，是當(dāng)今社會(huì)的大勢(shì)所趨。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化可以促進(jìn)辦公室的管理工作改革，輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理自動(dòng)化。同時(shí)辦公自動(dòng)化能夠更加及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行信息分享，建立單位內(nèi)部信息分享網(wǎng)絡(luò)，實(shí)時(shí)進(jìn)行信息傳遞和反饋。辦公室文秘人員要不斷加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)能力和技術(shù)能力的學(xué)習(xí)，利用現(xiàn)代化的理論進(jìn)行內(nèi)部協(xié)調(diào)組織和文件檔案管理；利用現(xiàn)代化的工具提高工作效率和工作質(zhì)量。
結(jié)語(yǔ)：辦公室文秘人員的能力創(chuàng)新要結(jié)合工作崗位職責(zé)和新時(shí)代對(duì)文秘人員的素質(zhì)要求，從業(yè)務(wù)創(chuàng)新到職能創(chuàng)新，由技術(shù)創(chuàng)新帶動(dòng)服務(wù)創(chuàng)新，不斷加強(qiáng)辦公室文秘人員的綜合能力，最終實(shí)現(xiàn)辦公室文秘人員從萬(wàn)金油到職業(yè)化的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)時(shí)代的需求。
[參考文獻(xiàn)]
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