淺談辦公室秘書工作畢業(yè)論文

　　辦公室秘書，指的是為單位以及單位領(lǐng)導工作服務的綜合辦事機構(gòu)或秘書工作機構(gòu)的當事人。本文著重就如何提高辦公室秘書工作的適應性，結(jié)合自己的工作實踐，理論聯(lián)系實際談一些體會和感受。

　　1 具備良好的職業(yè)道德，是辦公室秘書適應工作的前提條件

　　職業(yè)道德，指從事一定職業(yè)的人所應遵循的道德規(guī)范以及與之相應的道德觀念、情操和品質(zhì)。視其辦公室秘書在單位和部門中所處的特殊地位，要履行好承辦、參謀、管理、協(xié)調(diào)等各個方面的工作職責，客觀上要求他必須具備良好的職業(yè)道德。然而，只有自己對所從事的職業(yè)產(chǎn)生職業(yè)情感和建立職業(yè)理想，才能相應決定自己的職業(yè)態(tài)度，繼而珍惜職業(yè)榮譽，遵守職業(yè)紀律，提高職業(yè)技能，建立職業(yè)作風，履行職業(yè)道德。唯此，才能做到在瑣碎的日常事務性工作中，樂此不疲悉心處理，點滴積累不斷進步。

　　2 樹立角色意識，是辦公室秘書適應工作的基本要求

　　辦公室秘書的行為必須十分慎重，語言表達必須注意角色。具體的講，應牢固樹立以下八大意識。

　　2.1 法規(guī)意識。辦公室秘書一般都掌握著單位或部門的印章印鑒，平時使用時看似平凡，然而都及其重要。依據(jù)我國現(xiàn)行的法規(guī)，在對外交往中，加蓋印章比法人代表簽字更具法律效力。不少的法律糾紛和案例，就是因為種種原因用章不慎導致和國家和單位利益的巨大損失。隨著我國法制化推進，加入世貿(mào)組織以后，必須進一步強化規(guī)則意識。

　　2.2 “坐標意識”。要清楚自身的位置，找準自身的“坐標”，只有看清自身地位才能夠更好的解決好上下級的關(guān)系。辦公室作為一個關(guān)鍵的部門，在傳達信息，接物待人以及協(xié)調(diào)日常工作中，具有著自身獨特的從屬性的特點。因此，辦公室秘書要想做好，必須做到不越位，具體來說有以下幾點：干工作不越位，有關(guān)場合不越位，表態(tài)不越位以及處理問題和答復問題不越位。

　　2.3 服從意識。辦公室秘書不僅是一名普通的工作者，更是領(lǐng)導意圖和集體決議的傳達者和執(zhí)行者。在工作中必須堅定的服從領(lǐng)導的意圖是做好辦公室秘書工作的最基本的原則。在傳達和執(zhí)行領(lǐng)導意圖的時候，不能有一點的水分，更不能有一點的個人意見摻雜，這不僅僅是自己作為辦公室秘書的職責，更能夠證明一個人的人格和黨性原則的問題。

　　2.4 參與意識。辦公室的一項重要的職能是參與單位的重要工作。作為辦公室秘書，應該積極主動的參加，并主動做好各項服務的事項。首先，辦公室秘書必須有全局的觀念，要及時的了解辦公室的情況，要掌握辦公室各項事務的進度和情況，利用這些信息為領(lǐng)導的行駛決策權(quán)提供準確的服務;其次，辦公室秘書辦事要有一定的前瞻性，并且更不能替代其他的部門進行參加。

　　2.5 協(xié)調(diào)意識。辦公室作為單位中一個重要的樞紐部門，因此，處理上下左右關(guān)系是一項重要的工作。靈活，是辦公室秘書需要掌握的。在和上級領(lǐng)導進行工作的協(xié)調(diào)的時候，要自覺的服從領(lǐng)導的意見，態(tài)度要真誠，還需要和領(lǐng)導保持好適合的距離。在向領(lǐng)導請示的環(huán)節(jié)中，要堅持誰分管就去請示誰，避免給自己的工作帶來不必要的麻煩;而有些時候領(lǐng)導間也會出現(xiàn)分歧，這時候是對辦公室秘書的一種考驗，應該堅持不傳話，不評論，不介入，多補臺，多圓場的原則。在同級別的領(lǐng)導之間進行工作協(xié)調(diào)的時候，要做到工作不越位，避免影響各個部門之間的關(guān)系。

　　2.6 服務意識。服務意識是每一個工作人員都需要樹立的觀念。主要體現(xiàn)在為領(lǐng)導服務，為部門服務，還要為本單位的所有人服務。這些服務主要體現(xiàn)在日常的工作中，例如要按時保質(zhì)量的完成領(lǐng)導交代的事情;要協(xié)調(diào)好單位各個部門之間的關(guān)系，多進行信息的交流和溝通等。

　　2.7 公關(guān)意識。辦公室是單位的“窗口”，其形象和管理水平從某種意義上說是單位的“縮影”。大量的來人來文來電及從事工作洽談等，一般都要先經(jīng)辦公室，這就要求辦公室的每一位工作人員首先要樹立公關(guān)意識，善于與外界，與社會交往和合作;其次要努力提高自己的個人素質(zhì)，鍛煉自己的口頭表達能力，另外還要加強學習，不斷拓寬自己的知識面。

　　2.8 奉獻意識。辦公室是本單位的辦事機構(gòu)和服務部門，事情繁雜瑣碎，難出成績。特別是辦公室秘書，整天忙忙碌碌，經(jīng)常是上班忙，下班累，領(lǐng)導隨叫隨到。因此，辦公室秘書必須具有淡泊名利，甘為人梯，默默奉獻的意識，不妄自尊大，也不妄自菲薄，努力創(chuàng)造一種先他人之苦而苦，后他人之樂而樂的良好心境。

　　3 勤字當頭，是辦公室秘書適應工作的要訣

　　辦公室工作繁瑣、細致、周到、平凡，具有時間性、嚴肅性和延續(xù)性，這都與懶惰、粗心、松散無緣。因此，辦公室工作人員的“勤”就顯得尤為重要。

　　3.1 勤奮學習。起草文件，審核把關(guān)文字材料，不僅要具備較為過硬的文字功底，還必須動態(tài)掌握黨的方針政策和國家的法律法規(guī)，同時知曉本行業(yè)和本單位變化著的實際情況。此外，協(xié)調(diào)處理方方面面的工作等，都需要耳聽八方，眼觀全局。自覺勤奮學習，不間斷地悉心積累，形成完整的大腦知識庫，需要隨時應對，高效高質(zhì)。

　　進入新的世紀，知識更新快，要是自己適應新的形勢，必須學習學習再學習，努力努力再努力。只有不斷充實完善自己，切實提高工作能力和水平，才能獲得社會“認可”，贏得自己的一席之地。

　　3.2 勤動手記。俗話說：“好記性不如爛筆頭”。辦公室秘書應自覺養(yǎng)成勤記習慣，隨身攜帶筆記本，凡參加會議，領(lǐng)導交辦工作，甚或一些相關(guān)的重要情況，都要分列逐一記錄備忘。如遇精典語言或核心數(shù)據(jù)，包括重要的通訊地址和電話號碼等，都應逐一記錄形成“字典”“詞典”，閑時積累，急時派用。此外，習慣筆記還能體現(xiàn)對別人的尊重，給人留下良好的印象。

　　3.3 勤動腦思。勤于思考，對于開發(fā)人智力，反省自己的工作，促進自己成長進步極為有利。忙忙碌碌學習工作一天之后，認真思考過濾可以知得失、明事理、邁新步、上臺階。

　　3.4 勤動口問。不懂就問，不恥下問。這是進步的起點，也是求知的表現(xiàn)。在具體的工作中，往往有些事項領(lǐng)導交代得并非十分細致，這要視具體情況而定，可以憑借自己的工作經(jīng)驗，“悟”出頭緒和要領(lǐng)，循序辦理，相反不能猜測臆斷，切忌在拿不準的情況下盲目地處理，而要問清楚以后再辦，避免帶來不良影響。

　　3.5 勤動腿跑。大量的協(xié)調(diào)和開展調(diào)查研究工作需要辦公室秘書東奔西跑，加強聯(lián)系。如果僅坐鎮(zhèn)指揮，君子動口不動手或動口不動腿，勢必很多事情在辦理過程中走樣和變味。在現(xiàn)有的國情下，在日常的工作運轉(zhuǎn)中，上下級、單位與單位、部門與部門。以及個人之間頻繁接觸，相互了解，可以加深印象，增進友誼，為工作創(chuàng)造良好條件。特別是各級各部門處在“摸著石頭過河”改革之中，加上國人傳統(tǒng)的情感理念，缺乏經(jīng)常的聯(lián)系和必要的溝通，于事業(yè)、于單位、于部門和于自己都不利。

　　4 與時俱進，是辦公室秘書適應工作的根本保證

　　時代在進步，歷史在發(fā)展。在新的請示下，國家和社會正發(fā)生著日新月異的變法。機遇和挑戰(zhàn)并存，希望與困難同在。全面建設(shè)小康社會需要國人充分發(fā)揮自己的聰明才智，在不同的崗位上出色地學習、工作和奮斗。在這樣的大氣候、大環(huán)境下，辦公室秘書一是要切實增強求適緊迫感，知難而進，努力學習與掌握經(jīng)濟全球化所必須的新知識、新技術(shù)，具備國內(nèi)國際競爭的知識和技能條件;二是要更新觀念，在具體工作中務實求新求適，做到在思想觀念上不掉隊;三是要增強信心，對新形勢新情況沉著應對，保持常態(tài)心理，自覺地變壓力為動力，變機遇為挑戰(zhàn)，以高昂的士氣，不斷進取。

　　總之，在人生征途中，生命有限，求知無限，奮斗不止。這是適應環(huán)境，適應工作，適應社會，踏著時代進步節(jié)拍有所作為的基本態(tài)度，也是無愧社會和人生的正確途徑。

　　秘書工作的定義

　　何謂秘書，秘書是一種職務名稱，還是一種社會職業(yè)，秘書的主要職能作用是助手、參謀。秘書工作在80年代以前是一種規(guī)范性的工作，各自為各自的領(lǐng)導服務，固守成規(guī)，局限性比較大。進入80年代就大變了樣，黨的十一屆三中全會后的十多年，中國秘書工作有了飛躍性的發(fā)展。中央領(lǐng)導多次提倡秘書部門要充分發(fā)揮參謀助手作用。參謀工作的開展，是不斷發(fā)展變化的新形勢的需要，是領(lǐng)導工作努力提高科學化水平和效能的需要，是秘書部門職能自我完善的需要。各地秘書部門的實踐也說明，做好參謀工作，是秘書工作有所突破的關(guān)鍵所在。參謀工作的突出地位，不是人為地推上去的，而是秘書部門的特殊地位與任務所決定的。

　　秘書工作的職能

　　服從領(lǐng)導，當好參謀。跟從領(lǐng)導，這是秘書人員職業(yè)性質(zhì)所決定的。作為領(lǐng)導工作的參謀和助手，應當嚴格按照領(lǐng)導的指示和意圖辦事，離開領(lǐng)導自行其是，別出心裁，都是職業(yè)道德所不允許的。個人的積極性、創(chuàng)造性只能在服從領(lǐng)導的前提下發(fā)揮(更多地限于建議、獻策等方面)。其中特別要注意，不能用個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領(lǐng)導的工作及決策。當好參謀，就是要發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導出謀獻策。在領(lǐng)導決策民主化、科學化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事即是稱職的舊觀念，要提高參謀意識和能力，明確不能出謀獻策者就不是好的秘書人員的新觀念。

　　秘書工作是以領(lǐng)導工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動性。怎樣變被動為主動，要看秘書的工作藝術(shù)。有四個方面：一是爭取同領(lǐng)導者一樣了解和掌握全局性工作;二是爭取同領(lǐng)導者一樣了解和掌握一個時期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動排除干擾中心工作的事項;三是研究領(lǐng)導工作的思路，分析領(lǐng)導的意圖，并加以理解、完善和落實，四是積累和儲存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個方面的基礎(chǔ)，工作中才能與領(lǐng)導者有一致的認識，才有共同情感和語言，商量工作時，補充和修正的意見，才能提到點子上。

　　日常工作中，要善于將領(lǐng)導的決策內(nèi)容、實施方案和一個時期的中心工作進行分解、立項，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計劃列出個明細運行圖

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