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簡析管理與文秘論文
自從有了人類社會就有了領導者的管理活動，而文秘活動則是隨著領導者的活動需求而產(chǎn)生的。因此，它的歷史和領導者的管理活動一樣也是源遠流長的。人類社會幾千年，兩者相伴相隨，相輔相成，對社會的發(fā)展起著極大的維系和推動作用。
現(xiàn)代科學技術的發(fā)展導致了信息時代的到來，經(jīng)濟的迅速發(fā)展造就出諸多新興的產(chǎn)業(yè)和行業(yè)門類。各種社會組織的管理活動突破了原來以行政手段為主體的模式，經(jīng)濟手段、法律手段、系統(tǒng)論、控制論、信息論等被廣泛地引入管理領域，管理領域迎來了科學的春天。
由于科學管理的重要性被社會廣泛認識和接受，文秘工作也出現(xiàn)了社會化的發(fā)展趨勢，它普遍存在于政府機關、社會團體、各類企業(yè)以及社會的方方面面，成為世界范圍內覆蓋面最廣的社會職業(yè)之一，被稱為現(xiàn)代社會的第361行。在我國，黨的十一屆三中全會以來，隨著體制改革和經(jīng)濟建設的發(fā)展，文秘工作也進入了一個新的階段。特別是1985年春，中央召開了第三次全國秘書長、辦公廳主任座談會，著重研究了新形勢下如何更好地發(fā)揮秘書部門的參謀、助手作用的問題，提出了新時期文秘工作必須完成的“四個轉變”，即從偏重辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；從收發(fā)傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息；從單憑老經(jīng)驗辦事轉變?yōu)閷嵭锌茖W管理；從被動服務轉變?yōu)榱幹鲃臃⻊�。這四個轉變使文秘工作的內容有了新的發(fā)展，不僅拓寬了它的外延，也加深了它的內涵，為文秘部門指明了工作重點和發(fā)展趨勢。
然而，在各行各業(yè)的管理工作中，由于受傳統(tǒng)管理思想影響，人們往往重領導者的管理活動，輕輔助人員的文秘活動；對廣大的文秘人員往往重使用、輕培養(yǎng)，加之不少文秘人員自身努力不夠，使得相當一部分人的素質與文秘工作的要求相去甚遠，嚴重影響了文秘工作的質量�；谶@一現(xiàn)狀，本文就管理與文秘之間的關系作簡要剖析，以喚醒人們對文秘工作及文秘理論研究的重視。
為了理清管理和文秘之間的關系，有必要分析管理和領導之間的關系。管理和領導都有廣義和狹義之分。廣義的管理包括狹義的領導，廣義的領導包括狹義的管理。管理作為執(zhí)行生產(chǎn)總體運動所產(chǎn)生的各種一般職能，其中包含有領導的意思；而領導作為組織所賦予的統(tǒng)領其部屬的權利，其中也包含有管理的意思。在實際工作中，管理如果離開了組織賦予的權利，就很難進行組織、協(xié)調和控制；同樣，領導如果離開了對各個人的活動的組織、協(xié)調和控制，就無法統(tǒng)領其部屬去實現(xiàn)組織目標。所以，兩者之間是互相聯(lián)系的。
但是，管理和領導又有區(qū)別，狹義的管理和狹義的領導相比較，在活動的層次、對象、范圍、任務和手段等方面都有所不同。此時的管理僅指在戰(zhàn)術層次上，對具體對象所進行的職能性實務活動，即實際掌管、治理和安排某種事務，作出技術性處理，而領導則指帶領、引導、分析情況，決策問題，使用干部，偏重于全局、戰(zhàn)略方面。
上述分析表明，管理和領導是兩個既有聯(lián)系又有區(qū)別的概念。據(jù)此，我們可以作出這樣的推論，管理和文秘也是既有聯(lián)系又有區(qū)別的兩個概念，這是因為：
1.文秘活動從屬于領導者的管理活動。從歷史的發(fā)展來看，在人類出現(xiàn)分工以后就產(chǎn)生了管理和決策的需要，出現(xiàn)了管理與決策的組織機構和領導者。領導者在管理和決策過程中，由于時間、精力有限，需要有人協(xié)助處理大量繁雜的事務性工作，這樣便產(chǎn)生了文秘活動。這就是說，文秘活動是因為領導者的活動需要而產(chǎn)生的，沒有領導活動也便沒有文秘活動和文秘人員。從文秘人員的職責來看，他（她）不僅要幫助領導辦文、辦會、辦事，還要出謀獻策，更好地發(fā)揮參謀和助手的作用。在領導者的決策過程中，文秘人員要事先幫助領導者搜集、整理資料，提供信息，隨時準備接受領導者的咨詢；在文書制作、處理過程中，文秘人員或幫助撰擬文稿，或檢查其內容和格式，負責傳達或發(fā)出；在籌辦會議過程中，文秘人員要為領導者準備會議文件，安排會議事項，記錄會議內容，收集整理會議資料；在接待賓客時，文秘人員要事先安排好接待程序、接待規(guī)格和接待方式等。文秘職能表明，文秘活動具有從屬性，從屬性的實質是，在領導者的管理活動中，文秘人員只能行使非強制性的管理權力，沒有獨立的組織決策權和人財物資源的管理分配權。他們的直接任務是提出管理“半成品”，而后經(jīng)領導者的批準，同意采納，才能產(chǎn)生管理效益。總之，文秘工作從屬于領導者的管理活動，是各類組織中為領導者的工作服務的輔助管理活動。這一點就使得文秘活動明顯區(qū)別于雖為領導服務，但不參與管理的專職司機、專職醫(yī)生等輔助人員的工作。
2.文秘工作中包含著部分領導工作。在一個組織中，領導者的職責是決策、指揮和用人，對紛繁眾多的瑣碎事務，他們不可能事事動手，件件躬親，而是交給文秘人員去代為辦理。文秘人員在處理大量事務的同時，往往要承擔部分領導工作。如計劃、組織、協(xié)調等。其中計劃屬于領導職能，但是，文秘人員往往在搜集、整理信息資料的基礎上，為領導者草擬計劃方案，供領導者參與或選用。組織也是領導的一項職能，文秘人員雖然上無決策，下無執(zhí)行之權，但是，在具體工作中卻要參與很多組織活動，如，組織會議、組織比賽、組織調查等。協(xié)調同樣是領導的一項職能，文秘人員也要經(jīng)常根據(jù)授權參與協(xié)調工作。如，協(xié)調領導者與領導者，上級領導與下屬部門，部門與部門，本單位與外單位之間的關系等�？梢�，文秘人員的任務非常特殊，他（她）不僅要處理大量事務，還要默默無聞地從事部分領導工作。
3.文秘人員的主要服務對象是領導者，他們本身并不具有官的權力，但是，他們是領導者身邊的人，整天跟領導者打交道，要根據(jù)領導的意圖去辦文、辦會、辦事。為此，需要文秘人員十分熟悉管理部門的各項工作，了解研究領導的心理特征，具備服務于領導的智能、素養(yǎng)和職業(yè)道德。
上述分析表明，管理與文秘雖屬兩個不同的范疇，各自有著獨特的活動領域，但是，兩者以領導為中介，互相關聯(lián)，互相作用。在總體管理活動中，領導處于最高層。
面，其職能是決定大政方針，管理全面工作。文秘人員與文秘部門則處于輔助層面，處理與領導相關的大量事務性工作，他們從事的工作大多屬于狹義管理的內容。但是，它又不同于一般管理活動，表現(xiàn)出輔助性的特點。
由于管理與文秘彼此不可分割，因此，要求我們在研究文秘工作時參照和借鑒管理工作的基本理論、基本原則和基本方式，從管理學中汲取理論和知識養(yǎng)分。同時，作為文秘人員，必須認真學習管理理論，懂得管理工作的一般原理，掌握管理的技能技巧，將管理的理論和技能運用于文秘工作中，這樣才能更好地為領導服務。如果一個文秘人員管理理論比較薄弱，連起碼的管理技能也不掌握，就很難勝任文秘工作。
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