怎樣讓工作變得高效而簡單

　　你是不是從早忙到晚，感覺自己一直被工作追著跑？但你的忙亂也許不是因為工作太多，而是因為沒有重點，目標(biāo)不清楚，所以才讓工作變得越來越復(fù)雜，時間越來越不夠用。一天只有1440分鐘，在信息龐雜、速度加快的職場環(huán)境里，我們必須在越來越少的時間內(nèi)，完成越來越多的事情。

　　在如今越來越復(fù)雜與緊湊的工作步調(diào)中，“保持簡單”是最好的應(yīng)對原則�！昂唵巍眮碜郧宄�的目標(biāo)與方向，你知道自己該做哪些事，不該做哪些事。這正是職業(yè)生涯顧問專家比爾。約翰遜給所有從業(yè)者的建議。

　　約翰遜根據(jù)多年的調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代人工作變得復(fù)雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏焦點”。因為不清楚目標(biāo)，總是浪費時間重復(fù)做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關(guān)鍵的信息，卻在不重要的信息上浪費了太多的時間；抓不到重點，必須反復(fù)溝通同樣的一件事情。

　　以下就是約翰遜新書中整理出的10種最實用的、簡單的工作方法。

　　一、搞清楚工作的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)，減少錯誤的機(jī)會

　　你必須理清的問題包括：我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？可否建議我，要從哪個地方開始？我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成？有哪些可用的工具與資源？

　　二、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度

　　對于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。

　　在決定你該不該答應(yīng)對方的要求時，應(yīng)該先問問自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么對我才是最好的？”你必須考慮，如果答應(yīng)了對方的要求是否會影響既有的工作進(jìn)度，而且會因為你的拖延而影響到其他人？而如果你答應(yīng)了，是否真的可以達(dá)到對方要求的目標(biāo)？

　　三、主動提醒老板排定優(yōu)先級，可大幅減輕工作負(fù)擔(dān)

　　“手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆工作，實在是沒道理�！钡�是有沒有可能問題是出在你自己身上？你有沒有適當(dāng)?shù)胤从痴鎸嵡闆r？如果你不說出來，老板就會以為你有時間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實是需要被提醒的。

　　你當(dāng)然不可能同時完成這么多的工作，為什么不主動地幫助老板排定工作的優(yōu)先級？你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點，討論的過程中必須時時站在主管的立場思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當(dāng)然，更不應(yīng)該自己承受問題。

　　四、報告時要有自己的觀點，只需少量的信息即可

　　讓老板感到滿意多數(shù)人在向主管或是老板報告時，總是擔(dān)心信息不夠多，“萬一老板問起來，答不出來，該怎么辦？”根據(jù)商業(yè)心理顧問公司的心理學(xué)家約翰。維佛所進(jìn)行的研究，有10％到15％的人在面對老板時會有恐懼的心理，而且如果向老板報告時手中的數(shù)據(jù)不夠多，感到恐懼的人數(shù)比例又會更多。

　　其實，這種擔(dān)憂是多余的。太多的信息會變得沒有重點，如果又缺乏解釋，對于老板一點幫助也沒有。“內(nèi)容精簡，切中要點，最重要的是能夠幫助我快速地做決策�！边@是約翰遜詢問多位資深主管對于簡報內(nèi)容的要求時，所得出的普遍性結(jié)論。

　　你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋，一定要有自己的觀點，而不是模棱兩可的描述。向老板報告時，要能精準(zhǔn)地掌控時間。

　　五、簡報時增加互動的機(jī)會，可縮短簡報的內(nèi)容與報告的時間

　　真正成功的簡報在于清楚而正確地傳達(dá)信息，創(chuàng)造溝通與對話的機(jī)會，進(jìn)而讓對方因為你的簡報內(nèi)容而改變思維、決策或是行動。因此，重點不在于簡報，而是溝通的質(zhì)量。你不只是“報告”，而是要引發(fā)雙向的對話，試圖影響對方。

　　在做任何的簡報之前，你必須思考以下三點原則：希望聽眾聽完簡報之后記得哪些重點？聽眾會有什么樣的感受？你希望他們聽完簡報之后有什么樣的決定？

　　接下來就是實際的制作問題了。最好的開始方式，就是把聽眾想知道的重點轉(zhuǎn)換為問題，這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負(fù)擔(dān)。簡報的過程不應(yīng)只有你一個人在說話，提出問題，可以讓你和觀眾有互動的機(jī)會。這樣一來，50分鐘的議程你只需要準(zhǔn)備30分鐘的簡報內(nèi)容，其余的時間應(yīng)該是與聽眾互動。

　　六、有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上

　　正確的過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50％的郵件。第二步開始迅速瀏覽其余的每一封信件的內(nèi)容，除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)（例如兩星期內(nèi)）你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25％的信件。

　　七、郵件內(nèi)容盡量精簡，節(jié)省寫信的時間并增加對方響應(yīng)的機(jī)會

　　“最容易閱讀、理解與回復(fù)的信件，最吸引我的注意�！边@是約翰遜在實施“追求簡單”的研究計劃時，一位資深主管對于電子郵件使用習(xí)慣的回答。

　　你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節(jié)省對方的時間。該怎么做呢？你必須：1、把每一封電子郵件的內(nèi)容限制在大約在8到12句的范圍內(nèi)。2、超過20個字就應(yīng)換行。3、如果超過3行必須空行。

　　八、當(dāng)沒有溝通的可能時，不要浪費時間想要改變

　　不論你提出什么樣的想法或意見，每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒有溝通的可能時，這時候你就不必再浪費時間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照主管的意見做事，還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問題，無關(guān)乎好與壞。

　　九、只要取得信任，不需要反復(fù)的溝通，同樣可爭取到你要的資源

　　老板對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問題？是無法依照原定計劃完成，還是無法掌控情況，對于未來感到不確定？是希望員工能夠做得更多，以降低成本？當(dāng)你在爭取預(yù)算時，必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問題，作為你說服老板的理由，這是最有效的。

　　而且，不要只強(qiáng)調(diào)你的單位或是部門的需求，你爭取預(yù)算的目的是為了幫助老板解決問題，達(dá)成目標(biāo)。所以，你的重點在于老板所擔(dān)心的問題，而不是預(yù)算數(shù)字。

　　當(dāng)你第一次提出要求時，最重要的是讓老板了解你的提案，會議時間越短越好，最好不要超過15分鐘的時間。千萬不要在第一次提案的時候就直接要求需要多少預(yù)算，這樣通常不會有太高的成功率。你的目標(biāo)應(yīng)該是有第二次討論的機(jī)會。如果老板愿意再次討論預(yù)算的問題，通常成功機(jī)會可高達(dá)八成以上。

　　十、專注工作本身，而不是業(yè)績評量的名目，才能真正有好的表現(xiàn)

　　你要做的只有以下兩件事情：

　　1、至少每個月詢問你的主管：“我做得如何？”盡量提出具體的問題，例如：“老板對于我所排定的進(jìn)度是否有什么意見？”“我想會議流程非常順暢，你認(rèn)為還有地方要改進(jìn)的嗎？”

　　你應(yīng)該隨時和主管溝通自己的工作表現(xiàn)，而不是只有在每年一次的業(yè)績評量，這樣你可以事先知道自己的缺點在哪，及時做出改正，同時也可以了解主管的期望。

　　2、至少每個月詢問：“原先的工作安排有沒有必要調(diào)整？”也許你的目標(biāo)是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設(shè)定的目標(biāo)勢必做出調(diào)整，所以應(yīng)該隨時確認(rèn)最優(yōu)先的目標(biāo)是哪些。

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