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企業(yè)為什么要引入PMO
1根據(jù)公司組織機(jī)構(gòu)因素，項(xiàng)目統(tǒng)一管理，資源共享
翻開以往的項(xiàng)目記錄，能夠找到的資料極為少。各階段文檔嚴(yán)重缺乏，導(dǎo)致類似項(xiàng)目在啟動(dòng)時(shí)，只能是重新再來，無法借鑒以往項(xiàng)目的任何經(jīng)驗(yàn)之類的，唯一值得參考的是項(xiàng)目產(chǎn)品本身，但畢竟作用微乎其微。一但項(xiàng)目離職，所有前期項(xiàng)目成果似乎都付諸東流，又是與客戶的拖延。
再者，有些項(xiàng)目完成后，有些文檔不愿意公開，不愿意共享，也成為了項(xiàng)目中一大障礙。設(shè)立PMO，完善公司自身內(nèi)部機(jī)構(gòu)。起到一個(gè)統(tǒng)一管理的作用，對(duì)項(xiàng)目的各文檔進(jìn)行監(jiān)督、管理，使各項(xiàng)目能夠充分達(dá)到一資源的共享，讓項(xiàng)目的啟動(dòng)或者實(shí)施更為順利。
2提升項(xiàng)目質(zhì)量
為了不使公司將來再次出現(xiàn)類似所有項(xiàng)目都在拖延或者暫停情況，必須狠抓項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的建設(shè)、項(xiàng)目過程的監(jiān)督、項(xiàng)目過程中的協(xié)調(diào)都需要一一重視，有了PMO，雖然不能說就有了一切，畢竟每個(gè)項(xiàng)目都有不同之處，但管理模式上可以類似，通過PMO的統(tǒng)一管理實(shí)施，逐層引導(dǎo)，慢慢建立相關(guān)的質(zhì)量評(píng)估機(jī)制，讓項(xiàng)目順利走向正軌。
3降低項(xiàng)目成本
項(xiàng)目經(jīng)理的離職、文檔的缺失、成本的增加、質(zhì)量無法保證、項(xiàng)目溝通力度不夠等都是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的原因，建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，減少不必要的損失會(huì)是公司選擇PMO的理由。
4降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)
項(xiàng)目經(jīng)理的離職、文檔的缺失、成本的增加、質(zhì)量無法保證、項(xiàng)目溝通力度不夠等都是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的原因，建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，減少不必要的損失會(huì)是公司選擇PMO的理由。
5完善項(xiàng)目體制
要想有好的管理，首先離不開好的制度。身邊既然遠(yuǎn)處不在項(xiàng)目，那管理也是無處不在。對(duì)于IT類的項(xiàng)目，管理模式算是在成長(zhǎng)中，但是要想獲得好的效益，在競(jìng)爭(zhēng)中存活，公司內(nèi)部良好的項(xiàng)目管理體制是有效的方法。公司與客戶要想雙贏，這是必經(jīng)之路。
企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理包括至少以下一些內(nèi)容：
一是形成、統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目管理的方法論，包括形成統(tǒng)一的項(xiàng)目管理工具、模板及流程;
二是就項(xiàng)目管理的知識(shí)和技能，對(duì)項(xiàng)目(總)經(jīng)理進(jìn)行支持，包括培訓(xùn)、指導(dǎo)和咨詢建議;
三是站在企業(yè)的角度，對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)、重要節(jié)點(diǎn)進(jìn)行設(shè)定，并持續(xù)進(jìn)行跟蹤、督導(dǎo)和階段性結(jié)果管理;
四是在項(xiàng)目和后臺(tái)專業(yè)支持、資源保障部門之間建立協(xié)同平臺(tái)，以便在項(xiàng)目過程中獲得必要的支持和保障;
五是對(duì)多個(gè)項(xiàng)目(項(xiàng)目群)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目組合管理，如項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)管理、項(xiàng)目間資源共享和經(jīng)營(yíng)協(xié)同等;
6組織對(duì)項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)、提煉和知識(shí)管理
在引入PMO之前，對(duì)項(xiàng)目的企業(yè)級(jí)管理并非完全是空白。實(shí)際上或多或少會(huì)有一些相關(guān)的機(jī)制在運(yùn)行，如計(jì)劃運(yùn)營(yíng)部門的設(shè)立、總經(jīng)理辦公會(huì)或跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、項(xiàng)目后總結(jié)評(píng)價(jià)機(jī)制等，都分別擔(dān)當(dāng)著一定的企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理的職能。PMO的引入旨在將這些工作更加系統(tǒng)化、例行化，從而使企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理提升到一個(gè)新的高度。以房地產(chǎn)行業(yè)為例，房地產(chǎn)企業(yè)引入PMO沒有固定的模式，組織設(shè)計(jì)的柔性較大，總的來看，要注意三個(gè)問題：
第一，PMO核心機(jī)構(gòu)的建立。從PMO的理念來看，PMO宜設(shè)在超越項(xiàng)目之上的上一級(jí)管理機(jī)構(gòu)，如公司總部或區(qū)域總部，其地位至少與同級(jí)別的專業(yè)管理、資源保障部門相當(dāng)或稍高。實(shí)際中也有PMO會(huì)議+常設(shè)機(jī)構(gòu)的做法，其用意也是在提高PMO的定位，以便于PMO有足夠的權(quán)威開展工作。
第二，PMO的工作機(jī)制銜接問題。PMO在企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)中相當(dāng)于一個(gè)職能部門，但是其承擔(dān)的職能中，有相當(dāng)一部分是需要跨部門、跨系統(tǒng)協(xié)調(diào)的，其中大部分又是超越其授權(quán)決策范圍的。這就決定了PMO的工作開展必須借助更高一級(jí)的組織權(quán)威，如總經(jīng)理辦公會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)等。PMO的引入使得原本就有的會(huì)議和協(xié)調(diào)機(jī)制更加有效，反過來，PMO只有充分借助已有的會(huì)議和協(xié)調(diào)機(jī)制方能有效的開展工作。也就是說，PMO和已有的會(huì)議、協(xié)調(diào)機(jī)制并不是互相替代的關(guān)系，而是相輔相成，共同結(jié)成一個(gè)以PMO為組織保障的企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理體系。
第三，PMO的職能賦予問題。PMO的職能賦予應(yīng)當(dāng)循序漸進(jìn)，先從基本職能、比較容易實(shí)現(xiàn)的職能入手：如項(xiàng)目管理工具、模板的設(shè)計(jì)和推廣，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行培訓(xùn)和項(xiàng)目管理實(shí)務(wù)支持，對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目績(jī)效的綜合管理，對(duì)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)過程的跟蹤和監(jiān)控，有關(guān)項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)積累和知識(shí)管理等，對(duì)這些職能的歸屬較為明確，可以先行開展、逐步完善。而有的職能如多項(xiàng)目之間協(xié)調(diào)和平衡等，盡管其作用非常重要，但牽涉到跨部門、跨系統(tǒng)之間的綜合協(xié)調(diào)，需要較高的管理權(quán)威才能達(dá)成，對(duì)于這些職能工作，PMO可以做一些信息匯集、分析、方案建議以及決策之后的督導(dǎo)等工作，而決策過程還需借助更高的組織機(jī)制，如總經(jīng)理辦公會(huì)或項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)協(xié)調(diào)會(huì)才能實(shí)現(xiàn)。
另外現(xiàn)實(shí)中可能還有一種傾向，把PMO理解為某種無所不包的綜合管理部門，什么行政辦公室的職能，甚至還有某些專業(yè)管理部門的一些職能，如成本監(jiān)控等，也包括在PMO的職能里面，結(jié)果可想而知，不利于PMO提升其最核心的企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理能力。
還需指出，由于PMO特有的部門定位，使得其有可能發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，承擔(dān)某些擴(kuò)展職能，如作為項(xiàng)目(總)經(jīng)理的“黃埔軍校”，作為項(xiàng)目前期介入者，參與項(xiàng)目前期的論證和策劃工作，抑或是作為項(xiàng)目管理的“機(jī)動(dòng)小分隊(duì)”，臨時(shí)委派到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中去任職等等。
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