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如何進(jìn)行職場離職面談
職場上的員工在不同的公司換來換去的，作為一個HR管理員怎么處理那些即將要離職的員工呢？
如果是致力于長遠(yuǎn)考慮，為了保證人力資源工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)及取得長久效果，離職面談看似僅是流程中簡單而無關(guān)緊要的一段，但它的作用確是很大的。
我們知道每個人都有自己的想法，員工在公司工作那么久，各種情況已經(jīng)很是熟悉了，對公司各方面的看法在某些方面還是會有獨(dú)到見解的；在員工離職前后，他一定是作了各方面的比較權(quán)衡，對公司內(nèi)外很多方面又會產(chǎn)生一些獨(dú)特的想法；員工就要離職了，他不必再考慮上級下屬的人際關(guān)系及某些不利自己的后果，所談的內(nèi)容可以客觀得多，深刻得多。
所以我重視離職面談。在我所服務(wù)的公司員工離職率很低，不過我還是有機(jī)會與幾位不同類型的離職員工作了面談。
有一位是在公司工作很久的、公司一成立就入職的，他離職的原因是“公司與個人的成長不同步”.這個意思就是說，以他為骨干的項(xiàng)目做得很順利，與其他項(xiàng)目相比，他的項(xiàng)目所取得的成果是突出的，他個人也因此積累了豐富的開發(fā)和管理經(jīng)驗(yàn)，但是公司給予他的回報卻沒有成長,以至他認(rèn)為他的付出與回報越來越不能相抵了，心理平衡已經(jīng)漸漸被打破。而且，在過去的一段時間內(nèi)，他也提出過一定的要求，公司領(lǐng)導(dǎo)的反饋?zhàn)屗杏X到了沒有任何關(guān)心的無情和寒心。聽了這些以后，我覺得我需要考慮一下公司的薪酬體系及晉升獎勵機(jī)制的改進(jìn)完善問題了，因?yàn)槭挛锒际莾蓚�方面的，我們在從員工那里索取的時候，也要通過公平、效率的方式給他以相當(dāng)?shù)幕貓蟆Ｈ绻@兩個方面不能平衡，員工在公司的工作效率及成果必受影響，且也無法長久。
還有一位在公司做的時間也比較長了，在離職前兩個月他被做了職位調(diào)整，而不光他本人，就是我們旁觀者對這個調(diào)整都是覺得很是不可思議.在沒有任何原因的情況下，他被降級調(diào)整，其狀況類似于由一名財務(wù)人員調(diào)整為前臺，雖然待遇沒有變化，但是這個落差是沒有人愿意承受的，而且從個人發(fā)展角度來說也是不可接受的。他對公司的管理頗有微詞，覺得少數(shù)人這樣的獨(dú)斷專行，管理上隨意性強(qiáng)，不建立完善管理制度，采用“人治”方式，幾乎不可以再稱為“管理”了。而且主管的領(lǐng)導(dǎo)又嬗變，缺乏管理能力和魄力，所以他也已經(jīng)不看好公司的前景了。
個人的看法自然都有局限性，這個拋開不談，但至少通過談話我知道一些不好的領(lǐng)導(dǎo)人的獨(dú)斷行為的確很負(fù)面，而且公司要發(fā)展下去，就需要逐步建立起各項(xiàng)管理制度，建立起良好的管理流程，培養(yǎng)起員工良好的行為模式。這些都很重要。
偶然翻看《伊索寓言》，看到了這則故事：一只狐貍和一只猴子走在同一條路上，不久它們經(jīng)過一個墓地，里面有許多墓碑。
猴子說：“這些墓碑都是為了榮耀我的祖先的。他們生前都是公民，又全是名滿天下的人。”
狐貍回答說：“你倒選到一個最適當(dāng)?shù)闹e話了，因?yàn)槲抑滥愕淖孀趥儯呀?jīng)沒有一個會來反駁你了�！�
讀史可以使人知事明理，可以成為今人行為的鏡鑒，因?yàn)槟切┦且呀?jīng)過去的那段時光的真實(shí)記錄，或者各時期人們的看法。那個記錄很重要，對于我們而言，正是離職面談所能了解到和記錄到的內(nèi)容。狐貍說的意思是墓碑后面的人都不會出來反駁你了，你怎樣說就怎樣了，這正好象已經(jīng)離開的員工，如果沒有離職面談記錄真實(shí)的事實(shí)和想法，那就只能任人臆想和傳言了。
在構(gòu)成人力資源管理框架中，留人是其中非常重要的一項(xiàng)職能。員工跳槽帶來的成本是非常巨大的，所以企業(yè)對于員工離職都會感到惱火。
有的管理者認(rèn)為離職就是忘恩負(fù)義，就是背叛，在員工離職時百般刁難，弄得雙方都是很不快。除了工作交接，辦理相關(guān)手續(xù)，離職面談是最為重要的一項(xiàng)工作。管理者如何才能做好離職面談呢？
面談應(yīng)該選擇氣氛輕松的地點(diǎn)，在咖啡廳進(jìn)行面談是個不錯的選擇。面談前應(yīng)準(zhǔn)備與員工相關(guān)的資料，比如員工個人的的基本資料、績效回顧、參加的培訓(xùn)，經(jīng)歷的關(guān)鍵事件等。員工會覺得自己受到了重視，對公司不滿者或許可以由此改變其對公司的消極看法。
面談時雙方是一種平等的關(guān)系。面談?wù)咭驹趯Ψ降牧錾蟻砜紤]問題。在面談中，傾聽是非常重要的。面談中提出關(guān)鍵的問題，然后傾聽對方的回答，觀察對方的表情。員工產(chǎn)生防衛(wèi)情形時，要及時的關(guān)心他的感受，不要唐突地介入問題。最重要的是要將面談重點(diǎn)記錄下來，便于之后的分析整理。
面談結(jié)束后，應(yīng)將面談紀(jì)錄進(jìn)行整理和分析，并回顧面談過程，從中發(fā)現(xiàn)員工離職的真正原因。針對發(fā)現(xiàn)的問題提出改善建議，以防類似事情再度發(fā)生。
成功的離職面談主要依賴于以下這些因素：
1、選擇最佳的面談時機(jī)
恰當(dāng)?shù)臅r間做恰當(dāng)?shù)氖虑�，HR只有把握好面談時機(jī)才能收到預(yù)期效果，離職面談應(yīng)利用以下兩個時間點(diǎn)與離職員工進(jìn)行交流。
第一個時間點(diǎn)是得到員工離職信息時，因?yàn)檫@個時候許多員工的離職意愿還不是非常明確、堅定，有時可能僅因某件事情的刺激而萌生去意，此時如能及時溝通，化解其一時之沖動，往往能使員工收回辭職決定，不至于使事情鬧僵以至沒有回旋余地；第二個時間點(diǎn)是員工去意已決并辦理完離職手續(xù)之后，因?yàn)榇藭r離職員工已無任何顧忌所以最容易講出心中的真話。
2、營造寬松的客觀環(huán)境
在進(jìn)行離職面談時，首先要注意面談的時間和地點(diǎn)的選擇。由于離職面談的特殊性，面談地點(diǎn)應(yīng)該具有一定的隱私性，一方面不要讓其他員工知曉,畢竟這不像普通的員工談話，另一方面也能避免面談過程中被打斷和干擾，好的訪談環(huán)境有利于讓離職員工在無拘無束地情況下自由地談?wù)搯栴}.例如可以嘗試選擇在能夠讓人精神放松的、伴有舒緩音樂的、空間明亮的咖啡廳，而不是每天都令人緊張壓抑的辦公室。離職面談的時間可以根據(jù)交談的深入情況靈活掌握，而不一定要有明確的限定，因?yàn)檫@不是例行公事，而是一次與離職員工毫無約束完全敞開的友好交流。
3、充分運(yùn)用技巧、積極地傾聽
盡管客觀環(huán)境應(yīng)該是寬松和無約束的，但這并不代表離職面談只是普通的日常交流，實(shí)際上離職面談也是有技巧可言的。HR在交談中應(yīng)注意面談技巧，不要只是按照事先列出的問題逐一發(fā)問，更主要的是要積極地傾聽。如果有不清楚的地方，還要仔細(xì)詢問，同時也要適時保持沉默，讓離職員工有足夠思考的時間。
HR應(yīng)該在事先把握離職真實(shí)原因的基礎(chǔ)上，充分了解面談對象的性格特征，從細(xì)節(jié)之處捕捉面談對象當(dāng)時的心理狀態(tài)，并預(yù)期其將產(chǎn)生的反應(yīng)，以此選擇合適的面談切入方式，并有效避免面談過程中出現(xiàn)冷場、情緒激化、失控并導(dǎo)致面談不能繼續(xù)和面談失敗的情形發(fā)生。HR可以先幫面談對象倒杯水，以此營造輕松的氣氛，以善意的動作卸去彼此對立的立場，建立彼此互信的關(guān)系。同時，在面談的過程當(dāng)中，還應(yīng)隨時察言觀色，設(shè)法將自己的立場與被面談?wù)哒驹谕魂嚲�上，專注傾聽其所抱怨的人或事。當(dāng)被面談?wù)弋a(chǎn)生防衛(wèi)的情形，HR應(yīng)及時地關(guān)心他的感受，不要唐突地介入問題，更不可做出任何承諾，最重要的是要將面談重點(diǎn)記錄下來，便于之后的分析整理工作。面談?wù)叩慕巧珣?yīng)該是多聽，做離職者的傾聽者，適當(dāng)提出問題即可；少說，及時做良性或補(bǔ)救性的溝通，必要時給予指導(dǎo)和幫助。
如果離職者是懷著對企業(yè)怨恨的心理而離開的，可能會牢騷滿肚，對此，面談?wù)咭M量聽他發(fā)泄出來，同時盡可能詢問令他不滿的原因，以便讓企業(yè)能夠發(fā)現(xiàn)自身管理上的弱點(diǎn)與漏洞，并盡量消除其中的誤會，因?yàn)闇p少他的抱怨也就為企業(yè)減少了一個“敵人”.
4、選擇合適的交流主題，充分體現(xiàn)人文關(guān)懷
在面談時HR還應(yīng)選好交流的主題，且盡量使之與離職員工的利益直接相關(guān)，如對跳槽性質(zhì)的員工進(jìn)行面談應(yīng)重點(diǎn)了解其辭職的原因和想法，究竟是為了個人發(fā)展、學(xué)習(xí)及家庭原因，還是對企業(yè)的管理模式、管理層的工作風(fēng)格、團(tuán)隊(duì)的氛圍、績效的評價狀況、當(dāng)前職位工作內(nèi)容等不滿。但無論如何面談要以企業(yè)尊重其個人人格和離職決定為基調(diào)，通過離職面談?chuàng)嵛�、挽留價值員工，提醒跳槽員工違約責(zé)任、保密責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)等。
因此，在對跳槽員工進(jìn)行面談時，除了要設(shè)置較為輕松的面談環(huán)境以外，更應(yīng)將重心放在對員工的人文關(guān)懷，了解員工日后的職業(yè)發(fā)展計劃等方面.例如，讓員工填寫離職原因、離開公司后的打算、對公司管理的建議和看法、價值追求，以及傳達(dá)企業(yè)對員工的評價和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃建議，如果還能向員工表示出可以“好馬也吃回頭草”的意向，則能將公司的人文關(guān)懷進(jìn)行得更為徹底。
5、離職面談的程序
離職面談可以參照以下程序來進(jìn)行：
面談的準(zhǔn)備工作
1）了解離職者的基本情況。包括姓名﹑年齡﹑部門﹑職稱﹑到職時間等；
2）根據(jù)離職者的情況，準(zhǔn)備面談的話題；
3）安排面談的時間、地點(diǎn)、布置環(huán)境，力求讓接受面談?wù)咴谝环N輕松的狀態(tài)下把真實(shí)的想法表達(dá)清楚。
面談的過程安排
1）請面談?wù)呷胱�，以握手、點(diǎn)頭、微笑等開場；
2）自我介紹，表明身份，簡要闡述本次面談的話題和目的；例如：您好，我是人力資源部XXX,今天約您過來主要是想與您談一下關(guān)于您離職的情況，以便于我們做好以后的工作，今天面談的結(jié)果我會為您保密，不會對您造成任何不良影響。
3）提出問題，范圍盡量要廣，給對方充分的空間表達(dá)；例如：您方不方便談一下都是哪幾個方面促使您做出這個決定呢？而不是說：您覺得這里的工資讓您滿意嗎？
4）深入了解情況，如果對方不拒絕的話；
例如：如果對方說公司管理制度不完善，那么不妨問一下：您覺得哪些方面需要改進(jìn)呢？
5）面談過程中要注意對方的情緒變化，站在外方的角度考慮，提問的過程中體現(xiàn)出公司對員工的關(guān)懷；
6）尊重對方，盡量避免提出涉及離職人員個人隱私的問題；
7）面談結(jié)束，感謝對方配合，以握手等方式客氣地送對方離開，并祝對方有一個美好的前途。
做好面談記錄
面談前征求對方意見，如果對方同意做記錄，應(yīng)當(dāng)于面談過程中及時做好記錄。如果對方覺得“白紙黑字”,擔(dān)心不良后果，造成面談時態(tài)度拘緊，不能傾談，就應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ奖硎厩敢猓眯穆爩Ψ秸勗捯c(diǎn)，于面談后第一時間記錄下與該離職人員的面談情況。
整理面談記錄、總結(jié)規(guī)律、提出建議
1）面談結(jié)束后，及時對面談記錄做出整理，總結(jié)出該離職者的原因及規(guī)律。提出分析報告，交經(jīng)理審核并保存資料。
2）總結(jié)自己在此次面談中的得失，發(fā)揚(yáng)優(yōu)勢，改正不足，以期下次面談做得更好。
離職面談的后續(xù)工作
HR在結(jié)束了離職面談之后，并不意味著整個離職管理工作就告完畢。根據(jù)離職面談反饋分析的結(jié)果采取相應(yīng)行動才是至關(guān)重要的，因?yàn)閷⒚嬲劮答佫D(zhuǎn)化為改進(jìn)企業(yè)管理工作的行動才是離職面談的終極目的，同時也是驗(yàn)證和維護(hù)此項(xiàng)工作流程重要性及實(shí)施效果的重要因素。
1、檢驗(yàn)離職面談信息真?zhèn)?/strong>
HR可以把員工在離職面談中所反映出來的一些有價值的信息或企業(yè)在管理中存在的問題和漏洞，反饋給其直接主管，也可以用其個人基本資料、培訓(xùn)及考核記錄進(jìn)行求證。比如，根據(jù)考核的記錄注意到該員工沒有某項(xiàng)技能，那么他離職的根本原因就是不能勝任工作或缺乏培訓(xùn)，而不是他所說的薪水待遇偏低。另外還可以通過與其他在職員工的談話來驗(yàn)證，比如，面談中員工的離職原因是工作條件，那么就有必要和仍在該崗位上工作的員工交流以核實(shí)真?zhèn)巍?/p>
2、提煉信息輸出報表
人力資源部門應(yīng)該以月度、季度或年度等為時間單位，將離職面談所獲的信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)致分析，提煉出導(dǎo)致員工流失的關(guān)鍵要素，測算出流失成本，并綜合成離職原因分析統(tǒng)計報表，通過分析匯總，全面反應(yīng)員工離職的真正原因、整體人事變動情況以及據(jù)此提出的改進(jìn)公司政策、管理制度方面的建議，最終提交給分管領(lǐng)導(dǎo)參考決策。
3、采取相應(yīng)改進(jìn)措施
離職面談的最終目的還是為了減少人事變動和降低員工離職成本，所以企業(yè)相應(yīng)的改進(jìn)措施才是離職面談的真正價值之所在。比如，若通過離職面談發(fā)現(xiàn)大多數(shù)員工對工作條件、環(huán)境等都非常滿意，對其直接主管也無異議，但還是離職不干了，因?yàn)楣舅缎剿荒軡M足他們的基本生活開銷，此時提高薪資水平就成為企業(yè)留住員工的關(guān)鍵。又如，很多員工對績效考核不滿，致使員工離職，人力資源部門就得重新審視考核指標(biāo)及權(quán)重、考核方式等。再如，應(yīng)該得到某項(xiàng)培訓(xùn)的員工始終未得到培訓(xùn)而導(dǎo)致離職，這時就要考慮做好培訓(xùn)需求分析等。
員工離職意味著他的一個職業(yè)生涯告一段落，另一個新的職業(yè)生涯即將開始。此時，企業(yè)如果能夠出面對其既往生涯進(jìn)行全面客觀的總結(jié)、評價，對其新的職業(yè)生涯進(jìn)行必要合理建議，那么對離職員工來說將是莫大的安慰，也是企業(yè)對員工個人發(fā)展負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。因此，離職面談是“以人為本”的一種體現(xiàn)，既是對離職員工的撫慰或挽留，又是對在職員工的心理安慰，減少員工的離職給在職員工帶來心理波動。企業(yè)絕不應(yīng)該把員工離職面談看作是一種包袱或例行公事，而應(yīng)該高度重視，并納入員工關(guān)系管理體系之內(nèi)，使員工離職后仍然能夠成為企業(yè)的人力資源。
心理解讀：所以職場離職面談是很重要的，不論對企業(yè)改進(jìn)管理，促進(jìn)人力資源部門做到更好，還是對于個人來說采用正確的態(tài)度對待人和事物，不至于過于偏頗。
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