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構(gòu)建企業(yè)全面預算管理體系七步法
作者：李薇
國際商務財會 2015年07期
一、企業(yè)全面預算管理存在的問題
(一)沒有很好地支持企業(yè)戰(zhàn)略
全面預算管理是集團型企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃落地的主要手段之一。全面預算管理的源頭是戰(zhàn)略規(guī)劃，以戰(zhàn)略目標為基礎，全面預算來自于企業(yè)的長期目標。如果預算沒有與公司的戰(zhàn)略結(jié)合，預算管理所體現(xiàn)的問題就只是短期的、暫時的，預算不能夠有效地執(zhí)行下去，往往只能針對當期的問題，出現(xiàn)“頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳”的情況。
(二)預算編制的過程過于耗時，成本太高
企業(yè)編制預算通常是在四季度啟動，到下一年的一季度或者1、2月份預算目標制定才會完成。同時每季或每月都有預算分析，半年可能還會出現(xiàn)預算調(diào)整。部分集團企業(yè)還采用滾動預算，整個預算編制時間非常漫長。如何判斷企業(yè)預算編制過程是否耗時過長?成本是否過高?根據(jù)筆者對幾十家大型集團企業(yè)進行的預算最佳實踐調(diào)研，發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀企業(yè)的預算目標制定是在9月份開始，12月初完成。評價預算管理成本是否有效時，可以從投入產(chǎn)出比的角度來分析，如果投入大量精力但在使用預算管理時沒有取得任何的效果，甚至影響企業(yè)的發(fā)展，那么預算管理的成本、時間應評價為過高。
(三)預算管理缺乏彈性，對市場的變化反應遲鈍
預算管理的主要目的之一就是對未來發(fā)生的情況進行一個預測，有些企業(yè)的預算管理已經(jīng)是形同虛設，不能夠很好的反應市場變化，主要由以下兩方面原因?qū)е拢阂皇穷A算剛剛編制的時候是能夠反應市場情況的，但當市場情況發(fā)生變化，企業(yè)的預算管理沒有做出相應的反映，即沒有一種有效的預算調(diào)整機制，使得企業(yè)的預算管理很剛性，靈活性相對較差。二是有些企業(yè)目前使用的預算方法以前是可行的，但是現(xiàn)在的市場環(huán)境發(fā)生變化了，現(xiàn)在不可行了，應及時調(diào)整預算假設及預算方法。因此預算管理缺乏彈性，不能夠很好的反映市場的變化。
企業(yè)預算管理需要有一個完善的調(diào)整機制。如果企業(yè)的預算目標不能夠隨著市場情況進行更新，預算也失去了對企業(yè)的經(jīng)營情況預計的作用，同時預算目標和實際完成結(jié)果相差比較大的話，對下級企業(yè)的積極性打擊是比較大的。
企業(yè)可以根據(jù)自己的管理顆粒度適度地進行預算調(diào)整，如果是進行精細化管理或管理基礎好的企業(yè)，進行預算管理可以相對剛性一些，但如果是粗放式管理的企業(yè)，進行預算管理時必須要有一套靈活的預算調(diào)整機制。
(四)預算管理更多注重的是成本的減少，而不注重價值的增加
目前大多數(shù)企業(yè)的預算管理基本上由財務部負責。從部門職能上講，財務部更關(guān)注成本的減少。成本的控制的確是很重要的預算內(nèi)容，但是成本有效利用才是最重要的。成本不能無限制的減少，企業(yè)既要關(guān)注節(jié)流更要關(guān)注開源。如果企業(yè)無限制的壓縮成本會影響到員工工作積極性，部分情況下一個部門的成本減少是以下一個部門的成本超支為代價的。
如何把錢用在刀刃上?這是預算管理部應該思考的問題，企業(yè)應更多的從業(yè)務流程上進行梳理，找出增值和非增值的環(huán)節(jié)，讓有限的資金用在最增值的環(huán)節(jié)。
(五)預算管理只是強調(diào)上級下級的命令與控制
有些集團型企業(yè)預算管理流程是自上而下的，這種自上而下的權(quán)威式預算管理模式是上級把預算目標直接下達給下級，這種方法適合于小企業(yè)管理。如果企業(yè)規(guī)模比較大，上級已經(jīng)不能及時準確地了解情況或者脫離了基層實際情況，這種自上而下的目標下達方式就可能會導致預算目標不切實際并且影響到下級企業(yè)的積極性。在預算管理中員工的參與度不夠，預算管理執(zhí)行不會到位。這種缺乏參與活動的預算管理不可能很好的反映企業(yè)實際情況。雖然管理層在把握企業(yè)宏觀發(fā)展和目標方面要比下級員工更精準，但是各層的員工對于具體工作事項方面的了解程度比管理層要更深入，有一些信息的優(yōu)勢是管理層所不能知道的。因此，應采用上下結(jié)合的預算管理方式。
二、構(gòu)建適合本企業(yè)預算管理體系的七步法
企業(yè)如何能通過一些自我診斷的方法確立自己的預算框架?下面筆者將介紹預算管理七步法。
(一)圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略確定企業(yè)全面預算管理目標
全面預算應從企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃開始，分解為支撐年度目標的戰(zhàn)略舉措，以企業(yè)全面預算模型為依托，用以實現(xiàn)預算編制、執(zhí)行、分析、考核評價并最終反饋到下一預算年度目標的閉環(huán)管理。將公司決策層的戰(zhàn)略規(guī)劃、公司經(jīng)營層的業(yè)務計劃、公司財務部門的財務預算和公司考核部門的業(yè)績評估融合一體。所以預算管理過程必須是圍繞企業(yè)戰(zhàn)略的制定、實施、控制而采取的一系列措施的全過程。企業(yè)的戰(zhàn)略導向、戰(zhàn)略目標將直接決定預算模式的選擇、預算重點和預算目標如何具體確定。
企業(yè)的戰(zhàn)略來自于平衡計分卡，平衡計分卡簡稱“BSC”(Balanced Score Card)于1992年由哈佛大學名師羅伯·卡普蘭及大衛(wèi)·諾頓(David Norton)首度提出。平衡計分卡是從財務、客戶、內(nèi)部運營、學習與成長四個維度，將組織的戰(zhàn)略落實為可操作的衡量指標。企業(yè)可以將平衡計分卡四個維度的戰(zhàn)略目標轉(zhuǎn)化為指標，再制定相關(guān)的行動計劃，最后行動計劃與具體預算項目相結(jié)合，形成企業(yè)具有戰(zhàn)略意義的預算目標。
(二)從企業(yè)的性質(zhì)和管理要求出發(fā)，確定預算的范圍
在企業(yè)實施預算管理時，可以根據(jù)企業(yè)具體的情況選擇不同的責任中心進行預算管理，實現(xiàn)分步實施并降低風險。哪些企業(yè)要納入預算管理范圍之內(nèi)?編制的內(nèi)容有哪些?哪些企業(yè)要編制所有的收入成本資本預算?哪些單位只編制收入預算?哪些單位只編制成本預算?這一系列問題需要企業(yè)有一個相對完整的預算編制模型(見圖1)。
圖1 企業(yè)預算編制模型圖
通常企業(yè)的預算管理路徑有兩條線：
1.從總預算出發(fā)的營運線路
(1)銷售預算：是企業(yè)預算管理的起點，企業(yè)要根據(jù)自己的戰(zhàn)略進行銷售價格和銷售量的預算。
(2)生產(chǎn)預算：根據(jù)銷售預算的數(shù)量，結(jié)合企業(yè)的安全庫存量進行生產(chǎn)量的預算。
(3)直接材料預算、直接人工預算、間接費用預算、銷貨成本預算：通過這四個預算來了解我們企業(yè)為了完成生產(chǎn)預算的生產(chǎn)量，而需要多少的生產(chǎn)成本以及銷售的成本。
(4)銷管費用預算：銷售費用以及管理費用預算是企業(yè)比較關(guān)鍵的預算，需要企業(yè)制定的越細越好，而且更需要將預算假設論證清楚。
(5)模擬損益表：編制模擬損益表的主要目的就是評估企業(yè)的銷售活動所引發(fā)的一系列成本活動，導致最終的業(yè)績情況如何?是否達到股東的滿意程度。
2.從總預算出發(fā)的財務線路
(1)資本預算：來自于企業(yè)的戰(zhàn)略，評估企業(yè)所需要進行的資本投資情況。
(2)現(xiàn)金預算：通過預測企業(yè)的現(xiàn)金流入、現(xiàn)金流出、投融資情況。現(xiàn)金預算格式并不復雜，這對于企業(yè)來說非常重要，很多企業(yè)有美好的規(guī)劃、利潤指標非常好，但沒有關(guān)注現(xiàn)金流而導致技術(shù)性破產(chǎn)。
(3)模擬資產(chǎn)負債表和現(xiàn)金流量表：與營運線路中的模擬損益表的作用類似，通過資產(chǎn)負債表、損益表和現(xiàn)金流量表三大報表來綜合評估企業(yè)預算行動是否達到績效要求。
(三)根據(jù)預算期的焦點矛盾，規(guī)劃預算編制的起點
企業(yè)進行全面預算管理之前，企業(yè)應先診斷自身所處的生命周期階段，再選擇不同的發(fā)展模式。通常企業(yè)生命周期分成四個階段：初創(chuàng)期、成長期、成熟期和轉(zhuǎn)型期。處于不同的生命周期階段，企業(yè)的發(fā)展目標、管理模式、風險都是不同的。針對這三個不同點，我們要制定不同的預算管理方法。
1.初創(chuàng)期
發(fā)展目標就是生存。這時候企業(yè)的規(guī)模比較小而且結(jié)構(gòu)簡單，管理的權(quán)利集中，人員也不是很完整。對應的風險是資本開支和新產(chǎn)品對企業(yè)現(xiàn)金流的影響。在初創(chuàng)期，企業(yè)的資本投入、新產(chǎn)品的市場接受程度都對企業(yè)未來的生存會產(chǎn)生重大影響，這時候企業(yè)的預算管理應以資本預算為起點，要把企業(yè)可供支配的長期性的資金做最優(yōu)規(guī)劃。
2.成長期
此時企業(yè)的發(fā)展目標就是擴大市場份額。因為企業(yè)研發(fā)的產(chǎn)品已經(jīng)被市場所接受，下一個目標就是如何迅速擴大收入。隨著企業(yè)規(guī)模越來越大，企業(yè)慢慢開始重視制度的建設，成長期預算管理模式主要以銷售收入為起點，由銷售收入決定生產(chǎn)規(guī)模，決定到底要不要擴大生產(chǎn)。如果銷售目標超過企業(yè)的生產(chǎn)能力，在做預算的時候要做相應的調(diào)整。通過以收入為起點的預算管理，企業(yè)同時也會發(fā)現(xiàn)在采購方面、資金方面有哪些不足，其他一切目標都是為了保證銷售收入，繼而達到企業(yè)的績效目標。成長期的預算管理模式是以銷售收入為起點。
3.成熟期
此時企業(yè)的目標就是追求利潤。進入成熟期的產(chǎn)品已經(jīng)在市場上飽和，企業(yè)的銷售收入增長非常有限。當沒有明顯的替代品出現(xiàn)時，銷售收入會處于一個相對穩(wěn)定時期，企業(yè)將更多精力投入到規(guī)范管理上，開始重視預算管理、成本管理和績效管理。成熟期還會面臨較大的風險就是價格的下降對成本的壓力。企業(yè)的規(guī)模越來越大，更多的機器設備造成固定成本比較多，一旦產(chǎn)品價格下降導致收入和利潤下降。企業(yè)固定成本高時對成本的可控性就差。成熟期的企業(yè)由于收入的增長相對穩(wěn)定，他的預算管理的目標就是以成本控制為中心，預算管理模式以成本控制為起點。
4.衰退期(轉(zhuǎn)型期)
本階段企業(yè)產(chǎn)品慢慢出現(xiàn)了替代品，銷量也開始逐漸的下滑，對于企業(yè)而言急需確定一個新的發(fā)展方向和新的商業(yè)模式，此時的企業(yè)處于轉(zhuǎn)型期比較動蕩，保持良好的現(xiàn)金流是最關(guān)鍵的，此時預算管理模式也是以現(xiàn)金流量為起點。
(四)根據(jù)企業(yè)的管理環(huán)境，設計預算編制的流程
企業(yè)的預算管理到底是自上而下，還是自下而上?還是上下結(jié)合(混合式)，企業(yè)應根據(jù)企業(yè)的管理環(huán)境和規(guī)模進行選擇。通常企業(yè)預算編制流程分為三種類型：權(quán)威式，參與式、混合式(見表1)。權(quán)威式即自上而下的方式，上級將預算目標或指標直接分配給下級執(zhí)行；參與式即自下而上的方式，上級更多的聽取下級的意見共同制定預算目標；混合式即前兩種方式的結(jié)合，上級自上而下的溝通戰(zhàn)略目標，下級自下而上的實施和執(zhí)行目標。
(五)按有效使用的原則建立預算管理體系，選擇不同的組織模式
預算組織是財務預算機制運行的基本保證。預算管理目標的實現(xiàn)必須建立在完善的預算管理組織機構(gòu)的基礎上。管理的層級有不同的要求，但都要遵循有效使用的原則。企業(yè)應根據(jù)本單位的實際情況，設立財務預算委員會或預算管理辦公室，在企業(yè)起到制定預算管理制度，幫助預算有效執(zhí)行的目的。
(六)根據(jù)不同的項目預算，選擇不同的預算編制方法
預算編制方法有很多，通常有增量預算、零基預算、彈性預算、滾動預算、項目預算等，企業(yè)不是只能用一種方法編制預算。企業(yè)應要根據(jù)不同的項目、不同的成本費用特點，選定不同的方法。有些企業(yè)成本項目比較簡單且數(shù)額較大，可以使用零基預算；有些企業(yè)經(jīng)營環(huán)境比較平穩(wěn)，歷史數(shù)據(jù)可借鑒，企業(yè)可以使用增量預算；有些企業(yè)可以彈性預算進行預算結(jié)果的差異分析，找到績效管理的真實動因。
(七)建立預算管理保障制度
建立本企業(yè)的預算制度要圍繞預算的控制力和約束力，建立完善預算的保障制度。要想預算在企業(yè)真正發(fā)揮作用，就依靠保障制度，企業(yè)應在設定預算目標的同時完善預算管理的制度保障。
作者介紹：李薇，用友軟件股份公司
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