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提高工作效率的方法)
提高工作效率的方法1.員工要有目標(biāo)意識(shí)一個(gè)有理想有抱負(fù)的員工，一定會(huì)為自己的人生設(shè)定出長(zhǎng)期、短期目標(biāo)。為了使這些目標(biāo)實(shí)現(xiàn)， 他就會(huì)充分做好生涯計(jì)劃。具體地說(shuō)，就是處理好自己衣、食、住、行等各方面的生活。一般說(shuō)來(lái)，員工需用確立的人生目標(biāo)可分為三種。其一是達(dá)成目標(biāo)。對(duì)公司來(lái)說(shuō)，是指營(yíng)業(yè)額 需過(guò)多少？或業(yè)績(jī)要達(dá)到多少？至于一般員工，則是指何時(shí)要結(jié)婚成家？何時(shí)要考取什么資格、執(zhí) 照之類(lèi)的東西。其二是向上成長(zhǎng)目標(biāo)，就是追求比現(xiàn)在還要好的目標(biāo)。譬如一個(gè)人的人格、性格、領(lǐng)導(dǎo)力、人 際關(guān)系等，并沒(méi)有所謂的終點(diǎn)站，而是要不斷精益求精，追求上進(jìn)即向上成長(zhǎng)目標(biāo)。其三是經(jīng)檢目標(biāo)，即將親身的歷練放在很重要的位置，再依此設(shè)定目標(biāo)。因?yàn)橐话闳耸强拷?jīng)驗(yàn) 來(lái)促進(jìn)自身和成長(zhǎng)，所以，想要有什么成長(zhǎng)，就需要先有什么經(jīng)驗(yàn)了。如果你以經(jīng)驗(yàn)為目標(biāo)，就要 爭(zhēng)取多崗位練習(xí)的機(jī)會(huì)，最后確定最適合自己的崗位。設(shè)定人生目標(biāo)的時(shí)候要盡可能明確，但同時(shí)也要高瞻遠(yuǎn)矚、高屋建瓴。2.制定你的工作目標(biāo)在工作時(shí),員工不可忽略的首要問(wèn)題是確立目標(biāo).工作上沒(méi)有目標(biāo),就等于馬拉松賽跑沒(méi)有終點(diǎn)線. 因?yàn)?工作目標(biāo)是一切工作之基石，所有工作之根本。無(wú)論工作的條件或內(nèi)容怎樣，但在制訂目標(biāo)時(shí)，都必須遵守一些原則。這些原則即具體性、計(jì) 量性、期限性。在確立目標(biāo)時(shí)，必須制訂具體計(jì)劃，也就是使用可以計(jì)量的數(shù)字予以表示，然后確 定完成的具體期限。在制訂長(zhǎng)期目標(biāo)時(shí)，事先應(yīng)該考慮最終目標(biāo)、階段性目標(biāo)和措施目標(biāo)三項(xiàng)要素。最終目標(biāo)，即 最終要達(dá)到的目的地；階段性目標(biāo)，即每一個(gè)階段要實(shí)現(xiàn)的短期計(jì)劃；措施目標(biāo)則是為完成階段性 規(guī)劃的具體措施方案。沒(méi)有目標(biāo)就不會(huì)有成功。員工應(yīng)該養(yǎng)成制訂切實(shí)可行的目標(biāo)，并力求速度快、 高效率的付諸行動(dòng)的良好習(xí)慣。因此，為了切實(shí)地完成工作，員工必須為確定目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而不 懈努力。如能像上述那樣，明確地將目標(biāo)分為長(zhǎng)、中、短三階段，那么實(shí)現(xiàn)目標(biāo)就更容易了。“在制訂計(jì)劃時(shí)，我追求的是什么呢？以什么目標(biāo)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)呢？．．．．．．”要認(rèn)真想想 這些問(wèn)題，然后條款清晰地記錄在卡片上，根據(jù)自己所處的立場(chǎng)，將你對(duì)所有的問(wèn)題的看法，真實(shí) 的記錄下來(lái)。在記錄中，對(duì)你認(rèn)為需要三年多方能完成的項(xiàng)目寫(xiě)上“長(zhǎng)”字，對(duì)三之內(nèi)即可完成的項(xiàng) 目標(biāo)上“中”字；一年之內(nèi)就能完成的項(xiàng)目標(biāo)上“短”字。因上述目標(biāo)不可能同時(shí)實(shí)現(xiàn)，故需要確定實(shí) 現(xiàn)目標(biāo)的先后順序。我們?cè)诰唧w實(shí)施時(shí)應(yīng)該這樣做：首先在標(biāo)有“短”字的項(xiàng)目中選擇三個(gè)最有價(jià)值的，然后以同樣 的方法，根據(jù)目標(biāo)內(nèi)容的重要程度，分別在中、長(zhǎng)期項(xiàng)目中各選出三項(xiàng)，計(jì)為九項(xiàng)。有趣的是這些 內(nèi)容之間大多具有相關(guān)性，只是表現(xiàn)方式不同罷了，有的具體，有的抽象。綜合上述內(nèi)容，并聯(lián)系 起來(lái)，最后選擇三個(gè)目標(biāo)。既已確定了目標(biāo)，今后努力的方向也就明確了，繼之便是堅(jiān)定不移地干 到底，最終一定能戰(zhàn)勝困難、挫折，勝利地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。３。制訂你的工作計(jì)劃在完成一項(xiàng)任務(wù)或目標(biāo)之前，員工必須先做好計(jì)劃，沒(méi)有計(jì)劃地進(jìn)行工作，只會(huì)產(chǎn)生“浪費(fèi)、 忽高忽低、不合理”的渙散局面。消極的態(tài)度必然會(huì)導(dǎo)致工作上的失誤。計(jì)劃是一門(mén)技術(shù)，如按照計(jì) 劃進(jìn)行訓(xùn)練，再艱巨的目標(biāo)也能完成。關(guān)鍵在于你是否堅(jiān)持。鑒于計(jì)劃的重要性，希望大家務(wù)必掌 握這門(mén)技術(shù)，并請(qǐng)牢記制訂計(jì)劃的五要素。（１）確立目標(biāo)：沒(méi)有目標(biāo)的計(jì)劃是毫無(wú)意義的，空乏無(wú)力的。為什么要確立目標(biāo)呢，最終要 達(dá)到什么樣目的呢？弄清上述問(wèn)題是制訂計(jì)劃應(yīng)具備的最起碼的先決條件。（２）掌握是否具備實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所必需的條件：人力、財(cái)力、物力、時(shí)間、信息等等。這些條件 自然要受實(shí)際情況的限制。所以必須事先搞清楚實(shí)際情況對(duì)上述條件限制到什么程度。（３）實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方針、政策：在制訂方針、政策時(shí)，一個(gè)有效的方法是廣泛征求上級(jí)、前輩 及下屬等人的意見(jiàn)、建議。（４）制訂方針政策的具體安排：方針和政
http://www.shangyepx.com 策一經(jīng)決定，應(yīng)馬上做出安排工作。盡量發(fā)揮主觀 能動(dòng)性、啟動(dòng)腦筋、考慮采用哪些方法才能使既定方針和政策變?yōu)閷?shí)際的行動(dòng)。（５）力求方針、政策的完善：方針和政策是行動(dòng)的指南，所以，要經(jīng)常修改。為了提高方針、 政策的質(zhì)量，應(yīng)時(shí)刻具備問(wèn)題意識(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并積極改進(jìn)。逐條對(duì)照五要素提出的要求，以期訂出一個(gè)細(xì)致、周密、完美無(wú)缺的計(jì)劃來(lái)。還有，因?yàn)槿藗?制訂的能力不一，與能力較高的員工共同磋商制訂的有關(guān)問(wèn)題，是制訂計(jì)劃時(shí)必須靈活掌握的原則。（１）事先認(rèn)真考慮：失敗并不都是成功之母，有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)連接失敗的情形。最明智的辦法 是，在開(kāi)始制訂計(jì)劃認(rèn)真考慮，這樣才可以防患于未然。（２）牢牢掌握目標(biāo)：考慮通向目的地的最佳途徑，否則會(huì)出現(xiàn)意想不到的糟糕結(jié)果。（３）盡量將計(jì)劃訂得大些：計(jì)劃也要強(qiáng)化自己的信念，并要比常識(shí)性目標(biāo)定得高。（４）動(dòng)用腦筋積極思考：“xx 能成功嗎？”“如何干才好呢？”以這種積極的觀念去思考。４．促進(jìn)任務(wù)完成的“５Ｗ－Ｈ法則”“５Ｗ－Ｈ法則”即“Ｗhy、Ｗhat、Ｗho、Ｗhen、Ｗhere、Ｈow。這些法則，我想在部分員工都 知道，但能熟練地支配并善用的人卻很少。員工如果有在完成任務(wù)的過(guò)程中，能積極并善用這些法 則，其作用是可觀的。下面敘述“５Ｗ－Ｈ”的詳細(xì)內(nèi)容：（１）Ｗhy（為什么——--理由、目的）（２）Ｗhat（什么------情況、材料、錢(qián)財(cái)、資訊）（３）Ｗho（誰(shuí)-----人）（４）Ｗhen（什么時(shí)間-----時(shí)間、時(shí)期、期間）（５）Ｗhere（什么地方-----場(chǎng)所）（６）How（怎么樣-----實(shí)行的方法）在實(shí)際工作中，要認(rèn)真思考并靈活運(yùn)用上述法則的各項(xiàng)內(nèi)容。除此之應(yīng)掌握以下幾個(gè)要領(lǐng)。（１）Ｗhy（為什么）．有必要嗎?．調(diào)查了嗎？（２）What（什么）．什么是必要的？．什么可以使用？（３）Who（何人）．誰(shuí)最適合呢？．應(yīng)答應(yīng)誰(shuí)呢？．請(qǐng)誰(shuí)合作好呢？（４）When（何時(shí)）．什么時(shí)候開(kāi)始好？．什么時(shí)候完成？．什么時(shí)候最合適？（５）Where（何地）．在什么地方最合適？．放在哪里好？.在哪里可把東西弄到手？ （６）How（怎么樣）．怎樣干好？．怎么決定呢？．怎么處理好呢？對(duì)上述疑問(wèn)，如能有令人滿(mǎn)意的回答，就標(biāo)上 OK（很好），如果得不到正確的答案或回答是 否定的，就需進(jìn)行處理。比如說(shuō)做為一個(gè)咨訊人員，有整理資訊時(shí)的基本態(tài)度必須以“這個(gè)咨訊是否 有用呢？”這一判斷為基礎(chǔ)。 在過(guò)去的三年里， 如這份資訊只用一次便不再使用， 就應(yīng)斷然地處理掉。 即使不是三年而是一年，如資訊使用情況與上述情況類(lèi)似，也同樣要處理掉，關(guān)鍵是必須根據(jù)“資訊 是否有用”這一觀點(diǎn)作正確的判斷。5.遵循工作流程每一位員工到公司上班,腦子里應(yīng)時(shí)時(shí)刻刻存在有工作要依循目標(biāo)—計(jì)劃—實(shí)行—評(píng)估的流程 來(lái)進(jìn)行。所謂目標(biāo),是指明確地了解工作的目的何在?到何時(shí)、做到何種程度將能達(dá)到所設(shè)定的目標(biāo)。計(jì)劃是指想些方法,以更有效的做法促使目標(biāo)如期達(dá)到。實(shí)行或稱(chēng)之為執(zhí)行，這方面應(yīng)該注意的有：（1）依據(jù)計(jì)劃來(lái)正確、迅速地去執(zhí)行。（2）嚴(yán)守完成日期。（3）不能照預(yù)定進(jìn)度而不得不變更計(jì)劃時(shí)，一定要向上司報(bào)告并接受其建議，千萬(wàn)不可獨(dú)斷 獨(dú)行。（4）做到一半發(fā)生疑問(wèn)時(shí)，一定要與上司商量。至于評(píng)估，則需考慮以下幾點(diǎn)：（1）如果進(jìn)行得不順利，其原因何在？（2）如果進(jìn)行得順利時(shí)，為何那么順利？以及再確認(rèn)一下其成功的原因。如果做事情都經(jīng)過(guò)上述流程的話，就能自由的掌握住工作的全盤(pán)性。尤其是組織的工作，必有 其縱向、橫向流程，每一位員工，腦子里必須時(shí)時(shí)存在著目的、背景與其他事情的關(guān)連性等觀念， 事情才能做到正確無(wú)誤。6.工作要分清輕重緩急一個(gè)具有判斷力的員工，做事時(shí)一定會(huì)考慮優(yōu)先順序，先做最重工業(yè)的事，然后才做比較次的 要的工作。萬(wàn)萬(wàn)不可先做自己認(rèn)為好做或自己喜愛(ài)的事，那樣，可能會(huì)將重要的事耽擱，造成公司 的損失。那么該如何決定工作的優(yōu)先順序呢？一般說(shuō)來(lái)，可以依據(jù)工作期限、重要程度，以及性質(zhì)來(lái)判斷。就公司而言，一般都要求員工在 交貨期之前必須完成工作，所以，在做事之前，應(yīng)該制定一個(gè)緊密且可行的流程才是。身為員工，做事一定要堅(jiān)持一大原則，就是“今日事，今日畢”，絕不可拖至明天，因?yàn)槊魈爝� 有明天要做的事。如果每天都無(wú)法將今日的事做完，就會(huì)累積一大堆工作，造成趕不上交貨期。假 使突然接到臨時(shí)插進(jìn)來(lái)的工作，最好跟上司或資深人員商量，請(qǐng)教他們?cè)撊绾翁幚�。避免擅自作主出差錯(cuò)。 不過(guò)， 也不可什么事都去麻煩他們， 最好是自己先衡量后再去請(qǐng)求人家。7 .按照正確的步驟做事一名員工被指示做某一工作時(shí)，最好依以下步驟來(lái)進(jìn)行，可以收到事半功倍之效。（1）接受工作指令或命令。一般員工在做某一工作時(shí)，會(huì)接獲上司的工作指令。這時(shí)候，不 能只聽(tīng)上司所交代的，還要明確地掌握工作目的，所以，員工要深思的事情有：a.目標(biāo)是什么？b.為什么必須達(dá)到那個(gè)目標(biāo)？c.何時(shí)達(dá)到呢？d.如何會(huì)做得更好？ （2）搜集有關(guān)的資料、情報(bào)。即搜集與工作的計(jì)劃、執(zhí)行等相關(guān)的文件、資料、情報(bào)，而且 對(duì)于情報(bào)的選擇，要有獨(dú)到的眼光。（3）考慮工作的步驟與方法。愈是需要花長(zhǎng)時(shí)間工作的事情，愈需要依照工作的步驟與方法 來(lái)做，才比較有效率，此是宜好好活用“5W2H”（4） 決定工作的步驟與方法。 不妨從所擬定的幾個(gè)方案中挑選較合理的， 決定時(shí)應(yīng)該考慮到“更 早、更好、更輕松、更便宜”這幾項(xiàng)因素，來(lái)做篩選。（5）制定實(shí)施表。（6）實(shí)施時(shí)須留意：a.確實(shí)依照所計(jì)劃的步驟和方法去做。b.很有自信地去執(zhí)行。c.時(shí)時(shí)審核實(shí)際進(jìn)度和預(yù)定計(jì)劃的差距，必要時(shí)修改所定計(jì)劃。 （7）檢討與評(píng)估。從品質(zhì)、期限、成本等層面，將工作結(jié)果和當(dāng)初的計(jì)劃做一比較，如果不 能達(dá)到預(yù)期效果，就應(yīng)該找出其原因。（8）做完后，向上司報(bào)告。8.學(xué)會(huì)消除工作倦怠癥 一般員工在進(jìn)入公司兩三年后，大致上已摸熟了每天要做的例行工作，空虛感就會(huì)趁機(jī)而入， 整天提不起勁，對(duì)工作產(chǎn)生倦怠感，嚴(yán)重的甚至?xí)兊蒙窠?jīng)質(zhì)、懶散、精神萎靡不振。空虛感因人而有不同的感覺(jué)和表現(xiàn)方式，但大致有如下癥狀：（1）每天多多少少流露出憂郁的神情。（2）每天覺(jué)得無(wú)聊、發(fā)悶。（3）對(duì)工作場(chǎng)所覺(jué)得索然無(wú)味。（4）覺(jué)得工作很不順手。其發(fā)生空虛感的原因，與工作的重復(fù)呆板有很大的關(guān)系。員工情緒處于低潮時(shí)，切不可借酒消愁，那無(wú)濟(jì)于事。最好是向公司請(qǐng)幾天假，參加旅游等休 閑活動(dòng)，換個(gè)環(huán)境來(lái)調(diào)劑身心，或者調(diào)換工作、調(diào)單位，來(lái)消除工作的倦怠感。但不管采取什么方法， 以后仍難免再發(fā)生對(duì)工作的倦怠感。 所以， 員工應(yīng)從根本上有面對(duì)工作、 沖破障礙的意念。有句名言：“生活中并不缺少美，而是缺少發(fā)現(xiàn)美�！蓖瑯�，工作中也有許多新鮮刺激的樂(lè)趣， 而是缺少發(fā)現(xiàn)。而且，我們還可以創(chuàng)造娛樂(lè)化的工作。9.養(yǎng)成使用“日常備忘錄”的習(xí)慣 “日常備忘錄”,是一種把簡(jiǎn)單且精確的訊息、文件和資料存儲(chǔ)的工作，需要時(shí)可以立即找出來(lái)。 為了讓“日常備忘錄”更有用，要養(yǎng)成一種習(xí)慣，把你現(xiàn)在想的或做的，以及以后你想要提示的 事都記在上面。一些成功的職場(chǎng)人士，會(huì)把老板談到的工作或一些指示也記下來(lái)，每天早上查看， 并督促自己去做。有些人在和上司談工作或閑聊時(shí)，一聽(tīng)到重要消息，就會(huì)馬上從口袋里拿出備忘錄，把重點(diǎn)記 下來(lái)。在每一個(gè)公司，老板都會(huì)喜歡工作用心而無(wú)遺漏的員工，因?yàn)樵诶习蹇磥?lái)，這樣的員工工作態(tài) 度好，所以對(duì)他們做事比較放心。而那些聽(tīng)過(guò)就忘的員工則不知道下一步將怎樣開(kāi)展工作，即使他 們記住了開(kāi)會(huì)時(shí)上司安排的工作內(nèi)容，也容易給上司留下應(yīng)付公事的壞印象。如果平時(shí)不記“備忘錄”，只用腦子去記，突然要用的時(shí)候卻要花很長(zhǎng)時(shí)間才能想起來(lái)，或者根 本就想不起來(lái)了。有時(shí)候，不做“備忘錄”，你會(huì)忘記上司安排你做的工作，當(dāng)上司問(wèn)你做的如何時(shí)， 你才猛然想起來(lái)，可這時(shí)已經(jīng)晚了。類(lèi)似的事情你一定經(jīng)歷過(guò)。很多事記不下來(lái)，就必須在腦子里 想著不能忘！不能忘！這樣一來(lái)，你累都累壞了，還能干好什么工作！養(yǎng)成做“備忘錄”的習(xí)慣，會(huì)給你帶來(lái)不少好處。當(dāng)你每天早上打開(kāi)當(dāng)天的“備忘錄”，就可以找到你想要的東西。你會(huì)因?yàn)闆](méi)有把事情或工作忘 了而心安；你可以把苦思冥想的時(shí)間省下來(lái)，用在其他的工作上；你總能知道你的約會(huì)、計(jì)劃和文 書(shū)工作，你因用不著分心于其他的事而變得工作起來(lái)相當(dāng)有效率。同時(shí)，它還能記錄你的工作狀況， 讓你能看清楚自己在某段時(shí)間里的變化，從而引導(dǎo)你采取正確的工作方法與技巧走向新的目標(biāo)；它 還能提醒你在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候發(fā)個(gè)郵件、打個(gè)電話，與同事、朋友保持聯(lián)系……使用“日常備忘錄”，能讓你用最少的時(shí)間，以充沛的精力去提高工作效率。當(dāng)你使用“日常備忘 錄”時(shí)，你就能親身體驗(yàn)到它帶來(lái)的積極變化，為你的成功提供有力的保證。一人優(yōu)秀的員工在進(jìn)公司上班后，應(yīng)該養(yǎng)成記備忘錄的習(xí)慣，特別是新進(jìn)人員。帶了筆記本之后，應(yīng)該記些什么事呢？（1）如果出席會(huì)議的話，應(yīng)該記下會(huì)議上交談之事、所決定的事情，以及被指示的事項(xiàng)等。（2）在一個(gè)小單位里，若有商談、小型會(huì)議的話，也要將所談的內(nèi)容記錄下來(lái)。（3）被上司呼叫的時(shí)候，要帶著筆記本去，把批示、聯(lián)絡(luò)的內(nèi)容寫(xiě)下來(lái)。（4）為了工作而外出�；蛟L問(wèn)老顧客之際，應(yīng)將客戶(hù)交待之事記下。（5）有其他公司的人到公司拜訪時(shí)，把與該人談話的內(nèi)容簡(jiǎn)單地寫(xiě)下。（6）看報(bào)紙時(shí)，將記事本放在旁邊，隨時(shí)記下與工作有關(guān)之事。隨時(shí)記下備忘，除日后用得著外，對(duì)以后寫(xiě)營(yíng)業(yè)日記、業(yè)務(wù)日記也有很大的便利。至于寫(xiě)備忘 錄時(shí)， 不可忘記“5W2H”， 是指 When、 Where、 Who、 Why、 What； 而“2H”， 則是指 How、 How much。10.為第二天的工作做好準(zhǔn)備做任何事情，只有先做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作，到時(shí)才不至于手忙腳亂，才能事情圓滿(mǎn)地做好做完 善。做任何事情，都要提前做好充分的準(zhǔn)備。作為一個(gè)上班族，要想把第二天的工作做好，你最好 在每天下班前的幾分鐘制定出第二天的工作計(jì)劃，如果拖到第二天上午上班的時(shí)候才制定工作計(jì)劃 表，那就會(huì)做得比較費(fèi)勁，因?yàn)槟菚r(shí)又面臨新一天的工作壓力。而前一天晚上就把第二天的要做的 事準(zhǔn)備好，第二天工作起來(lái)就輕松的多了。頭一天做好準(zhǔn)備工作，可以了解第二天第項(xiàng)工作可能會(huì)發(fā)生的問(wèn)題，并能采取預(yù)防措施，防微 杜漸。第一天要準(zhǔn)備第二天的事，每一天做的事都是在為將來(lái)做準(zhǔn)備，當(dāng)你做好了充分的準(zhǔn)備，機(jī)會(huì) 來(lái)臨時(shí)你就會(huì)抓住，如果你沒(méi)有做好準(zhǔn)備，不管任何機(jī)會(huì)都不會(huì)是你的。凡事做好準(zhǔn)備，每一天都可以很輕松地達(dá)成你的目標(biāo)。所有成功的人，都是凡事有準(zhǔn)備的人。【提高工作效率的方法)】相關(guān)文章：
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