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2歸檔文件整理細(xì)則
歸檔文件整理細(xì)則
一、整理原則
（一）原則。遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分
不同價(jià)值，便于保管和利用。
（二）歸檔文件整理。將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、
排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。
（三）“件”。歸檔文件的整理單位。
二、整理方法
歸檔文件以"件"為單位進(jìn)行整理。一般以每份文件為一件，文件正本
與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)
發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文為一件。
三、文件歸檔時(shí)間
（一）公司所有員工經(jīng)辦事項(xiàng)所形成、取得的部門級(jí)檔案，要在取得
后當(dāng)日向部門檔案管理人員移交存檔；公司級(jí)檔案，要在取得后二日內(nèi)向
公司辦公室檔案管理員移交存檔；
（二）各類合同、協(xié)議等文件加蓋印章后，應(yīng)留存一份原件交辦公室
存檔；如遇特殊情況（合同對(duì)方要求我方首先加蓋印章、加蓋印章后還須
粘貼印花稅發(fā)票等），不能立即交辦公室存檔的，辦公室檔案管理員需預(yù)留
復(fù)印件，經(jīng)辦人三日內(nèi)將該文件原件移交辦公室歸檔；
（三）檔案交接必須履行交接手續(xù)。交接雙方在各自的《檔案交接表》
同時(shí)簽字，分別保存。《檔案交接表》寫明移交日期、文件標(biāo)題、內(nèi)容、原
/復(fù)印件/份數(shù)/每份頁數(shù)、移交時(shí)間、交接雙方簽字；
（四）部門與辦公室進(jìn)行檔案移交時(shí)，如有電子文檔，應(yīng)同時(shí)移交。
辦公室對(duì)電子文檔進(jìn)行整理保存；
（五）各部門檔案管理人員發(fā)生變更時(shí)，要將檔案進(jìn)行完整的交接，
檔案交接清單交公司辦公室存檔一份，以備查閱。
四、文件修整
為保證檔案能夠長期保存和有效地提供利用，裝訂前必須對(duì)不符合要
求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整。文件修整一般包括對(duì)破損文件進(jìn)行修
裱，對(duì)字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制，去除文件上易銹蝕的金屬物，
對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊等。
（一）修裱破損文件。歸檔文件材料由于使用不當(dāng)，可能產(chǎn)生文件材
料破損、局部殘缺等現(xiàn)象。這類文件在裝訂前需要進(jìn)行修裱。
（二）復(fù)制字跡模糊或易退變的文件。對(duì)字跡模糊或易退變的文件，
采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制。比如傳真件字跡耐久性差，須復(fù)制后才能歸檔。
（三）超大紙張折疊。折疊的操作要求：注意盡量減少折疊次數(shù)，同
時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外。此外文件頁數(shù)較多時(shí)，宜單張
折疊、以方便歸檔后的查閱利用。
（四）文件整理歸檔時(shí)需去除易銹蝕的金屬物（如訂書釘、曲別針、
大頭針等），以避免對(duì)檔案潛在的危害。
五、文件裝訂
歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新
加以大學(xué)網(wǎng)裝訂，可以起到固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管
和利用的作用。
六、文件的文類
根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國家檔案局1991年7月4日印
發(fā)）及公司實(shí)際情況，把歸檔文件劃為8個(gè)一級(jí)類目，具體分類見附1
七、文件排序
公司歸檔文件采用“年度——問題——件號(hào)”的方法進(jìn)行綜合分類管
理。
（一）一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（落款日期）判定文件所屬年度。
（二）跨年度形成的文件，歸入辦結(jié)年度。
（三）幾份文件作為一“件”時(shí)，件的日期應(yīng)以排在最后面的文件的
日期為準(zhǔn)。
（四）文件沒有標(biāo)注日期時(shí)，需要分析文件內(nèi)容等手段確定歸檔日期。
歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按其形成時(shí)間排列。會(huì)議文
件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。歸檔文件應(yīng)在確定分類方案之后
安排列順序逐件編號(hào)（編號(hào)示例見附1）。
歸檔文件應(yīng)按年度順序編制歸檔文件目錄。（附2）歸檔文件應(yīng)逐件編
目。來文與復(fù)文為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、
責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。當(dāng)文件本身標(biāo)注保密等
級(jí)為“機(jī)密”以上時(shí)，可將密級(jí)填入備注項(xiàng)。幾份文件作為一“件”時(shí)，
以密級(jí)最高的文件密級(jí)為準(zhǔn)。
（一）件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。
（二）責(zé)任者：制作或承辦文件的部門或個(gè)人。填寫責(zé)任者項(xiàng)時(shí)一般
應(yīng)使用全稱或通用簡稱，勿使用"本處"等含義不明、難以判斷的簡稱；未
署責(zé)任者的歸檔文件，編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填
寫。
（三）文號(hào)。文件的發(fā)文字號(hào)。
（四）題名。文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。有副題名或并列題名的歸
檔文件在正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般無須抄錄。并列題名，
即以其它語言文字書寫的題名，需要時(shí)可與正題名一并抄錄；題名中反映
發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的，抄錄題名時(shí)，可省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱；沒有題名，或題名
含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的歸檔文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)
容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，外加"[ ]"號(hào)；有些歸檔文件獨(dú)立性強(qiáng)，如正文僅
有實(shí)施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或者附件是正文的重要補(bǔ)充和說
明，可在正件題名后抄錄附件題名，外加"（）"號(hào)。
（五）日期。文件的形成時(shí)間，即文件的簽發(fā)時(shí)間（落款時(shí)間），以8
位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，月、日不足兩位時(shí)前面加"0"，如20100608。
（六）頁數(shù)。每一“件”歸檔文件的實(shí)際頁數(shù)，并填寫原件、復(fù)印件
及份數(shù)。
（七）備注。用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況。包括密級(jí)、
缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。其中文件中的漏頁、跳頁和作廢頁次，
需在備注中注明；有重復(fù)的文件需在備注中說明；傳真件需在備注中注明；
文件有破損，影響了文件內(nèi)容的需在備注中注明；文件密級(jí)應(yīng)在備注中注
明；只有請(qǐng)示沒有批復(fù)的，注明缺批復(fù)；只有復(fù)印件缺原件的，注明缺原
件。需要說明的內(nèi)容較多，在備注欄加注“*”，具體內(nèi)容填在盒內(nèi)備考表
中。
（八）歸檔文件目錄及封面用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長、寬分別為
297mm、210mm）。
（九）歸檔文件目錄（加封面）的裝訂，應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的目錄夾。
歸檔文件應(yīng)按件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫備考表（附3）、檔案盒封
面及盒脊項(xiàng)目（附4）。
（一）不同形成年度的“件”不應(yīng)放入同一檔案盒。
（二）檔案盒封面標(biāo)明“東北亞物流”。
（三）檔案盒盒脊設(shè)置機(jī)構(gòu)、年度、起止件號(hào)和類目號(hào)。
1、年度。盒內(nèi)文件的形成年度，如2010。
2、起止件號(hào)。盒內(nèi)排列最前和最后的歸檔文件的件號(hào)，其間用"－"號(hào)
連接，如"12－89"。
3、類目號(hào)。分類后類目編號(hào)。
4、備考表。置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必
要的注釋說明。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
部門級(jí)檔案分類、編號(hào)
（一）部門級(jí)檔案編號(hào)規(guī)則
1、一級(jí)類目標(biāo)識(shí)采用部門名稱漢語拼音的首字母，如“GL”即“Guan
Li”（管理部）的簡稱。
2、二級(jí)類目標(biāo)識(shí)采用“雙位制”，由英文字母組成，英文字母為二級(jí)
類目名稱主詞的漢語拼音首字母，如“JL”即“Ji Lu”（記錄、報(bào)表類）
的簡稱；
3、二級(jí)類目標(biāo)識(shí)后的檔案序號(hào)按存檔順序編制，首位數(shù)字不能為“0”，
如1號(hào)文件不能為“01”。
4、公司暫不設(shè)三級(jí)類目。
5、編號(hào)示例：
二級(jí)類目編號(hào)
一級(jí)類目編號(hào)
年份后二位縮寫
（二）部門級(jí)檔案分類、編號(hào)明細(xì)表（附5）
附1 檔案分類方案及編號(hào)樣本
6
7
8
附2 歸檔文件目錄樣式
9
附3 備考表樣式
附4檔案盒脊樣式
2011
類別編號(hào)，如NW，指內(nèi)部發(fā)文
附5 部門級(jí)檔案分類、編號(hào)明細(xì)表
一級(jí)類目劃分
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