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海南省檔案信息化建設(shè)構(gòu)想
海南省檔案信息化建設(shè)構(gòu)想
（2005-2010）
一、序言
隨著信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展以及計算機(jī)應(yīng)用的日益普及和深入，政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位信息化進(jìn)程也不斷加快。作為信息化前沿的檔案部門，已經(jīng)面臨著信息爆炸和技術(shù)變革帶來的強(qiáng)大壓力，如何變被動為主動，適應(yīng)社會發(fā)展的潮流已經(jīng)成為檔案部門不得不考慮的問題。隨著時間的推移，檔案工作者已經(jīng)越來越深刻地認(rèn)識到，利用新的理念、新的技術(shù)、新的方法來管理檔案的重要性，正在探索一條檔案管理現(xiàn)代化的道路，而最大限度地開發(fā)與運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的最重要的內(nèi)容。
在新的形勢下，國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，這是“十五”計劃期間全國檔案事業(yè)發(fā)展的唯一一個專項(xiàng)規(guī)劃。在“十五”期間，全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)是：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊伍建設(shè)。在《實(shí)施綱要》中提到：“十五”末，各省、自治區(qū)、直轄市檔案部門要努力建設(shè)并投入使用一批內(nèi)部局域網(wǎng)，基本實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化；依托當(dāng)?shù)貞?yīng)用系統(tǒng)建設(shè)工程，建立為各級黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的檔案目錄信息中心，為逐步構(gòu)建中國檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫創(chuàng)造條件；依托公眾信息網(wǎng)，建立面向社會、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建全國檔案工作信息網(wǎng)。
根據(jù)國家檔案局“十五”規(guī)劃的要求，各省、直轄市都將檔案信息化建設(shè)納入了政府電子政務(wù)建設(shè)的總體規(guī)劃，同時陸續(xù)啟動了大規(guī)模的檔案信息化建設(shè)，例如上海、廣東、山東、北京、福建等省市在目錄中心建設(shè)、電子文件中心建設(shè)、“數(shù)字檔案館”建設(shè)、管理自動化等方面都做出了突出成績，取得了良好的效果，樹立了政府形象。
海南省的檔案信息化建設(shè)起步并不算晚，但由于缺乏總體規(guī)劃、政策支持、建設(shè)資金等各種原因，以至于現(xiàn)在已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落在了其它兄弟省市的后面。為此需要將檔案信息化建設(shè)盡快納入全省信息化工作的總體規(guī)劃，與各級政府機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)、硬件、應(yīng)用系統(tǒng)等方面的建設(shè)同步、協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案部門也在海南“信息智能島”的戰(zhàn)略目標(biāo)中占有一席之地，作出自己的貢獻(xiàn)，發(fā)揮檔案作為社會生活中的核心信息的獨(dú)特意義、作用和價值。
為落實(shí)省委、省政府關(guān)于建設(shè)“信息智能島”的重大決策，積極配合電子政務(wù)建設(shè)，實(shí)施信息化帶動策略，推動全省檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)《海南省信息化“十一五”規(guī)劃》和《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，結(jié)合我省檔案工作的實(shí)際，制定本建設(shè)規(guī)劃。
二、全省檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀
“九五”以來，海南省檔案局（館）就開始了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的探索與開拓，尤其是近幾年來，我們以檔案信息化帶動檔案管理現(xiàn)代化，著眼檔案信息化建設(shè)全局，突出重點(diǎn)，加強(qiáng)引導(dǎo)，積極推進(jìn)全省檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，努力使檔案信息化與全省信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，取得了一定成就。目前，省檔案局(館)初步建成了“三網(wǎng)一庫一站”，“三網(wǎng)”即建成了90個信息點(diǎn)的局域網(wǎng)，按照物理隔離的要求，分別聯(lián)通了黨政專網(wǎng)、公眾信息網(wǎng)；“一庫”即建立了檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)有檔案目錄數(shù)據(jù)80多萬條；“一站”即開通了海南省檔案信息網(wǎng)站——“瓊蘭閣”，為檔案政務(wù)處理、檔案宣傳和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會共享提供了新的陣地。各市縣檔案局(館)結(jié)合實(shí)際，加強(qiáng)了對信息化工作的規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)和投入，市、縣檔案局(館)都開通了檔案網(wǎng)站�？h級以上機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)計算機(jī)擁有率、檔案管理軟件普及率有了明顯提高。
㈠檔案信息資源情況。
全省現(xiàn)有各級各類檔案館29個（其中：國家綜合檔案館19個，專門檔案館1個，部門檔案館4個，企業(yè)檔案館2個，科技事業(yè)單位檔案館3個），館藏1733個全宗，36.08萬卷檔案，音像檔案974盤，照片檔案5.27萬張,電子檔案264(盒、張）。通過開展檔案館達(dá)標(biāo)升級活動，各檔案館館藏的檔案、資料基本上都經(jīng)過規(guī)范化整理，編制了案卷目錄、卷內(nèi)目錄、專題索引、專題卡片等各種檢索工具。已錄入計算機(jī)的檔案案卷目錄有12萬多條，文件級目錄近150萬條，約占館藏檔案著錄任務(wù)總量的15%。
省屬機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位檔案室156個，室藏31.11萬卷檔案，音像檔案31626盤，照片檔案2.95萬張,電子檔案1318(盒、張）。各單位已普遍使用計算機(jī)編輯、打印文件，每年有大量的電子文件在計算機(jī)中產(chǎn)生，而這些已經(jīng)存儲在磁盤上的電子文件，經(jīng)簽發(fā)打印成正式的紙質(zhì)文件后，多數(shù)未能妥善保存，有的雖有保存，但缺乏統(tǒng)一管理，造成人力、財力和信息資源的浪費(fèi)。據(jù)調(diào)查，在省直單位中，有近10%的單位實(shí)現(xiàn)了辦公自動化，文件歸檔采取電子文件與紙質(zhì)文件并存的方式；有少量單位在紙質(zhì)文件歸檔的同時開始收集電子文件，大多數(shù)單位尚未開始這項(xiàng)工作。
市縣屬機(jī)關(guān)、企事業(yè)檔案室2300多個，室藏檔案約60萬卷。除極少數(shù)單位外，絕大多數(shù)單位尚未開展計算機(jī)管理檔案。
㈡基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況。
目前，全省各級綜合檔案館擁有計算機(jī)145臺，服務(wù)器7臺，復(fù)印機(jī)29臺,中央空調(diào)3套、分體空調(diào)機(jī)109臺，去濕機(jī)42臺，消毒設(shè)備9臺。海南省檔案館九十年代中期建設(shè)了一個完整的局域網(wǎng)，全局接入點(diǎn)90個。由于服務(wù)器購買較早（1996年），配置低、性能差，根本無法滿足今天大型應(yīng)用的需要，不能承載大型數(shù)據(jù)庫和海量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，更不能運(yùn)行依賴于高性能服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。安全防護(hù)設(shè)施幾乎沒有，檔案數(shù)據(jù)保密方面的問題非常突出。
市縣級檔案館硬件建設(shè)較差，各級政府對檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，對檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入過少，檔案信息化建設(shè)沒有納入本地、本部門信息化發(fā)展規(guī)劃和檔案事業(yè)發(fā)展計劃，政府信息化建設(shè)規(guī)劃未有檔案信息化建設(shè)成分。除海口、儋州、澄邁等少數(shù)幾個市縣外，大多數(shù)市縣都僅配置一臺計算機(jī)，而且檔次很低。有5個市縣檔案館沒有復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)等設(shè)備。18個市縣檔案館中，僅有3臺消毒設(shè)備。
省屬廳局單位檔案室設(shè)備配置情況相對較好，省屬機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)檔案室擁有電子計算機(jī)167臺，服務(wù)器17臺，復(fù)印機(jī)60臺，分體空調(diào)機(jī)171臺，去濕機(jī)95臺，消毒設(shè)備為零。檔案管理被評為省一級的單位全部實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理檔案目錄。部分單位檔案部門的計算機(jī)與單位的辦公或業(yè)務(wù)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接，個別單位檔案部門已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了文件、檔案管理自動化，做到了電子文件的實(shí)時歸檔，即時提供利用。
㈢人才隊伍情況。
從1998年開始，省檔案局開展計算機(jī)管理檔案操作技術(shù)知識培訓(xùn)工作，全省大多數(shù)檔案局（館）的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)骨干受過培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，各級檔案干部對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識不斷提高，計算機(jī)知識不斷豐富。
據(jù)統(tǒng)計，目前全省各級各類檔案館中，專職人員257人，具有大學(xué)本科以上學(xué)歷的有79人，占31.73%，中專以下人員67人，占26.07%。省屬機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位檔案室中，專職人員115人，大學(xué)本科以上30人，占26.08%；中專以下人員22人，占19.13%。
全省共有研究館員1人、副研究館員7人，僅占全省各級各類檔案館中專職人員的3.11%；館員26人，占10.12%；助理館員以下初級職務(wù)73人，占28.40%。中級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)人員大部集中在檔案局(館)，省屬機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位檔案室不足20人。計算機(jī)專業(yè)本科以上畢業(yè)的專業(yè)人才廖若晨星，現(xiàn)職檔案人員中熟悉計算機(jī)操作的仍不多，尤其是既懂檔案業(yè)務(wù)、又懂計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才更少。部分市縣檔案部門由于沒有人才，現(xiàn)有設(shè)備的潛能沒有得到充分發(fā)揮。
㈣標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范建設(shè)情況。
海南省檔案局在長期的檔案工作中，按國家檔案局統(tǒng)一的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求開展檔案工作，在嚴(yán)格執(zhí)行的基礎(chǔ)上，還根據(jù)自身需要，制定、完善和形成了一整套地方檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，很好地規(guī)范和保證了全省檔案工作的開展。特別是近兩年來，根據(jù)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的形勢需要，省檔案局先后制訂了《海南省檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見》，并與省信息產(chǎn)業(yè)局聯(lián)合轉(zhuǎn)發(fā)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（gb/t18894—2002），對全省電子文件歸檔管理提出了具體標(biāo)準(zhǔn)和要求。現(xiàn)在又在抓緊制定《海南省電子公文歸檔管理暫行辦法》、《海南省機(jī)關(guān)數(shù)字化檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《海南省機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化規(guī)程》等規(guī)范性文件。但從總體上看，這些規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)仍偏重于檔案業(yè)務(wù)本身，在檔案信息化方面的標(biāo)準(zhǔn)制定上則存在很大不足，使檔案業(yè)務(wù)和信息化之間產(chǎn)生脫節(jié)，影響了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
三、全省檔案信息化建設(shè)目標(biāo)
堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級建設(shè)、安全保密的原則，加快我省檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建設(shè)數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊伍建設(shè)。以政務(wù)外網(wǎng)建設(shè)為基礎(chǔ)，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化，檔案信息利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，信息管理法制化。2010年以前要達(dá)到以下目標(biāo)：
㈠各級國家綜合檔案館和專業(yè)（部門）檔案館，全面完成檔案基礎(chǔ)目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建全省檔案目錄中心；
㈡依托海南省黨政綜合信息網(wǎng)絡(luò)平臺，建立電子文件歸檔和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，設(shè)立為各級黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的文檔數(shù)據(jù)中心，使文檔數(shù)據(jù)中心成為本級黨委、政府信息資源庫的重要組成部分。近期內(nèi)首先在海南黨政內(nèi)網(wǎng)上構(gòu)建海南省電子公文歸檔管理系統(tǒng)，為省直機(jī)關(guān)各用戶提供電子文件的歸檔、查詢、利用等服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息的資源共享。�？谑袡n案局也應(yīng)在近兩年內(nèi)在市黨政網(wǎng)上建立“�？谑须娮庸臍w檔管理系統(tǒng)”；
㈢對現(xiàn)有各級檔案網(wǎng)站進(jìn)行改造升級，市縣檔案館主頁全部實(shí)行獨(dú)立域名管理,并上載開放檔案目錄及現(xiàn)行公開文件,全面提升全省檔案工作信息網(wǎng)絡(luò)的質(zhì)量和水平；
㈣在我省電子政務(wù)平臺上構(gòu)建文檔一體化管理系統(tǒng)，建立各種載體檔案和相關(guān)電子檔案同步的接收平臺；
㈤在海南省黨政綜合信息網(wǎng)絡(luò)及海南省政府門戶網(wǎng)站的統(tǒng)一平臺下進(jìn)行“三網(wǎng)一庫”（內(nèi)部局域網(wǎng)、行業(yè)廣域網(wǎng)、社會公眾網(wǎng)、檔案數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，基本建成海南省數(shù)字檔案館和�？谑袛�(shù)字檔案館，使社會公眾獲得“一站式”的已公開的現(xiàn)行文件和開放檔案查詢、利用服務(wù)。
內(nèi)部局域網(wǎng)，主要是局（館）機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)和館藏檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部公文、信息、會務(wù)、督查及檔案采集、整理、管理、鑒定、檢索、編研、利用、數(shù)字化等主要業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦理，為最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字檔案館”鋪設(shè)道路。
行業(yè)廣域網(wǎng)，就是依托省政府電子政務(wù)網(wǎng)建設(shè)工程，建立為全省各級黨政機(jī)關(guān)服務(wù)及與全省各市縣檔案局（館）聯(lián)網(wǎng)的全省檔案信息資源專網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)省直機(jī)關(guān)內(nèi)部網(wǎng)間網(wǎng)的橫向互聯(lián)和信息共享，同時與各市縣檔案館、檔案室之間縱向的政務(wù)信息傳遞、數(shù)據(jù)傳輸和資源共享等。
社會公眾網(wǎng)，就是依托各級公眾信息網(wǎng)，建立面向社會、服務(wù)公眾的局（館）省級檔案門戶網(wǎng)站，在網(wǎng)上發(fā)布公共信息和檔案信息，力求在解決網(wǎng)絡(luò)安全和保密問題的基礎(chǔ)上，在互聯(lián)網(wǎng)和系統(tǒng)專業(yè)網(wǎng)上進(jìn)行館藏開放檔案目錄和現(xiàn)行公開文件的網(wǎng)上查詢和瀏覽服務(wù)，逐步提高檔案信息化程度，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為各級政府和社會公眾提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)及對全省檔案信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)行統(tǒng)一管理。
檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，就是嚴(yán)格按照國家制定的最新標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和數(shù)據(jù)格式，建設(shè)一批檔案信息資源數(shù)據(jù)庫群，如檔案目錄數(shù)據(jù)庫、原文信息數(shù)據(jù)庫、典藉史料數(shù)據(jù)庫、各種多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等，為各級領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)、為滿足人民群眾日益增長的物質(zhì)文化需要提供全面、及時、有效的服務(wù)。
四、全省檔案信息化建設(shè)任務(wù)
㈠進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
⒈提高應(yīng)用計算機(jī)管理檔案的普及率。到2006年底，海南省各級各類檔案館都要普遍運(yùn)用計算機(jī)管理檔案。到2010年底，省級機(jī)關(guān)檔案部門的計算機(jī)普及率要達(dá)到100%，市級機(jī)關(guān)要達(dá)到80%，縣級機(jī)關(guān)要達(dá)到60%。
⒉建設(shè)和完善計算機(jī)局域網(wǎng)。目前，海南省檔案館和�？谑袡n案館已建成局域網(wǎng)。到2005年底，三亞、儋州兩市檔案局(館)建成內(nèi)部局域網(wǎng)，其他市縣檔案局(館)爭取在2007年底以前建成內(nèi)部局域網(wǎng)。有條件的專門檔案館、部門檔案館、企業(yè)事業(yè)單位檔案館也應(yīng)積極建設(shè)內(nèi)部局域網(wǎng)。
⒊接入黨政網(wǎng)平臺。各級檔案部門要積極參與當(dāng)?shù)仉娮诱⻊?wù)建設(shè)，檔案部門的局域網(wǎng)要按規(guī)定要求接入市、縣黨政專網(wǎng)，并通過海南省黨政綜合信息網(wǎng)絡(luò)平臺和省檔案館互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
⒋逐步添置檔案數(shù)字化設(shè)備和軟件。各級檔案館和單位檔案部門應(yīng)當(dāng)購置掃描儀、音視頻數(shù)字轉(zhuǎn)換設(shè)備、檔案管理軟件等，適應(yīng)檔案數(shù)字化實(shí)際需要。
⒌提高檔案工作的智能化管理水平。各級檔案局(館)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對庫房溫濕度監(jiān)測與控制系統(tǒng)，防火、防盜報警系統(tǒng)等信息化改造，提高檔案保護(hù)、技術(shù)裝備的自動化程度。
㈡全力開展檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
⒈加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量。到2007年底，全省各級各類檔案館都要建立館藏全部檔案的案卷級機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫和文件級機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫,在此基礎(chǔ)上構(gòu)建全省檔案目錄中心。市檔案館每年錄入條目不少于10萬條，縣檔案館每年錄入條目不少于5萬條。從2005年起，各級國家綜合檔案館在接收檔案進(jìn)館時，應(yīng)同時接收符合要求的機(jī)讀目錄，沒有機(jī)讀目錄的檔案應(yīng)補(bǔ)齊著錄條目，否則不予接收進(jìn)館。
⒉開展檔案全文數(shù)字化工作，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫。在條件允許的情況下，各級檔案館和機(jī)關(guān)單位檔案室要有步驟地開展紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化工作，制定館(室)藏檔案數(shù)字化計劃，安排適當(dāng)投入，逐步開展重要檔案的數(shù)字化工作，建立符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案全文數(shù)據(jù)庫。
⒊穩(wěn)步推進(jìn)檔案多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對錄音、錄像、照片檔案進(jìn)行數(shù)字化，建立一定規(guī)模的多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。至2005年底，省檔案館完成館藏全部照片、錄音、錄像檔案數(shù)字化，分別建立語音、視頻和靜態(tài)圖像數(shù)據(jù)庫，并開展多媒體檔案數(shù)字化相關(guān)技術(shù)研究，爭取成為全省多媒體檔案數(shù)字化示范基地。有條件的市縣檔案館、專門檔案館、部門檔案館以及機(jī)關(guān)單位檔案室也應(yīng)當(dāng)盡快開展多媒體檔案數(shù)字化工作，積極建設(shè)多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。至2007年底，各市縣檔案館都必須完成館藏全部照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化任務(wù)。
㈢籌劃建設(shè)省、市數(shù)字檔案館。海南省檔案局要根據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的安排，在2005年內(nèi)提出《海南省數(shù)字檔案館建設(shè)技術(shù)方案》，爭取納入次年的省級信息化建設(shè)計劃項(xiàng)目予以實(shí)施，逐年完成。�？谑袛�(shù)字檔案館的建設(shè)工程也要同時啟動，力爭早日完成。主要工作任務(wù)有：
⒈基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，抓四個平臺建設(shè)：
⑴數(shù)字檔案信息傳輸平臺建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)傳輸平臺主要由局域網(wǎng)絡(luò)、黨政內(nèi)網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)三個平臺組成。局域網(wǎng)絡(luò)平臺，承擔(dān)數(shù)字檔案館內(nèi)部數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)利用等主要業(yè)務(wù)工作。黨政網(wǎng)絡(luò)平臺，連接各市縣委、政府計算機(jī)中心，實(shí)現(xiàn)市縣檔案館與進(jìn)館單位檔案室網(wǎng)絡(luò)連接，通過省黨政內(nèi)網(wǎng)的光纖主干線路將全省檔案網(wǎng)絡(luò)連成一個整體。市、縣檔案館必須與本地信息部門配合，使檔案館的布點(diǎn)工作順利完成。國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)平臺，是數(shù)字檔案館連接國際互聯(lián)網(wǎng)的外部網(wǎng)絡(luò)平臺，承擔(dān)檔案信息發(fā)布、檔案信息在線利用等工作。
⑵數(shù)字檔案信息采集平臺建設(shè)。主要建設(shè)電子目錄采集平臺，全文數(shù)據(jù)采集平臺等，承擔(dān)數(shù)字檔案信息的日常采集工作。目錄采集平臺主要承擔(dān)館藏各種檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集，進(jìn)館單位數(shù)據(jù)采集等工作。全文數(shù)據(jù)采集平臺主要包括館藏紙質(zhì)檔案采集、電子檔案數(shù)據(jù)采集、照片檔案采集、多媒體檔案采集、資料信息采集等平臺。
⑶數(shù)字檔案信息存儲管理平臺建設(shè)。存儲管理平臺主要包括館內(nèi)數(shù)據(jù)存儲管理服務(wù)器、全文存儲管理服務(wù)器、磁帶備份系統(tǒng)等設(shè)備，承擔(dān)數(shù)字檔案信息的存儲管理和信息發(fā)布工作。
⑷數(shù)字檔案信息應(yīng)用平臺建設(shè)。一是館內(nèi)應(yīng)用平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的查閱利用、編輯研究等功能。二是國際互聯(lián)網(wǎng)檔案信息發(fā)布和在線利用平臺建設(shè)，即檔案網(wǎng)站建設(shè)，提升現(xiàn)有檔案網(wǎng)站的功能和質(zhì)量。三是政府網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺建設(shè)，主要用于接收電子政務(wù)產(chǎn)生的電子公文數(shù)據(jù)，接收通過機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)整理完畢的電子檔案數(shù)據(jù)，開展檔案信息發(fā)布，檔案信息在線利用工作。
⒉檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面，抓三個類型的數(shù)據(jù)庫建設(shè)：
⑴檔案目錄數(shù)據(jù)庫：該數(shù)據(jù)庫主要存儲著錄標(biāo)引產(chǎn)生的以二維數(shù)據(jù)表方式存放的檔案二次文獻(xiàn)，主要包括檔案資料案卷級、文件級目錄。數(shù)字檔案館目錄數(shù)據(jù)庫主要數(shù)據(jù)來源包括館藏檔案資料目錄數(shù)據(jù)，各進(jìn)館單位檔案目錄數(shù)據(jù)。
⑵全文數(shù)據(jù)庫：主要包括紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化形成的圖像、文本數(shù)據(jù)，移交進(jìn)館的電子檔案數(shù)據(jù)，重要資料信息數(shù)據(jù)。
⑶多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫：主要包括照片檔案數(shù)字化形成的圖像數(shù)據(jù)，館藏錄音帶、錄像帶數(shù)字化后形成的多媒體信息。
㈣加強(qiáng)電子文件歸檔與管理
⒈加強(qiáng)電子文件歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的貫徹實(shí)施工作。各級檔案部門要組織宣傳、貫徹國標(biāo)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（gb/t18894—2002）和國家檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》。各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位檔案部門要按照規(guī)范化要求，開展電子文件收集、歸檔工作，加強(qiáng)分類指導(dǎo)，使電子文件和紙質(zhì)文件一樣得到科學(xué)保管和有效利用。
⒉開展黨政機(jī)關(guān)電子文件歸檔管理的試點(diǎn)。按照文檔一體化原則、紙質(zhì)文件與電子文件并存的原則、確保網(wǎng)絡(luò)安全的原則，以及機(jī)關(guān)檔案信息化與電子政務(wù)和辦公自動化同步發(fā)展的要求，2005—2006年，在三個以上省直機(jī)關(guān)、五個以上市直機(jī)關(guān)進(jìn)行電子文件歸檔及管理試點(diǎn)。至2010年底止，有20%的省直機(jī)關(guān)建成數(shù)字化檔案室。
⒊繼續(xù)進(jìn)行《瓊蘭電子文件歸檔與管理系統(tǒng)》研發(fā)，爭取在2005年底前完成軟件定型并予以推廣，以滿足機(jī)關(guān)辦公自動化對文檔一體化管理的需求。
⒋抓緊構(gòu)建省級電子公文歸檔管理系統(tǒng)。省檔案局(館)利用省黨政綜合信息網(wǎng)絡(luò)平臺開展電子公文歸檔管理系統(tǒng)的建設(shè)，在2005年初，進(jìn)行有關(guān)調(diào)研、設(shè)計概念模型、制訂政策框架、設(shè)置與發(fā)布電子文件標(biāo)準(zhǔn)，建立保證電子文件真實(shí)性，可靠性，準(zhǔn)確性的有效工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息共享，為黨委、政府和社會各界利用電子文件提供有效服務(wù)。對電子文件海量存貯與安全保管技術(shù)進(jìn)行研究，使得在電子政務(wù)和辦公自動化環(huán)境中產(chǎn)生的大量電子文件像紙質(zhì)文件一樣得到永久保存。至2005年底，初步建成省電子公文歸檔管理系統(tǒng)。
㈤加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
⒈繼續(xù)推廣先進(jìn)、實(shí)用的檔案管理軟件。按照“相對統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)通用”的原則要求，在全省推廣應(yīng)用《瓊蘭檔案管理系統(tǒng)》、《瓊蘭電子文件歸檔與管理系統(tǒng)》等檔案管理軟件。
⒉建立文檔一體化的信息管理體系。各級檔案局(館)、機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)要積極參與本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，對文檔一體化應(yīng)用項(xiàng)目提出需求分析和設(shè)計要求，做好文檔管理系統(tǒng)與辦公自動化管理系統(tǒng)的銜接。實(shí)現(xiàn)檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)與辦公自動化管理系統(tǒng)的融合。
⒊加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)。各級檔案局(館)要積極參與當(dāng)?shù)仉娮诱⻊?wù)和政府上網(wǎng)工程。各市縣檔案局(館)均應(yīng)對現(xiàn)有檔案公眾網(wǎng)站（主頁）不斷地加以完善和更新，尚未獲得獨(dú)立域名的市縣應(yīng)在2006年底以前辦理獨(dú)立域名，自主進(jìn)行管理，并且要有計劃地上載開放檔案目錄以及已公開的文件、檔案全文信息，為社會公眾提供更多的文檔信息服務(wù)。
省檔案局(館)于1999年開通公眾網(wǎng)站——“瓊蘭閣”后，在2004年又開通了黨政網(wǎng)站，并將館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫上載。有條件的市、縣也應(yīng)積極開通黨政網(wǎng)站，為機(jī)關(guān)工作提供更多更好的服務(wù)。各專業(yè)、部門、企事業(yè)檔案館和專業(yè)主管部門建立的檔案網(wǎng)站，要與海南省檔案館網(wǎng)站相鏈接。
充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、公開政務(wù)信息、開展檔案信息服務(wù)的窗口。要將海南省檔案網(wǎng)站——“瓊蘭閣”建設(shè)成具有海南特點(diǎn)，檔案特色，較高水平的門戶網(wǎng)站，為社會提供全方位，多層次，高效率的檔案信息服務(wù)。
㈥抓緊檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)
⒈加快推進(jìn)檔案信息化法制建設(shè)。按照《中華人民共和國檔案法》及《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第6號令），加快研究和制訂我省電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設(shè)與管理等方面的行政規(guī)章，形成有效的激勵約束機(jī)制，推動檔案信息化建設(shè)有序開展。
⒉完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。各級檔案部門都要學(xué)習(xí)、宣傳與貫徹國家檔案局制定的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；省檔案局結(jié)合全省的檔案信息化建設(shè)，制定和完善海南省地方性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和實(shí)施辦法。在今后幾年，要根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，優(yōu)先制訂本地區(qū)電子文件歸檔及檔案信息采集、交換、整合和安全管理等方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。
“十一五”期間，急需制定的海南省檔案信息化建設(shè)的地方標(biāo)準(zhǔn)有：
⑴《電子文件歸檔與管理細(xì)則》（地方標(biāo)準(zhǔn)）
⑵《各類檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)》（地方標(biāo)準(zhǔn)）
⑶《檔案數(shù)據(jù)交換格式》（地方標(biāo)準(zhǔn)）
⑷《網(wǎng)站資源歸檔與管理規(guī)范》（地方標(biāo)準(zhǔn)）
⑸《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（地方標(biāo)準(zhǔn)）
⑹《照片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（地方標(biāo)準(zhǔn)）
⑺《錄音檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（地方標(biāo)準(zhǔn)）
⑻《錄像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（地方標(biāo)準(zhǔn)）
⑼《數(shù)字檔案館設(shè)計與建設(shè)規(guī)范》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）
⑽《檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全標(biāo)準(zhǔn)》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）
⑾《檔案文件開放控制辦法》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）
⑿《數(shù)字化聲像檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）
⒀《多媒體信息采集操作規(guī)程》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）
五、全省檔案信息化建設(shè)的保障措施
在信息化時代，檔案信息將日益成為經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展不可缺少的重要組成部分，盡管擁有越來越現(xiàn)代化的手段，所處的技術(shù)環(huán)境也發(fā)生了巨大的變化，但面臨的仍將是艱苦的工作，如檔案信息資源的組織、整理、加工與建庫等，在網(wǎng)絡(luò)化、一體化過程中，還將會涉及資金、保密和知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)安全等問題。因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息化需要強(qiáng)有力的保障措施。
㈠加大檔案信息化建設(shè)的宣傳力度。通過多種渠道，提高社會檔案意識和檔案工作者的信息化意識，正視信息化給檔案工作帶來的挑戰(zhàn)和壓力，加深對“實(shí)施信息化帶動策略”的理解。各級檔案局（館）要把檔案信息化建設(shè)作為檔案業(yè)務(wù)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓，融于業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、目標(biāo)管理、執(zhí)法檢查等活動之中。
㈡納入發(fā)展規(guī)劃，提供經(jīng)費(fèi)保障。各級檔案部門應(yīng)圍繞“三網(wǎng)一庫一站”和電子文件管理申報項(xiàng)目，積極爭取將檔案信息化納入本地區(qū)、本部門、本單位信息化建設(shè)總格局。檔案信息化要納入檔案事業(yè)發(fā)展總體規(guī)劃，爭取財政投入并保持適當(dāng)增長比例。
1．要根據(jù)國民經(jīng)濟(jì)增長幅度，加大對檔案信息化建設(shè)資金的投入力度，以緩解檔案信息化建設(shè)資金不足、供需矛盾突出的問題。
2．認(rèn)真做好檔案信息化建設(shè)的立項(xiàng)工作，財政部門要給予必要的支持，將檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入本級財政經(jīng)費(fèi)預(yù)算。
3．加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)資金的統(tǒng)籌合理使用，引入信息化工程監(jiān)理機(jī)制，加強(qiáng)相關(guān)項(xiàng)目的前期研究和可行性論證。
㈢加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)。
各級檔案部門在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的同時，應(yīng)把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。
⒈全省各級檔案部門要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》、《計算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)，逐步完善檔案信息安全管理體制，落實(shí)信息安全責(zé)任制度，制訂完善的信息安全應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)對系統(tǒng)管理員、信息安全員的培養(yǎng)、使用和考核，確保檔案信息系統(tǒng)安全。
⒉分類采取必要的安全防范措施，加強(qiáng)對計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的管理。抓緊構(gòu)建省館局域網(wǎng)絡(luò)安全保障系統(tǒng)，在2005年內(nèi)要確保完成省館局域網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，使之成為全省檔案部門信息安全保障體系建設(shè)的示范工程。
⒊加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理，采取脫機(jī)備份等有效措施，確保數(shù)據(jù)安全。
⒋加強(qiáng)檔案網(wǎng)上利用的身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用的安全。所有上網(wǎng)信息的發(fā)布都必須按規(guī)定程序和要求進(jìn)行審查。
⒌開展信息安全和信息法制教育，提高全員的信息安全意識，防范、打擊計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)犯罪。
㈣優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，抓好隊伍建設(shè)。
檔案工作向前發(fā)展的趨勢，對檔案工作人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)提出了新要求，即一方面需要大量的信息處理人員，信息分析與研究人員，數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)與維護(hù)人員，計算機(jī)軟件、硬件人才，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建與運(yùn)行維護(hù)人員，信息服務(wù)人員等；另一方面，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)帶動了整個社會和技術(shù)的進(jìn)步，使檔案工作中的新問題、新技術(shù)層出不窮，因而對檔案工作人員自身知識的補(bǔ)充與更新的提出了更高的要求。檔案工作現(xiàn)代化不僅取決于工作人員原有的知識與水平，更大程度上取決于他們的知識的補(bǔ)充和更新的速度。面對人員需求上的這一變化：一是檔案人員必須不斷更新知識結(jié)構(gòu)才能適應(yīng)形勢的發(fā)展，對在職人員可進(jìn)行在職培訓(xùn)或出去深造等各種形式的再教育，特別是各級檔案局（館）的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)骨干必須接受有關(guān)計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理、現(xiàn)代管理技術(shù)等知識的培訓(xùn)，以適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展的需要。其次，單一的人員結(jié)構(gòu)已不能滿足檔案工作現(xiàn)代化的需要，檔案管理不僅需要檔案專業(yè)人員，同時還需要信息技術(shù)、計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的專業(yè)人員。因此，應(yīng)注意引進(jìn)這些方面的人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)隊伍，以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。各市、縣檔案局（館）在近年內(nèi)，要至少配備一名具有�？埔陨蠈W(xué)歷的計算機(jī)專業(yè)人才，并對他們進(jìn)行檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，使之成為檔案、計算機(jī)復(fù)合型人才。
㈤加強(qiáng)與檔案信息化相關(guān)的政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)。
檔案信息化的應(yīng)用和發(fā)展離不開政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的支持，要逐步研究和完善發(fā)展相關(guān)政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，如信息技術(shù)人才政策、行業(yè)信息應(yīng)用軟件開發(fā)和技術(shù)服務(wù)等方面的政策標(biāo)準(zhǔn)。
隨著我國社會主義法制逐步健全，信息化建設(shè)必將在政策法規(guī)的框架下進(jìn)行，因此要深入學(xué)習(xí)研究電子政務(wù)、電子商務(wù)、信息交換、政務(wù)公開、信息資源保護(hù)、企業(yè)信息化、信息產(chǎn)業(yè)、信息安全保密、知識信息產(chǎn)權(quán)、信息市場管理、信息產(chǎn)品價格政策等方面的法律、法規(guī)。在學(xué)習(xí)研究國家有關(guān)政策法律、法規(guī)的基礎(chǔ)上，研究建立我省檔案信息化發(fā)展的政策法律、法規(guī)體系，形成推動我省檔案信息化工作的法制環(huán)境的保障體系。
加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展軟科學(xué)課題研究，提高信息化建設(shè)決策水平。發(fā)揮有關(guān)學(xué)會、協(xié)會、機(jī)關(guān)、團(tuán)體的作用，請一批專家、顧問和有專長、有經(jīng)驗(yàn)的科技人員深入研究檔案信息化發(fā)展的思路、模式、體制、機(jī)制和法制，以及系統(tǒng)安全等方面的問題。
㈥加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、檢查與督促。
加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前和今后一個時期檔案部門的重點(diǎn)工作，各級檔案部門要充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)在電子政務(wù)建設(shè)中的地位和作用，自覺把檔案部門的信息化工作與黨委、政府的辦公自動化結(jié)合起來。積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和信息部門的支持。各地領(lǐng)導(dǎo)和信息部門要把檔案的信息化工作作為政務(wù)信息化建設(shè)的重要組成部分，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃，穩(wěn)步推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。
各級檔案局(館)要建立信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或明確分管領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作。加強(qiáng)與各單位的信息交流與溝通，及時了解各單位檔案數(shù)字化和電子文件歸檔情況，做到心中有數(shù)，做好分類指導(dǎo)。同時，要將檔案信息化建設(shè)納入到檔案執(zhí)法檢查、檔案年檢、檔案工作評估、檔案目標(biāo)管理的考核內(nèi)容中去，經(jīng)常進(jìn)行評估與檢查。
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